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REGIÃO ADMINISTRATIVA ESPECIAL DE MACAU

GABINETE DO CHEFE DO EXECUTIVO

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Ordem Executiva n.º 111/2019

Nota: Antes da entrada em vigor das tabelas dos prazos de conservação dos arquivos referidas no n.º 1 do artigo 35.º da Lei n.º 3/2023, mantém-se em vigor a presente ordem executiva.

Usando da faculdade conferida pela alínea 4) do artigo 50.º da Lei Básica da Região Administrativa Especial de Macau e nos termos da alínea a) do n.º 1 do artigo 12.º do Decreto-Lei n.º 73/89/M, de 31 de Outubro, o Chefe do Executivo manda publicar a presente ordem executiva:

Artigo 1.º

Objecto

A presente ordem executiva fixa os prazos de conservação e o destino final dos arquivos administrativos de natureza comum dos órgãos e serviços da Administração Pública da Região Administrativa Especial de Macau, doravante designada por RAEM, constantes da tabela anexa à presente ordem executiva e da qual faz parte integrante.

Artigo 2.º

Âmbito de aplicação

1. A presente ordem executiva é aplicável aos órgãos e serviços da Administração Pública, incluindo o Gabinete do Chefe do Executivo, os Gabinetes e serviços administrativos de apoio aos titulares dos principais cargos, os fundos autónomos e os institutos públicos.

2. A presente ordem executiva é ainda aplicável às delegações da RAEM sediadas no exterior, salvo disposição da legislação local em contrário.

Artigo 3.º

Procedimentos e formalidades

1. Os procedimentos e formalidades necessários ao cumprimento da presente ordem executiva são definidos por despacho do Secretário para os Assuntos Sociais e Cultura, a publicar no Boletim Oficial da Região Administrativa Especial de Macau, precedendo parecer do Arquivo de Macau.

2. Os órgãos e serviços referidos no artigo anterior devem adoptar as medidas necessárias à execução do despacho referido no número anterior, sem prejuízo do disposto nos respectivos diplomas orgânicos ou estatutos.

Artigo 4.º

Revogação

1. São revogadas, no que respeita aos prazos de conservação e destino final dos arquivos administrativos de natureza comum, as disposições das Portaria n.º 139/84/M, Portaria n.º 136/85/M, Portaria n.º 9/88/M, Portaria n.º 94/88/M, Portaria n.º 73/89/M, Portaria n.º 178/90/M, Portaria n.º 124/91/M e Portaria n.º 84/92/M.

2. Sem prejuízo do disposto no número anterior, mantêm-se em vigor as disposições das Portarias acima referidas, relativamente aos prazos de conservação e destino final dos arquivos produzidos no âmbito das atribuições e actividades específicas das várias instituições ou serviços a que se referem.

Artigo 5.º

Entrada em vigor

A presente ordem executiva entra em vigor um ano após a data da sua publicação.

14 de Agosto de 2019.

Publique-se.

O Chefe do Executivo, Chui Sai On.

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TABELA ANEXA

Prazos de conservação e destino final dos arquivos administrativos de natureza comum

(a que se refere o artigo 1.º)

