 |  |  |  |
澳 門 特 別 行 政 區
行政長官辦公室
|
| |||||||||||
| 相關法規 : | |||
| 相關類別 : | |||
| 《LegisMac》的法例註釋 | |||
第111/2019號行政命令
註：在第3/2023號法律第三十五條第一款所指的檔案保存期限表生效前，本行政命令繼續生效。
行政長官行使《澳門特別行政區基本法》第五十條（四）項規定的職權，並根據十月三十一日第73/89/M號法令第十二條第一款a）項的規定，發佈本行政命令。
第一條
標的
本行政命令訂定澳門特別行政區公共行政當局的機關及部門的一般行政檔案保存期及最終用途，並載於本行政命令的附表，且為其組成部分。
第二條
適用範圍
一、本行政命令適用於公共行政當局的機關及部門，包括行政長官辦公室、主要官員的辦公室及行政輔助部門、自治基金及公務法人。
二、本行政命令亦適用於澳門特別行政區駐外辦事處，但當地法例另有規定者除外。
第三條
程序及手續
一、為遵守本行政命令所需的程序和手續，由社會文化司司長經聽取澳門檔案館的意見後，以公佈於《澳門特別行政區公報》的批示訂定。
二、上條所指的機關及部門應採取為執行上款所指的批示所需的措施，但不影響其組織法規及章程規定的適用。
第四條
廢止
一、廢止第139/84/M號訓令、第136/85/M號訓令、第9/88/M號訓令、第94/88/M號訓令、第73/89/M號訓令、第178/90/M號訓令、第124/91/M號訓令、第84/92/M號訓令中，有關一般行政檔案的保存期及最終用途的規定。
二、在不影響上款規定的情況下，上述訓令涉及各機構或部門在特定活動和職責範圍內所制定檔案的保存期及最終用途的規定維持有效。
第五條
生效
本行政命令自公佈後滿一年起生效。
二零一九年八月十四日。
命令公佈。
行政長官 崔世安
———
附表
一般行政檔案保存期及最終用途
（第一條所指者）
| 分類 | 保存期 | 最終用途 | 內容 | 備註 | ||||
| 00-100 組織及運作 | ||||||||
| 00-101 組織及職能架構 | ||||||||
| 00-101.1 立法項目 | 永久 | 移送澳門檔案館 | 有關法律、法規、行政命令、行政長官批示和司長批示的制訂和修改的文件，包括內部及外部諮詢。 | |||||
| 00-101.2 組織架構 | 永久 | 移送澳門檔案館 | 創立及修改組織架構的相關文件。 | |||||
| 00-102 規劃 | ||||||||
| 00-102.1 施政方針 | 15年 | 銷毀 | 回顧及建議。 | 存於行政長官辦公室的施政方針屬永久保存。 | ||||
| 00-102.2 年度工作計劃 | 15年 | 銷毀 | 建議書及計劃。 | |||||
| 00-102.3 年度工作報告 | 永久 | 移送澳門檔案館 | 工作的年度報告。 | 為撰寫報告而收集的資料，以及半年、季度、月度等報告則保存3年後銷毀。 | ||||
| 00-103 運作指引/行政指引 | ||||||||
| 00-103.1 法律意見 | 所依據的法律廢止後3年 | 銷毀 | 外部實體或內部就行政運作所提意見。 | |||||
| 00-103.2 上級批示 | 被取代或廢止後3年 | 銷毀 | 行政長官以及監督相關領域的司長對一般運作所作的批示。 | 若有關批示牽涉該部門的主要職能，應歸入相關職能檔案。 | ||||
| 00-103.3 批示 | 被取代或廢止後5年 | 銷毀 | 領導所作批示。 | |||||
| 00-103.4 工作令 | 被取代或廢止後5年 | 銷毀 | 領導所作工作令。 | |||||
| 00-103.5 守則 | 被取代或廢止後5年 | 銷毀 | 內部守則以及來自其他部門如行政公職局、財政局、個人資料保護辦公室等所發出的守則。 | |||||
| 00-104 自治機構委員會會議 | 永久 | 移送澳門檔案館 | 自治機構內設的行政管理委員會、監察委員會，以及諮詢委員會的會議召集書及會議紀錄。 | |||||
| 00-105 領導及主管會議 | 永久 | 移送澳門檔案館 | 平常或特別會議召集書及會議紀錄。 | |||||
| 00-106 委員會、諮詢會、工作小組 | 跨部門以至有外界人士參與的會議，而相關檔案應由主席或秘書處管理。若是部門內部工作小組，應歸入相關職能檔案。 | 主導部門應永久保存相關檔案，其餘成員應在其訂定的期限內保存。 | ||||||
| 00-106.1 召集書及會議紀錄 | 永久 | 移送澳門檔案館 | 委任書、召集書及會議紀錄。 | |||||
| 00-106.2 籌備會議所產生的文書 | 3年 | 銷毀 | 後勤支援、聯絡及行政等相關文件。 | |||||
| 00-107 現代化及行政改革 | ||||||||
| 00-107.1 優化行政程序 | 10年 | 銷毀 | 規劃、指引、執行文件及報告，包括ISO等認證標準。 | |||||
| 00-107.2 市民滿意度評估 | ||||||||
| 00-107.2.1 問卷 | 5年 | 銷毀 | 市民所填寫的調查問卷。 | |||||
| 00-107.2.2 其他文件 | 10年 | 銷毀 | 規劃、執行文件及報告。 | |||||
| 00-107.3 服務承諾 | 10年 | 銷毀 | 規劃、執行文件及報告。 | |||||
| 00-107.4 投訴及建議 | 10年 | 銷毀 | 公眾對公共部門所作出的投訴和意見。 | |||||
| 00-108 監控及審計 | ||||||||
| 00-108.1 預算監控 | ||||||||
| 00-108.1.1 內部監控 | 5年 | 銷毀 | 執行第6/2006號行政法規《公共財政管理制度》第八十條以及第2/2018號行政法規《預算綱要法施行細則》第四十八條所規定的部門內部監控機制，包括人員的委任、規劃、會議紀錄、評估報告及改善措施。 | |||||
| 00-108.1.2 財政局 | 5年 | 銷毀 | 執行第6/2006號行政法規《公共財政管理制度》第八十一條以及第2/2018號行政法規《預算綱要法施行細則》第九十一條所規定的內部審計，包括財政局送來的審計報告，以及後續的改善措施。 | |||||
| 00-108.2 審計署審計 | 10年 | 銷毀 | 往來公函、審計報告、回應及改善措施。 | |||||
| 00-109 廉潔管理 | ||||||||
| 00-109.1 紀念品、禮物收受紀錄 | 上級批示後10年 | 銷毀 | 紀念品及禮物收受通報。 | |||||
| 00-109.2財產及利益申報 | 1年 | 銷毀 | 往來公函及通知書副本。 | 不歸入個人檔案。 | ||||
| 00-110 議員質詢 | 10年 | 銷毀 | 回覆立法議員的書面質詢。 | |||||
| 00-200 人力資源管理 | ||||||||
| 00-201 招聘 | ||||||||
| 00-201.1 規劃 | 10年 | 銷毀 | 人力資源管理計劃書、報告等。 | |||||
| 00-201.2 開考及其他招聘程序 | 程序結束後5年 | 銷毀 | 許可開考批示、通告、臨時名單、確定名單及成績、考卷、會議紀錄、上訴書、委任及以合同任用通知書、接受/不接受聲明書、委任或許可以合同任用批示作出後當事人放棄入職等。 | |||||
| 00-201.2.1 投考人報考卷宗 | 程序結束後2年 | 銷毀 | 投考人報考卷宗。 | 根據第14/2016號行政法規《公務人員的招聘、甄選和晉級培訓》第五十三條第二款的規定。 | ||||
| 00-201.3 求職申請 | 1年 | 銷毀 | 自薦求職申請、履歷表及登記表格。 | |||||
| 00-202 人員資料管理 | ||||||||
| 00-202.1 工作人員個人檔案 | 離職後50年 | 保存期結束後交澳門檔案館決定 | 為編制內、定期委任、以行政任用合同制度及個人勞動合同制度任用的人員所開立的卷宗。 | |||||
| 00-202.2 短期合同員工個人檔案 | 離職後5年 | 銷毀 | 為實習及非全職人員所開立的卷宗。 | |||||