Classificação					Prazo de conservação	Destino final	Conteúdo	Observação
00-100 Organização e funcionamento
00-101 Organização e estrutura funcional
00-101.1 Projectos legislativos					Permanente	Transferência para o Arquivo de Macau	Documentos relativos à elaboração e alteração de leis, regulamentos, ordens executivas, despachos do Chefe do Executivo e dos Secretários, incluindo consultas internas e externas
00-101.2 Estrutura orgânica					Permanente	Transferência para o Arquivo de Macau	Documentos relativos à criação e alteração das estruturas orgânicas
00-102 Planeamento
00-102.1 Linhas de Acção Governativa					15 anos	Eliminação	Revisões e propostas	As Linhas de Acção Governativa arquivadas no Gabinete do Chefe do Executivo são de conservação permanente.
00-102.2 Planos anuais de trabalho					15 anos	Eliminação	Propostas e planos
00-102.3 Relatórios anuais de trabalho					Permanente	Transferência para o Arquivo de Macau	Relatórios anuais sobre o trabalho efectuado	Os dados recolhidos para a elaboração dos relatórios, os relatórios semestrais, trimestrais e mensais devem ser eliminados após 3 anos de conservação.
00-103 Instruções de funcionamento/Instruções administrativas
00-103.1 Pareceres jurídicos					3 anos após revogação da legislação fundamentadora	Eliminação	Pareceres de entidades externas e pareceres internos, relativos ao funcionamento administrativo
00-103.2 Despachos de superiores					3 anos depois de serem substituídos ou revogados	Eliminação	Despachos do Chefe do Executivo e do Secretário que tutela a área respectiva, relativos ao funcionamento geral	No caso de envolverem funções principais dos respectivos serviços, os despachos devem ser arquivados nos processos a que respeitem.
00-103.3 Despachos					5 anos depois de serem substituídos ou revogados	Eliminação	Despachos da direcção
00-103.4 Ordens de serviço					5 anos depois de serem substituídas ou revogadas	Eliminação	Ordens de serviço da direcção
00-103.5 Normas					5 anos depois de serem substituídas ou revogadas	Eliminação	Normas internas e normas emitidas por outros serviços, nomeadamente pela Direcção dos Serviços de Administração e Função Pública, pela Direcção dos Serviços de Finanças e pelo Gabinete para a Protecção de Dados Pessoais
00-104 Reuniões dos Conselhos de organismos autónomos					Permanente	Transferência para o Arquivo de Macau	Convocatórias e actas de reuniões dos Conselhos administrativo, fiscal e consultivo de organismos autónomos
00-105 Reuniões de direcção e chefia					Permanente	Transferência para o Arquivo de Macau	Convocatórias e actas de reuniões ordinárias ou extraordinárias
00-106 Conselhos, conselhos consultivos, grupos de trabalho							Reuniões com participação de representantes de diversos serviços governamentais e participantes externos, cuja documentação deve ser gerida pela presidência ou pelo secretariado. Caso se tratem de reuniões de grupos de trabalho internos, a documentação deve ser arquivada nos processos a que respeitem.	Os serviços coordenadores devem conservar permanentemente a documentação e os restantes membros devem conservá-la no prazo por si fixado.
00-106.1 Convocatórias e actas					Permanente	Transferência para o Arquivo de Macau	Nomeações, convocatórias e actas de reuniões
00-106.2 Documentos preparatórios das reuniões					3 anos	Eliminação	Documentos relativos ao apoio logístico, a contactos e administrativos
00-107 Modernização e reforma administrativa
00-107.1 Optimização dos procedimentos administrativos					10 anos	Eliminação	Planos, directivas, documentos de execução e relatórios, incluindo os critérios de certificação, designadamente as normas ISO
00-107.2 Avaliação do grau de satisfação do utente
00-107.2.1 Questionários					5 anos	Eliminação	Questionários preenchidos pelos cidadãos
00-107.2.2 Qutros documentos					10 anos	Eliminação	Planos, documentos de execução e relatórios
00-107.3 Cartas de Qualidade					10 anos	Eliminação	Planos, documentos de execução e relatórios
00-107.4 Reclamações e sugestões					10 anos	Eliminação	Reclamações e sugestões dos cidadãos relativamente aos serviços públicos
00-108 Controlos e auditorias
00-108.1 Controlo orçamental
00-108.1.1 Controlo interno					5 anos	Eliminação	Execução de mecanismos de controlo interno dos serviços nos termos do disposto nos artigos 80.º do Regulamento Administrativo n.º 6/2006 (Regime de administração financeira pública) e 48.º do Regulamento Administrativo n.º 2/2018 (Regulamentação da Lei de enquadramento orçamental), incluindo nomeações, planos, actas de reuniões, relatórios de avaliação e medidas de aperfeiçoamento
00-108.1.2 Direcção dos Serviços de Finanças					5 anos	Eliminação	Execução de auditorias internas nos termos do disposto nos artigos 81.º do Regulamento Administrativo n.º 6/2006 (Regime de administração financeira pública) e 91.º do Regulamento Administrativo n.º 2/2018 (Regulamentação da Lei de enquadramento orçamental), incluindo os relatórios de auditorias recebidas da Direcção dos Serviços de Finanças e as posteriores medidas de aperfeiçoamento
00-108.2 Auditorias do Comissariado da Auditoria					10 anos	Eliminação	Correspondência e documentação trocada, relatórios de auditoria, respostas e medidas de aperfeiçoamento
00-109 Gestão íntegra
00-109.1 Registo de recepção de lembranças e presentes					10 anos após despacho superior	Eliminação	Informações e relatórios sobre aceitação de lembranças e presentes
00-109.2 Declaração de bens patrimoniais e interesses					1 ano	Eliminação	Troca de correspondência e cópias de avisos	Não se arquivam nos processos individuais.
00-110 Interpelações de deputados					10 anos	Eliminação	Respostas a interpelações escritas de deputados da Assembleia Legislativa
00-200 Gestão de Recursos Humanos
00-201 Recrutamento
00-201.1 Planeamento					10 anos	Eliminação	Planos e relatórios de gestão de recursos humanos
00-201.2 Concursos e outros processos de recrutamento					5 anos após o termo dos processos	Eliminação	Despachos de autorização de realização de concursos, avisos de abertura, listas provisórias, definitivas e classificativas, enunciados de testes, actas de reuniões, recursos, notificações de nomeação e de provimento por contrato, declarações de aceitação/não aceitação, desistências de ingresso por parte do interessado após o despacho de nomeação ou de autorização de provimento por contrato, etc
00-201.2.1 Processos de admissão a concurso dos candidatos					2 anos após o termo dos processos	Eliminação	Processos de admissão a concurso dos candidatos	Conforme o disposto no n.º 2 do artigo 53.º do Regulamento Administrativo n.º 14/2016 (Recrutamento, selecção e formação para efeitos de acesso dos trabalhadores dos serviços públicos).
00-201.3 Candidaturas a emprego					1 ano	Eliminação	Candidaturas por iniciativa do candidato, curriculum vitae e formulários de inscrição
00-202 Gestão de dados dos trabalhadores
00-202.1 Processos individuais dos trabalhadores					50 anos após a cessação de funções	A decidir pelo Arquivo de Macau após o prazo de conservação	Processos instruídos para pessoal dos quadros, em comissão de serviço, em regime de contrato administrativo de provimento e em regime de contrato individual de trabalho
00-202.2 Processos individuais de trabalhadores com contrato de curta duração					5 anos após a cessação de funções	Eliminação	Processos instruídos para estagiários e trabalhadores em regime de tempo parcial
00-202.3 Dados sobre os recursos humanos da administração pública					3 anos	Eliminação	Os dados que devem ser comunicados à Direcção dos Serviços de Administração e Função Pública, nos termos do artigo 39.º do Estatuto dos Trabalhadores da Administração Pública de Macau e do artigo 3.º do Regulamento Administrativo n.º 14/2016 (Recrutamento, selecção e formação para efeitos de acesso dos trabalhadores dos serviços públicos)
00-202.4 Listas de trabalhadores					10 anos	Eliminação	Boletins internos relativos à gestão de recursos humanos
00-202.5 Termos de posse					50 anos	Eliminação	Nos termos do artigo 35.º do Estatuto dos Trabalhadores da Administração Pública de Macau, os originais dos termos de posse destinam-se ao arquivo do serviço e uma cópia aos processos individuais e outra cópia aos trabalhadores
00-203 Formação
00-203.1 Planeamento e revisão					10 anos	Eliminação	Planos, relatórios e sumários dos cursos
00-203.2 Acções de formação							Inclui documentos relativos a seminários, palestras, cursos e workshops, os quais podem ser arquivados conforme as entidades organizadoras ou os assuntos. Fixam-se dois prazos de conservação, consoante a natureza dos cursos de formação. Após o termo dos cursos, os certificados obtidos devem ser arquivados nos processos individuais
00-203.2.1 Acções de formação (I)					5 anos	Eliminação	Acções de formação sem relação com as funções