| 00-202.3 公共行政人力資源資料 | 3年 | 銷毀 | 根據《澳門公共行政工作人員通則》第三十九條，以及第14/2016號行政法規《公務人員的招聘、甄選和晉級培訓》第三條規定須提供給行政公職局的資料。 | |||||
| 00-202.4 人員表 | 10年 | 銷毀 | 部門內有關人力資源管理的報表。 | |||||
| 00-202.5 就職狀 | 50年 | 銷毀 | 根據《澳門公共行政工作人員通則》第三十五條，正本由部門存檔，一份副本存入公務人員的個人檔案，另一份交予公務人員。 | |||||
| 00-203 培訓 | ||||||||
| 00-203.1 規劃及檢討 | 10年 | 銷毀 | 計劃書、報告書及課程總結。 | |||||
| 00-203.2 培訓項目 | 包括研討會、講座、課程及工作坊的文件，可以按機構分類或以項目卷宗形式歸檔，因應培訓項目的性質設兩保存期。課程完成後所獲證書歸入個人檔案。 | |||||||
| 00-203.2.1 培訓項目（I） | 5年 | 銷毀 | 與職務無關的培訓。 | |||||
| 00-203.2.2 培訓項目（II） | 10年 | 銷毀 | 與職務直接或間接相關的晉級培訓。 | |||||
| 00-204 權利、義務和福利 | ||||||||
| 00-204.1 報酬表 | 50年 | 銷毀 | 報酬計算後制成的人員報酬表。 | |||||
| 00-204.2 報酬計算 | 10年 | 銷毀 | 為計算報酬、津貼、補貼及扣除而產生的文件。 | 津貼申請表須歸入個人檔案。 | ||||
| 00-204.3 員工出勤 | 5年 | 銷毀 | 出勤紀錄、外勤工作表、遲到、因私事外出及診病紀錄。 | |||||
| 00-204.4 特別工作時間制度 | 失效後5年 | 銷毀 | 根據《澳門公共行政工作人員通則》第七十九-B條、第七十九-D條及第七十九-F條的規定而產生的文件。 | |||||
| 00-204.5 超時工作 | 10年 | 銷毀 | 超時批准、支付建議、時間補償或金錢補償。 | |||||
| 00-204.6 休假及缺勤 | 會影響年資計算的文件應歸入個人檔案。 | |||||||
| 00-204.6.1 休假及缺勤 | 5年 | 銷毀 | 年假表、缺勤與年假申請書，以及休假控制表。 | |||||
| 00-204.6.2 病假 | 10年 | 銷毀 | 醫生檢查證明、住院及休養聲明、健康檢查委員會聲明，以及因病缺勤而產生的收回在職薪俸申請書。 | |||||
| 00-204.6.3 特別假 | 10年 | 銷毀 | 申請書及開支證明文件。 | |||||
| 00-204.7 公務人員體檢計劃 | 3年 | 銷毀 | 往來公函及內部通知。 | |||||
| 00-205 工作評核 | 自我評核表、評核會議摘要、評核表等應歸入所屬個人檔案。 | |||||||
| 00-205.1 指定評核人及評核人會議 | 15年 | 銷毀 | 領導批示及評核人會議摘要。 | |||||
| 00-205.2 評核諮詢委員會 | 3年 | 銷毀 | 成員的委任批示、選舉文件及成員名單。 | |||||
| 00-205.3 主管人員評核問卷 | 直至程序結束 | 銷毀 | 下屬對主管的工作表現發表意見的問卷。 | |||||
| 00-205.4 年度評核報告 | 5年 | 銷毀 | 根據第31/2004號行政法規《公共行政工作人員的工作表現評核一般制度》第二十四條規定須送行政公職局的年度評核報告。 | |||||
| 00-206 紀律責任 | 歸於這類目的文件，皆為《澳門公共行政工作人員通則》第六篇為查明紀律責任的各項程序而產生的文件，包括但不限於由預審、調查、指控、處分、聲明異議、上訴、筆錄、投訴、證據、調查結果報告和裁定等文件。 | 根據《澳門公共行政工作人員通則》第三百條及第三百四十九條所訂明的處分及恢復權利必須歸入個人檔案。 | ||||||
| 00-206.1卷宗（I） | 10年 | 銷毀 | 不予指控或指控不成立而作出歸檔者。 | |||||