00-203.2.2 Acções de formação (II)					10 anos	Eliminação	Acções de formação de acesso com relação directa ou indirecta com as funções
00-204 Direitos, deveres e regalias
00-204.1 Tabelas remuneratórias					50 anos	Eliminação	Tabelas remuneratórias dos trabalhadores, criadas a partir do cálculo da remuneração
00-204.2 Cálculo de remunerações					10 anos	Eliminação	Documentos resultantes do cálculo das remunerações, subsídios, bonificações e descontos	Os pedidos de subsídios devem ser arquivados nos processos individuais.
00-204.3 Assiduidade dos trabalhadores					5 anos	Eliminação	Registos de assiduidade, prestação de serviço externo, atrasos, ausências por motivo pessoal e consultas médicas
00-204.4 Regime especial de horários de trabalho					5 anos após caducidade	Eliminação	Documentos criados ao abrigo dos artigos 79.º-B, 79.º-D e 79.º-F do Estatuto dos Trabalhadores da Administração Pública de Macau
00-204.5 Trabalho extraordinário					10 anos	Eliminação	Aprovação de horas extraordinárias, propostas de pagamento, compensações horárias ou pecuniárias
00-204.6 Férias e faltas								Os documentos que afectam a contagem de antiguidade devem ser arquivados nos processos individuais.
00-204.6.1 Férias e faltas					5 anos	Eliminação	Mapas anuais de férias, participação de faltas e férias, e tabelas de controlo de férias
00-204.6.2 Faltas por doença					10 anos	Eliminação	Atestados médicos, declarações de internamento e convalescença, declarações da Junta de Saúde, requerimentos de recuperação do vencimento de exercício resultantes das faltas por doença
00-204.6.3 Licenças especiais					10 anos	Eliminação	Requerimentos e documentos comprovativos de despesas
00-204.7 Plano de exames médicos para trabalhadores dos serviços públicos					3 anos	Eliminação	Correspondência e avisos internos
00-205 Avaliação de desempenho								As fichas de auto-avaliação, os mapas resumo das reuniões de avaliação e as fichas de notação devem ser arquivados nos processos individuais.
00-205.1 Designação dos notadores e reuniões de notadores					15 anos	Eliminação	Despachos da direcção e resumos das reuniões de notadores
00-205.2 Comissão Paritária					3 anos	Eliminação	Despachos de nomeação dos membros, documentos de eleições e listas de membros
00-205.3 Questionários de avaliação do pessoal de chefia					Até ao termo do processo	Eliminação	Questionários para emissão de opiniões do pessoal subordinado sobre o desempenho das chefias
00-205.4 Relatório anual de avaliação					5 anos	Eliminação	Relatórios anuais de avaliação a remeter à Direcção dos Serviços de Administração e Função Pública, nos termos do artigo 24.º do Regulamento Administrativo n.º 31/2004 (Regime geral de avaliação do desempenho dos trabalhadores da Administração Pública)
00-206 Responsabilidade disciplinar							Os documentos integrados nesta classificação são documentos resultantes dos diversos procedimentos de apuramento de responsabilidade disciplinar previstos no Título VI do Estatuto dos Trabalhadores da Administração Pública de Macau, incluindo, mas não se limitando aos documentos de instrução, investigação, acusação, aplicação de penas, reclamações, recursos, autos de participações, queixas, provas, relatórios de investigação e decisões	Nos termos dos artigos 300.º e 349.º do Estatuto dos Trabalhadores da Administração Pública de Macau, os documentos relativos às penas e à reabilitação devem ser arquivados nos processos individuais.
00-206.1 Processos (I)					10 anos	Eliminação	Arquivados sem acusação ou em que a acusação foi julgada improcedente
00-206.2 Processos (II)					50 anos	Eliminação	Processos em que a acusação foi julgada procedente, resultando em condenação, sejam processos comuns ou especiais
00-207 Acidentes em serviço
00-207.1 Acidentes em serviço					5 anos	Eliminação	Autos de notícia, declarações de incapacidade e declarações da Junta de Saúde resultantes dos procedimentos previstos nos artigos 110.º a 120.º do Estatuto dos Trabalhadores da Administração Pública de Macau. Esta classificação aplica-se somente aos sinistrados cujo período de incapacidade não ultrapasse os 60 dias. Caso se verifiquem as situações previstas nos artigos 117.º a 119.º do Estatuto dos Trabalhadores da Administração Pública de Macau, os documentos devem ser arquivados nos processos individuais dos sinistrados.	Nos termos do n.º 2 do artigo 113.º do Estatuto dos Trabalhadores da Administração Pública de Macau, a cópia do auto de notícia deve ser arquivada nos processos individuais dos sinistrados.