| 00-206.2卷宗（II） | 50年 | 銷毀 | 指控成立並作出處分的卷宗，包括以一般程序及特別程序處理者。 | |||||
| 00-207工作意外 | ||||||||
| 00-207.1 工作意外 | 5年 | 銷毀 | 根據《澳門公共行政工作人員通則》第一百一十條至第一百二十條所規定程序而產生的實況筆錄、無工作能力聲明、健康檢查委員會聲明。 此分類僅限適用於在60日內痊癒者，若屬於《澳門公共行政工作人員通則》第一百一十七條至第一百一十九條所指情況，則須歸入個人檔案。 |
根據《澳門公共行政工作人員通則》第一百一十三條第二款規定，實況筆錄副本須存入遇難人的個人檔案。 | ||||
| 00-207.2 保險購買 | 5年 | 銷毀 | 保單及購買保險的建議書副本。 | |||||
| 00-207.3保險賠償 | 賠償程序結束後5年 | 銷毀 | 與意外相關的保單、賠償申請及調查報告等文件。 | |||||
| 00-208 保障制度 | ||||||||
| 00-208.1 退休金和撫卹金制度 | ||||||||
| 00-208.1.1 文書 | 5年 | 銷毀 | 往來公函及通告。 | |||||
| 00-208.1.2 年資 | 15年 | 銷毀 | 年資表。 | |||||
| 00-208.2 公務人員公積金制度 | ||||||||
| 00-208.2.1 文書 | 5年 | 銷毀 | 往來公函及通告。 | |||||
| 00-208.2.2 供款時間計算 | 15年 | 銷毀 | 澳門特別行政區政府的供款紀錄，以及公務人員供款時間年表。 | |||||
| 00-208.3 社會保障制度 | 5年 | 銷毀 | 為處理強制性及任意性供款而產生的文件，包括僱主註冊報表、僱主供款憑單、強制徵收或行政違法行為所產生的檔案。至於申請供款、補扣供款聲明書等應歸入個人檔案。 | |||||
| 00-209 內部意見收集 | 10年 | 銷毀 | 部門員工所提意見及後續改善措施。 | |||||
| 00-210 活動及比賽的獎勵 | 20年 | 銷毀 | 根據《澳門公共行政工作人員通則》第二百五十七-A條的規定而產生的文件。 | |||||
| 00-300 財務管理 | ||||||||
| 00-301 預算規劃 | 10年 | 銷毀 | 編製預算的指引和指示、財政預算文件，以及依法要遞交的年度活動計劃。 | |||||
| 00-302 預算修改及補充預算 | ||||||||
| 00-302.1 預算修改 | 10年 | 銷毀 | 根據第6/2006號行政法規《公共財政管理制度》第四十一條至第四十四條，以及第2/2018號行政法規《預算綱要法施行細則》第五十二條至第五十四條規定而產生的文件。 | |||||
| 00-302.2 補充預算 | 10年 | 銷毀 | 根據第6/2006號行政法規《公共財政管理制度》第四十二條規定而產生的文件。 | |||||
| 00-303 開支 | ||||||||
| 00-303.1 PIDDA《行政當局投資與發展開支計劃》預算開支 | 決算後10年 | 銷毀 | 建議書、書面諮詢、發票、收據及開支建議等可按經濟分類存檔。 | |||||
| 00-303.2 運作預算開支 | 決算後10年 | 銷毀 | 建議書、書面諮詢、發票、收據及開支建議等可按經濟分類存檔。 | |||||
| 00-303.3 自治機構本身預算開支 | 決算後10年 | 銷毀 | 建議書、書面諮詢、發票、收據及開支建議等可按經濟分類存檔。 | |||||
| 00-304 常設基金 | 10年 | 銷毀 | 根據第2/2018號行政法規《預算綱要法施行細則》第五十六條至第五十九條規定而產生的文件。 | |||||
| 00-305 返還及退回 | 10年 | 銷毀 | 進行返還及退回的建議及相關文件。 | |||||
| 00-306 收入 | ||||||||
| 00-306.1 本身收入 | 10年 | 銷毀 | 根據第6/2006號行政法規《公共財政管理制度》第五十八條至第六十四條，以及第2/2018號行政法規《預算綱要法施行細則》第七十二條至第七十八條的規定，對收入作記錄而產生的文件。 | |||||
| 00-306.2 指定收入 | 10年 | 銷毀 | 根據第6/2006號行政法規《公共財政管理制度》第五十八條至第六十四條，以及第2/2018號行政法規《預算綱要法施行細則》第七十二條至第七十八條的規定，對收入作記錄而產生的文件。 | |||||
| 00-306.3 共享收入 | 10年 | 銷毀 | 根據第6/2006號行政法規《公共財政管理制度》第五十八條至第六十四條，以及第2/2018號行政法規《預算綱要法施行細則》第七十二條至第七十八條的規定，對收入作記錄而產生的文件。 | |||||
| 00-306.4 預算轉移 | 10年 | 銷毀 | 根據第6/2006號行政法規《公共財政管理制度》第五十八條至第六十四條，以及第2/2018號行政法規《預算綱要法施行細則》第七十二條至第七十八條的規定，對收入作記錄而產生的文件。 | |||||
| 00-306.5 信貸收入及管理結餘 | 完成處理後3年 | 銷毀 | 根據第6/2006號行政法規《公共財政管理制度》第五十八條至第六十四條，以及第2/2018號行政法規《預算綱要法施行細則》第七十二條至第七十八條的規定，對收入應作記錄而產生的文件。 | |||||
| 00-307 出納活動 | 完成處理後3年 | 銷毀 | 根據第6/2006號行政法規《公共財政管理制度》第八十四條至第九十條，以及第2/2018號行政法規《預算綱要法施行細則》第八十五條至第八十九條的規定，對出納活動應作記錄而產生的文件。 | |||||
| 00-308 管理 | ||||||||
| 00-308.1 預算執行控制 | 5年 | 銷毀 | 監控預算執行的報表、結算表。 | |||||
| 00-308.2 決算 | 15年 | 銷毀 | 根據第6/2006號行政法規《公共財政管理制度》第七十六條，以及第2/2018號行政法規《預算綱要法施行細則》第九十條的規定，須交主管監督實體批准的決算文件。 | |||||
| 00-308.3 年度管理和活動報告 | 15年 | 銷毀 | 根據第6/2006號行政法規《公共財政管理制度》第四條第二款，以及第2/2018號行政法規《預算綱要法施行細則》第五條第二款的規定，須交財政局的年度管理和活動報告。 | |||||
| 00-308.4 送審計署的報告 | 15年 | 銷毀 | 根據第2/2012號審計長批示（重新訂定政府部門帳目及基本資料的組成及製作指引）的規定須交審計署的年度管理帳目、會計和財務管理資料，以及出納活動結餘資料。 | |||||
| 00-309 會計報表 | 50年 | 保存期結束後交澳門檔案館決定 | 記帳後制成的分類帳、試算表、損益、資產負債表等。 | |||||
| 00-400 財產及物料管理 | ||||||||
| 00-401 財產管理 | ||||||||
| 00-401.1 財產購買及租賃 | ||||||||
| 00-401.1.1 不動產 | 終止使用後5年 | 銷毀 | 購買、租賃、贈與或轉移財產所產生文件，以及因維修而產生的圖則及報告。 | |||||
| 00-401.1.2 動產 | 報廢後5年 | 銷毀 | 購買、租賃、贈與或轉移財產所產生文件。 | |||||
| 00-401.1.3 永久保留財產 | 永久 | 移送澳門檔案館 | 購買、贈與或轉移財產（動產及不動產）所產生文件。 | |||||
| 00-401.2 財產清冊 | 更新後5年 | 銷毀 | 不動產及動產清單。 | |||||
| 00-401.3 報廢 | 10年 | 銷毀 | 各附屬單位及從屬機構所遞交的報廢建議、筆錄等文件。 | |||||
| 00-402 設施使用及維護 | ||||||||
| 00-402.1 耐用品 | ||||||||
| 00-402.1.1保養及維修 | 5年 | 銷毀 | 維修保養合約及報告。 | 至於設備的安裝、說明書、指南等則可於設備報銷後銷毀。 | ||||