00-207.2 Aquisição de seguros					5 anos	Eliminação	Apólices e cópias de propostas relativas à aquisição de seguros
00-207.3 Indemnizações de seguros					5 anos após o termo dos processos de indemnizações	Eliminação	Apólices, pedidos de indemnização e documentos relativos à investigação do acidente
00-208 Regimes de protecção social
00-208.1 Regime de aposentação e sobrevivência
00-208.1.1 Correspondência					5 anos	Eliminação	Correspondência e avisos
00-208.1.2 Antiguidade					15 anos	Eliminação	Listas de antiguidade
00-208.2 Regime de previdência dos trabalhadores dos serviços públicos
00-208.2.1 Correspondência					5 anos	Eliminação	Correspondência e avisos
00-208.2.2 Contagem do tempo de contribuição					15 anos	Eliminação	Registos de contribuições do Governo da RAEM e mapas anuais de tempo de contribuição dos trabalhadores dos serviços públicos
00-208.3 Regime de segurança social					5 anos	Eliminação	Documentos resultantes do tratamento das contribuições obrigatórias e facultativas, incluindo boletins de matrícula do empregador, mapas-guia de pagamento das contribuições do empregador, documentos resultantes de cobrança coerciva e de infracções administrativas. As declarações de pedidos de contribuições e de contribuições retroactivas devem ser arquivadas nos processos individuais.
00-209 Recolha de opiniões internas					10 anos	Eliminação	Opiniões dos trabalhadores dos serviços e posteriores medidas tomadas para melhoramento
00-210 Prémios por actividades e concursos					20 anos	Eliminação	Documentos criados ao abrigo do artigo 257.º-A do Estatuto dos Trabalhadores da Administração Pública de Macau
00-300 Gestão financeira
00-301 Planeamento orçamental					10 anos	Eliminação	Instruções e directivas para a elaboração de orçamentos, documentos de estimativas orçamentais, e planos anuais de actividades que, nos termos legais, devem ser apresentados
00-302 Alterações orçamentais e orçamentos suplementares
00-302.1 Alterações orçamentais					10 anos	Eliminação	Documentos criados ao abrigo dos artigos 41.º a 44.º do Regulamento Administrativo n.º 6/2006 (Regime de administração financeira pública) e 52.º a 54.º do Regulamento Administrativo n.º 2/2018 (Regulamentação da Lei de enquadramento orçamental)
00-302.2 Orçamentos suplementares					10 anos	Eliminação	Documentos criados ao abrigo do artigo 42.º do Regulamento Administrativo n.º 6/2006 (Regime de administração financeira pública)
00-303 Despesas
00-303.1 Despesas orçamentais do PIDDA (Plano de Investimentos e Despesas de Desenvolvimento da Administração)					10 anos após as contas finais	Eliminação	Propostas, consultas escritas, facturas, recibos e propostas de despesas podem ser arquivados por classificação económica
00-303.2 Despesas orçamentais de funcionamento					10 anos após as contas finais	Eliminação	Propostas, consultas escritas, facturas, recibos e propostas de despesas podem ser arquivados por classificação económica
00-303.3 Despesas do orçamento privativo dos organismos autónomos					10 anos após as contas finais	Eliminação	Propostas, consultas escritas, facturas, recibos e propostas de despesas podem ser arquivados por classificação económica
00-304 Fundos permanentes					10 anos	Eliminação	Documentos criados ao abrigo dos artigos 56.º a 59.º do Regulamento Administrativo n.º 2/2018 (Regulamentação da Lei de enquadramento orçamental)
00-305 Restituições e reposições					10 anos	Eliminação	Propostas e documentos relativos a restituições e reposições
00-306 Receitas
00-306.1 Receitas próprias					10 anos	Eliminação	Documentos resultantes de registo das receitas cobradas ao abrigo dos artigos 58.º a 64.º do Regulamento Administrativo n.º 6/2006 (Regime de administração financeira pública) e 72.º a 78.º do Regulamento Administrativo n.º 2/2018 (Regulamentação da Lei de enquadramento orçamental)
00-306.2 Receitas consignadas					10 anos	Eliminação	Documentos resultantes de registo das receitas cobradas ao abrigo dos artigos 58.º a 64.º do Regulamento Administrativo n.º 6/2006 (Regime de administração financeira pública) e 72.º a 78.º do Regulamento Administrativo n.º 2/2018 (Regulamentação da Lei de enquadramento orçamental)
00-306.3 Comparticipações					10 anos	Eliminação	Documentos resultantes de registo das receitas cobradas ao abrigo dos artigos 58.º a 64.º do Regulamento Administrativo n.º 6/2006 (Regime de administração financeira pública) e 72.º a 78.º do Regulamento Administrativo n.º 2/2018 (Regulamentação da Lei de enquadramento orçamental)