| 00-402.2 車輛 | ||||||||
| 00-402.2.1 使用情況 | 3年 | 銷毀 | 屬個人所有的車輛的人員名單、燃料消耗量的預計報告、燃料消耗每月圖表、燃料索取單、登記冊、工作日記表，以及意外報告。 | |||||
| 00-402.2.2保養及維修 | 5年 | 銷毀 | 年度檢驗通知書、檢驗報告書、非日常保養及修理申請表、修理技術質量的監管報告書等。 | |||||
| 00-402.2.3 保險購買 | 5年 | 銷毀 | 保單及購買保險的建議書副本。 | 若駕駛者遇上的交通意外引致身體傷害，且被界定為工作意外，則該部分的文件應歸入00-207。 | ||||
| 00-402.2.4保險賠償 | 賠償程序結束後5年 | 銷毀 | 與意外相關的保單、賠償申請及調查報告等文件。 | |||||
| 00-402.3 不動產 | ||||||||
| 00-402.3.1保養及維修 | 5年 | 銷毀 | 供水及供電系統等設施進行維護時所產生的文件。 | 較大型維修工程所產生的圖則及報告則歸入00-401.1.1。 | ||||
| 00-402.3.2 保安及清潔 | 3年 | 銷毀 | 保安員資料、巡邏紀錄、突發事件紀錄（如水浸、盜竊）、各類保安系統紀錄，以及清潔報告等。 | |||||
| 00-402.3.3 保險購買 | 5年 | 銷毀 | 火險、水險、盜險，以及民事責任保險的保單及購買保險的建議書副本。 | |||||
| 00-402.3.4保險賠償 | 賠償程序結束後5年 | 銷毀 | 與意外相關的保單、賠償申請及調查報告等文件。 | |||||
| 00-402.3.5 消防系統 | 5年 | 銷毀 | 設備檢查報告及火警報告。 | |||||
| 00-402.3.6 服務提供合同 | 5年 | 銷毀 | 水、電、保安、清潔、保險及消防等範疇的服務提供合同。 | |||||
| 00-403 物料管理 | 3年 | 銷毀 | 物料申請、分配及盤點。 | |||||
| 00-500 資訊管理 | ||||||||
| 00-501 取得 | ||||||||
| 00-501.1 硬件 | 報廢後3年 | 銷毀 | 設備的交收文件。 | |||||
| 00-501.2 軟件 | 停用或使用權失效後3年 | 銷毀 | 使用授權書，以及根據第54/2000號行政長官批示（關於在屬於澳門特別行政區公共實體的電腦設備內安裝電腦程序的使用授權書）第三款（二）項規定的登記和更新資料。 | |||||
| 00-501.3 提供服務 | 終止後5年 | 銷毀 | 合作協議、租賃服務合同及往來公函。 | |||||
| 00-502 資訊項目管理 | 停用後5年 | 銷毀 | 為開展資訊項目而產生的前期研究文件、項目計劃、實施計劃、測試計劃、接收計劃等文件。 | |||||
| 00-503 系統開發 | 停用後5年 | 銷毀 | 在開發過程或設備部署過程中產生的用戶需求文件、功能與非功能定義、系統分析、技術設計、運作條件及需求規劃、測試報告、用戶手冊、開發手冊、操作手冊等文件。 | |||||
| 00-504 保養及技術支援 | ||||||||
| 00-504.1 硬件 | 報廢後3年 | 銷毀 | 保養及技術支援的相關文件。 | |||||
| 00-504.2 軟件 | 停用或失效後3年 | 銷毀 | 保養及技術支援的相關文件。 | |||||
| 00-504.3 資訊保安及審計 | ||||||||
| 00-504.3.1 資訊保安 | ||||||||
| 00-504.3.1.1 指引文件 | 系統停用後5年 | 銷毀 | 指引、實務守則、通告及聲明。 | |||||
| 00-504.3.1.2 操作文件 | 系統停用後5年 | 銷毀 | 用戶身份識別、密碼、使用權限設定申請。 | |||||
| 00-504.3.2 事故報告和修復 | 系統停用後5年 | 銷毀 | 系統設備的評估及事故報告。 | |||||
| 00-505 電子政務 | ||||||||