00-306.4 Transferências orçamentais					10 anos	Eliminação	Documentos resultantes de registo das receitas cobradas ao abrigo dos artigos 58.º a 64.º do Regulamento Administrativo n.º 6/2006 (Regime de administração financeira pública) e 72.º a 78.º do Regulamento Administrativo n.º 2/2018 (Regulamentação da Lei de enquadramento orçamental)
00-306.5 Receitas creditícias e saldos de gerência					3 anos após a conclusão das transacções a que respeitam	Eliminação	Documentos resultantes de registo das receitas cobradas ao abrigo dos artigos 58.º a 64.º do Regulamento Administrativo n.º 6/2006 (Regime de administração financeira pública) e 72.º a 78.º do Regulamento Administrativo n.º 2/2018 (Regulamentação da Lei de enquadramento orçamental)
00-307 Operações de Tesouraria					3 anos após a conclusão de transacções a que respeitam	Eliminação	Documentos resultantes de registo das operações de tesouraria ao abrigo dos artigos 84.º a 90.º do Regulamento Administrativo n.º 6/2006 (Regime de administração financeira pública) e 85.º a 89.º do Regulamento Administrativo n.º 2/2018 (Regulamentação da Lei de enquadramento orçamental)
00-308 Gestão
00-308.1 Controlo de execução orçamental					5 anos	Eliminação	Mapas de controlo de execução orçamental e de liquidação
00-308.2 Contas finais					15 anos	Eliminação	Contas finais a submeter à aprovação da tutela competente, ao abrigo dos artigos 76.º do Regulamento Administrativo n.º 6/2006 (Regime de administração financeira pública) e 90.º do Regulamento Administrativo n.º 2/2018 (Regulamentação da Lei de enquadramento orçamental)
00-308.3 Relatórios anuais sobre a gestão efectuada e de actividades					15 anos	Eliminação	Relatórios anuais sobre a gestão efectuada e de actividades, a remeter à Direcção dos Serviços de Finanças, nos termos do disposto no n.º 2 do artigo 4.º do Regulamento Administrativo n.º 6/2006 (Regime de administração financeira pública) e no n.º 2 do artigo 5.º do Regulamento Administrativo n.º 2/2018 (Regulamentação da Lei de enquadramento orçamental)
00-308.4 Relatórios a submeter ao Comissariado da Auditoria					15 anos	Eliminação	Contas de gerência, elementos contabilísticos e de gestão financeira e saldos das operações de tesouraria a remeter ao Comissariado da Auditoria ao abrigo do Despacho do Comissário da Auditoria n.º 2/2012 (Redefine a composição dos elementos contabilísticos essenciais e as instruções para a elaboração dos documentos a entregar pelos serviços públicos para efeitos de auditoria)
00-309 Demonstrações financeiras					50 anos	A decidir pelo Arquivo de Macau após o prazo de conservação	Livros-razão, balancetes, demonstrações de resultados, balanços, etc., na sequência de escrituração
00-400 Gestão de bens e de recursos materiais
00-401 Gestão de bens
00-401.1 Aquisição e locação de bens
00-401.1.1 Imóveis					5 anos após o termo da utilização	Eliminação	Documentos resultantes de aquisição, arrendamento, doação ou transferência de bens, bem como plantas e relatórios resultantes de reparações
00-401.1.2 Móveis					5 anos após abate à carga	Eliminação	Documentos resultantes de aquisição, aluguer, doação ou transferência de bens
00-401.1.3 Bens de conservação permanente					Permanente	Transferência para o Arquivo de Macau	Documentos resultantes de aquisição, doação ou transferência de bens (móveis e imóveis)
00-401.2 Inventário de bens					5 anos após actualização	Eliminação	Inventários de bens móveis e imóveis
00-401.3 Abate à carga					10 anos	Eliminação	Autos e propostas de abate à carga remetidas pelas subunidades e organismos dependentes
00-402 Utilização e manutenção de instalações
00-402.1 Bens duradouros
00-402.1.1 Manutenção e reparação					5 anos	Eliminação	Contratos e relatórios de manutenção e de reparação	Os manuais de instruções e guias de instalação de equipamento podem ser eliminados após o abate à carga do respectivo equipamento.
00-402.2 Veículos
00-402.2.1 Utilização					3 anos	Eliminação	Relações dos utilizadores de veículo próprio, previsões de consumos de combustível, mapas mensais de consumo de combustível, requisições de combustível, registos de cadastro, boletins diários de serviço e relatórios de acidentes
00-402.2.2 Manutenção e reparação					5 anos	Eliminação	Avisos e relatórios de inspecções anuais, requerimentos de manutenção não diária e de reparação, relatórios de controlo da qualidade técnica das reparações