| 00-505.1 發展與規劃 | 15年 | 銷毀 | 為電子政務發展而制訂的顧問報告及研究報告等。 | |||||
| 00-505.2 調查及統計 | 15年 | 銷毀 | 為開展電子政務而進行的調查及統計報告。 | |||||
| 00-600 檔案及文獻管理 | ||||||||
| 00-601 檔案管理 | ||||||||
| 00-601.1 移入檔案室 | 10年 | 銷毀 | 檔案移入部門檔案室的紀錄。 | |||||
| 00-601.2 檔案清冊 | 更新後5年 | 銷毀 | 部門檔案室所藏檔案紀錄。 | |||||
| 00-601.3 分類和保存期限 | 永久 | 由部門保管 | 分類表、保存期限表及其制作過程所產生的文件。 | |||||
| 00-601.4 調閱 | 相關檔案銷毀後1年 | 銷毀 | 部門檔案室檔案的進出紀錄。 | |||||
| 00-601.5轉換載體 | 檔案轉換載體的內部批示、指引及紀錄。 | |||||||
| 00-601.5.1 轉換載體（I） | 5年 | 銷毀 | 倘轉換載體的目的非為長期保存或代替原件，上述文件須歸入本分類。 | |||||
| 00-601.5.2 轉換載體（II） | 永久 | 由部門保管 | 倘轉換載體的目的是為長期保存或代替原件，上述文件須歸入本分類。 | |||||
| 00-601.6 銷毀和移交 | 50年 | 銷毀 | 檔案銷毀和移交澳門檔案館的紀錄。 | |||||
| 00-602 文獻管理 | ||||||||
| 00-602.1 取得 | 3年 | 銷毀 | 購買、交換及贈與紀錄。 | |||||
| 00-602.2編目 | 保留最新版本 | 銷毀 | 編目指引及目錄。 | |||||
| 00-602.3 參考服務 | 3年 | 銷毀 | 服務紀錄及文獻的借還紀錄。 | |||||
| 00-602.4 淘汰 | 3年 | 銷毀 | 文獻淘汰紀錄。 | 若有財產登記號者，淘汰程序按00-401.3。 | ||||
| 00-700 綜合行政管理 | ||||||||
| 00-701 公文 | ||||||||
| 00-701.1 發出函件 | ||||||||
| 00-701.1.1 公函 | 5年 | 銷毀 | 發出的公函副本。 | 若關乎部門核心職能，應歸入職能檔案。 | ||||
| 00-701.1.2 內部通告 | 5年 | 銷毀 | 發出的內部通告副本，包括傳閱及通知。 | 若關乎部門核心職能，應歸入職能檔案。 | ||||
| 00-701.1.3 傳真 | 5年 | 銷毀 | 發出的傳真。 | 若關乎部門核心職能，應歸入職能檔案。 | ||||
| 00-701.2 接收函件 | ||||||||
| 00-701.2.1 公函 | 5年 | 銷毀 | 接收的公函。 | 若關乎部門核心職能，應歸入職能檔案。 | ||||
| 00-701.2.2 內部通告 | 5年 | 銷毀 | 接收的內部通告。 | 若關乎部門核心職能，應歸入職能檔案。 | ||||
| 00-701.2.3 傳真 | 5年 | 銷毀 | 接收的傳真。 | 若關乎部門核心職能，應歸入職能檔案。 | ||||
| 00-701.3 建議書/報告書/計劃書/意見書 | 5年 | 銷毀 | 部門編寫的建議書副本。 | 已有批示的應歸入相關的職能檔案。 | ||||
| 00-702 簽收紀錄 | 3年 | 銷毀 | 文件簽收、文件追蹤紀錄，以及交收憑單。 | |||||
| 00-703 內部申請 | ||||||||
| 00-703.1 工作申請 | 3年 | 銷毀 | 內部工作申請，如翻譯傳譯，水設施、電力系統和傢俱的維修等。 | |||||
| 00-704 通報表 | 3年 | 銷毀 | 向上級提交的通報表。 | |||||
| 00-705 公共關係 | 3年 | 銷毀 | 邀請、郵寄及派發清單、參觀接待通知、紀念品內部申請、賀詞等。 | |||||
| 00-706諮詢回覆 | 5年 | 銷毀 | 回覆其他公共部門的諮詢意見。 | |||||