00-402.2.3 Aquisição de seguros					5 anos	Eliminação	Apólices e cópias de propostas relativas à aquisição de seguros	Caso se verifiquem acidentes de viação de onde resultem danos físicos para os condutores e que sejam definidos como acidentes de trabalho, os documentos relativos aos mesmos devem ser remetidos para a classificação 00-207.
00-402.2.4 Indemnizações de seguros					5 anos após o termo dos processos de indemnizações	Eliminação	Apólices, pedidos de indemnização e documentos relativos à investigação do acidente
00-402.3 Bens imóveis
00-402.3.1 Manutenção e reparação					5 anos	Eliminação	Documentos resultantes de manutenção de instalações, designadamente dos sistemas de fornecimento de electricidade e de água	Peças desenhadas e relatórios das reparações de maior dimensão são remetidos para a classificação 00-401.1.1.
00-402.3.2 Segurança e limpeza					3 anos	Eliminação	Dados do pessoal de segurança, registos de patrulha, registos de emergências (tais como inundações e furtos), registos de diversos sistemas de segurança, relatórios de limpeza, etc.
00-402.3.3 Aquisição de seguros					5 anos	Eliminação	Apólices e cópias de propostas relativas à aquisição de seguros contra incêndios, inundações, furtos e de responsabilidade civil
00-402.3.4 Indemnizações de seguros					5 anos após o termo dos processos de indemnizações	Eliminação	Apólices, pedidos de indemnização e documentos relativos à investigação do acidente
00-402.3.5 Sistema de prevenção contra incêndios					5 anos	Eliminação	Relatórios de exames de equipamento e relatórios de incêndios
00-402.3.6 Contratos de prestação de serviços					5 anos	Eliminação	Contratos de prestação de serviços de fornecimento de água, de electricidade, de segurança, de limpeza, de seguros e de prevenção contra incêndios
00-403 Gestão de recursos materiais					3 anos	Eliminação	Requerimentos, distribuição e inventários de recursos materiais
00-500 Gestão de equipamentos informáticos
00-501 Aquisição
00-501.1 Hardware					3 anos após abate à carga	Eliminação	Documentos de recepção de equipamentos
00-501.2 Software					3 anos após o termo da utilização ou da caducidade das licenças	Eliminação	Licenças de utilização, dados sobre registo e actualização, nos termos do disposto na alínea 2) do n.º 3 do Despacho do Chefe do Executivo n.º 54/2000 (Respeitante à licença de utilização para a instalação de programas de computador nos equipamentos informáticos pertencentes a entidades públicas da RAEM)
00-501.3 Prestações de serviços					5 anos após o termo	Eliminação	Acordos de cooperação, contratos de serviços de aluguer e correspondência
00-502 Gestão de projectos informáticos					5 anos após o termo da utilização	Eliminação	Documentos sobre investigação preliminar, planos de projecto, de implementação, de testes e de recepção resultantes de desenvolvimento de projectos informáticos
00-503 Desenvolvimento de sistemas					5 anos após o termo da utilização	Eliminação	Documentos relativos às necessidades dos utentes, à definição de funcionalidades e não funcionalidades, à análise do sistema, concepção técnica, planeamento de necessidades e das condições de funcionamento, relatórios de testes, manuais do utente, de exploração e de instruções, entre outros, resultantes do processo de desenvolvimento ou da disposição de equipamentos
00-504 Manutenção e apoio técnico
00-504.1 Hardware					3 anos após abate à carga	Eliminação	Documentos de manutenção e apoio técnico
00-504.2 Software					3 anos após o termo da utilização ou da caducidade das licenças	Eliminação	Documentos de manutenção e apoio técnico
00-504.3 Segurança informática e auditoria
00-504.3.1 Segurança informática
00-504.3.1.1 Directivas					5 anos após o termo da utilização do sistema	Eliminação	Directivas, códigos de práticas, avisos e declarações
00-504.3.1.2 Documentos de operações					5 anos após o termo da utilização do sistema	Eliminação	Identificação de utilizadores, palavras-passe, pedidos de definições de permissões de uso
00-504.3.2 Relatórios de incidentes e recuperação					5 anos após o termo da utilização do sistema	Eliminação	Relatórios de incidentes e avaliação do sistema e dos equipamentos
00-505 Governo Electrónico
00-505.1 Desenvolvimento e planeamento					15 anos	Eliminação	Relatórios de consultoria e de pesquisa elaborados para a implementação do Governo Electrónico
00-505.2 Inquéritos e estatísticas					15 anos	Eliminação	Inquéritos e relatórios estatísticos realizados para a implementação do Governo Electrónico
00-600 Gestão de arquivos e de documentação
00-601 Gestão de arquivos
00-601.1 Transferência para arquivo					10 anos	Eliminação	Registos de entrada de ficheiros nos arquivos dos serviços
00-601.2 Inventário de arquivos					5 anos após a actualização	Eliminação	Registos dos ficheiros existentes nos arquivos dos serviços
00-601.3 Classificação e prazos de conservação					Permanente	Conservados pelos próprios serviços	Tabelas de classificação, de prazos de conservação e demais documentos produzidos durante a elaboração das mesmas
00-601.4 Acesso					1 ano após a eliminação do arquivo	Eliminação	Registos de movimentos de entradas e saídas de ficheiros do arquivo dos serviços
00-601.5 Transferência de suporte							Despachos, directivas e registos internos de transferência de suporte de ficheiros
00-601.5.1 Transferência de suporte (I)					5 anos	Eliminação	Os documentos acima referidos são arquivados na presente classificação, caso a transferência do suporte de ficheiros não se destine à conservação a longo prazo ou à substituição do original.
00-601.5.2 Transferência de suporte (II)					Permanente	Conservados pelos próprios serviços	Os documentos acima referidos são arquivados na presente classificação, caso a transferência do suporte de ficheiros se destine à conservação a longo prazo ou à substituição do original.
00-601.6 Eliminação e transferência					50 anos	Eliminação	Registos de eliminações e de transferências de arquivos para o Arquivo de Macau
00-602 Gestão de documentação
00-602.1 Aquisição					3 anos	Eliminação	Registos de aquisições, trocas e doações
00-602.2 Catalogação					Conservação da versão mais actualizada	Eliminação	Directivas e catálogos
00-602.3 Serviço de referência					3 anos	Eliminação	Registos de serviços prestados e registos de empréstimos de documentação e de sua devolução
00-602.4 Inutilização					3 anos	Eliminação	Registos de documentação inutilizada	O procedimento de eliminação é conforme ao constante na classificação 00--401.3, caso estejam envolvidos bens registados no inventário.
00-700 Gestão administrativa geral
00-701 Documentos oficiais
00-701.1 Correspondência enviada
00-701.1.1 Ofícios					5 anos	Eliminação	Cópias de ofícios enviados	No caso de os mesmos estarem relacionados com as funções principais dos próprios serviços, devem integrar os arquivos funcionais.
00-701.1.2 Notas internas					5 anos	Eliminação	Cópias de notas internas emitidas, incluindo circulares e avisos	No caso de as mesmas estarem relacionadas com as funções principais dos próprios serviços, devem integrar os arquivos funcionais.
00-701.1.3 Faxes					5 anos	Eliminação	Faxes emitidos	No caso de os mesmos estarem relacionados com as funções principais dos próprios serviços, devem integrar os arquivos funcionais.
00-701.2 Correspondência recebida
00-701.2.1 Ofícios					5 anos	Eliminação	Ofícios recebidos	No caso de os mesmos estarem relacionados com as funções principais dos próprios serviços, devem integrar os arquivos funcionais.
00-701.2.2 Notas internas					5 anos	Eliminação	Notas internas recebidas	No caso de as mesmas estarem relacionadas com as funções principais dos próprios serviços, devem integrar os arquivos funcionais.
00-701.2.3 Faxes					5 anos	Eliminação	Faxes recebidos	No caso de os mesmos estarem relacionadas com as funções principais dos próprios serviços, devem integrar os arquivos funcionais.
00-701.3 Propostas/Informações/ /Planos/Pareceres					5 anos	Eliminação	Cópias de propostas elaboradas pelos serviços	As propostas despachadas devem integrar os arquivos funcionais.
00-702 Registos de recepção					3 anos	Eliminação	Registos de recepção, registos de rastreamento de documentos e guias de entrega
00-703 Requerimentos internos
00-703.1 Requisições de serviços					3 anos	Eliminação	Requisições internas, tais como de tradução, de interpretação, de reparação de instalações de água, do sistema de electricidade e de mobiliário, etc.
00-704 Formulários de notificação					3 anos	Eliminação	Formulários submetidos superiormente
00-705 Relações Públicas					3 anos	Eliminação	Convites, listas de correio ou de distribuição, avisos para acompanhamento de visitas, requisições internas de lembranças, discursos, etc.
00-706 Respostas a consultas					5 anos	Eliminação	Respostas a consultas de outros serviços públicos