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第73/89/M號訓令

五月二日

註：在第3/2023號法律第三十五條第一款所指的檔案保存期限表生效前，本訓令繼續生效。

【本文為非正式公佈文本，在此僅供參考。】(法務局提供)

鑑於十一月十七日第168/86/M號訓令僅定出了澳門社會工作司會計文件的最短保存期；

考慮到在會計工作方面採用了新的資料載體，尤其是電腦技術載體，因此，應對規範存檔的施行細則作出若干修改；

鑑於有必要將訂定文件的最短保存期的措施擴展至財產與物料管理、人員及一般文書等範疇；

考慮到微縮技術的引進將使澳門社會工作司在保存為數眾多的檔案，尤其是社會福利給付的檔案方面，工作更具效率；

又鑑於八月二十一日第39/82/M號法令所訂定的制度；

經聽取諮詢會的意見後；

澳門總督行使經二月十七日第1/76號憲法性法律頒佈的《澳門組織章程》第十五條第一款ｃ項及第二款規定的職權，下令：

第一條

（文件的最短保存期）

一、澳門社會工作司的文件的最短存檔期為本訓令附表所示者，此附表為本訓令的組成部分。

二、如有待決的司法上訴程序，有關文件的保存期在判決確定後方開始計算。

第二條

（微縮攝影的許可）

許可澳門社會工作司將應保存的文件作微縮攝影並繼而將文件正本銷毀，但具歷史價值的文件除外。

第三條

（決定進行微縮攝影的權限）

應負責管理檔案的附屬單位的主管的建議，司長得以批示定出須微縮攝影文件的種類及進行這項工作的負責人。

第四條

（微縮攝影的一般規定）

一、由負責檔案管理的人員挑選及準備須微縮攝影的文件，此等人員亦負責膠片及文件的保安工作，以防止膠片及文件被不當查閱或濫用。

二、須將各類文件攝入兩盤不可侵入的膠卷內，而作為正本的一盤須存於微縮膠片檔案保險庫。

三、上款所指的膠片不得刪剪或更改，且應備有啟用書及終結書；在攝製終結書時須加蓋鋼印認證。

四、啟用書須列明被微縮攝影文件的種類；終結書須載有微縮攝影工作參與人的簽名，以及指導該工作的負責人的簽名，並載有微縮膠片所載影像完整無誤複製自文件正本的聲明。

五、製成的膠片須於專用簿冊登記，簿冊內須載有有關啟用書及終結書的參考資料。

第五條

（複製本）

得將上條所指膠卷全部或部分複製，以組成供日常查閱所需的微縮載體。

第六條

（證明力）

一、經澳門社會工作司司長簽署並加蓋鋼印認證後，微縮膠片的影印本具有與文件正本相同的證明力。

二、檔案管理單位應登記所有已發出的微縮膠片影印本，並指明要求複製的申請書。

三、本條第一款所指的權限得授予他人。

第七條

（文件的銷毀）

一、按本訓令規定定出的保存期屆滿後或文件經微縮攝影後，得將有關文件銷毀。

二、基於歷史價值或其他應予考慮的原因而須保存的文件，應存於檔案庫或送交澳門歷史檔案室。

三、應就核實微縮膠片與文件正本相符以及將文件銷毀等事實，繕立一式兩份的筆錄，所有與此項工作有關的人均須參與。

四、兩份筆錄須於不同地點永久保存。

第八條

（一般規定）

關於文件正本的微縮攝影及銷毀，本法規未有規定的情況，均須遵守八月二十一日第39/82/M號法令的規定。

第九條

（廢止）

廢止十一月十七日第168/86/M號訓令。

一九八九年四月二十日於澳門政府。

命令公佈。

總督

文禮治

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第73/89/M號訓令的附表

最短保存期（以年計算）

會計文件
經行政法院批閱的管理帳目	10
管理帳目文件的複製本（ａ）	1
收入及開支文件的副本	1
出納簿、日誌簿冊及分類簿冊	10
司庫部試算表	3
預算的預留款項的簿冊及紀錄	5
收入和開支的簿冊及紀錄	5
收入、開支及結餘的定期決算表	5
記綠及核對銀行調撥款項的文件（ａ）	10
銀行調撥款項結單、發出的支票存根及支票清單	5
銀行存款戶口的開立及取消以及財務活動的文件（ｂ）	5
批出借款及與第三人的往來帳戶的證明文件	10
設定及退還用作擔保的存款的紀錄（ｃ）	3
財務狀況報告及財務狀況表	50
編製及修正預算的卷宗	5
確定及處理薪俸和扣除的文件	50
儲金局貸款卷宗（ｂ）	3
社會房屋承租人的年度名單	CP
徵收租金及支付津貼的出納表	3
社會房屋租金及損害賠償的收據副本	5
支付津貼的收據	5
徵收費用的文件	5
有關徵收租金、共同分擔及給予津貼的內部文告（ｂ）	3
與不納入非司法徵收程序的租金支付有關的通告及其他文書的副本	3

註：

ａ）管理帳目的正本須先經行政法院批閱，繼而由行政法院將之交還澳門社會工作司；

ｂ）期滿或取消後；

ｃ）自退還之日起計；

CP：永久保存。

關於人員的文件
就職狀及任用書的副本集	3
發出的聲明、證明及報到憑單的副本集	3
關於勤謹紀錄及清單的簿冊/文件（ａ）	5
年資表	CP
年假表	3
開考卷宗（ｂ）	10
投考卷宗	3
公務員、服務人員及散位人員的個人檔案以及已調任其他實體人員的個人檔案複製本	CP
紀律懲戒卷宗及（針對個人的）專案調查卷宗	CP
安排或修讀培訓活動的卷宗	5

註：

ａ）有效期屆滿後；

ｂ）結束期屆滿後；

CP：永久保存。

關於文書收發的文件
已發送函件的副本集	3
建議書、報告書、意見書及傳閱文件的副本集	3
已發送函件的簽收簿冊	3
收到的函件及申請的登記簿冊	5
合同登記簿冊	CP
長期執行的職務命令、批示及規定的檔案	CP
社會工作委員會及行政委員會的會議紀錄檔案	CP
澳門社會工作司參與的機關的會議的會議紀錄檔案	CP
無卷宗的一般文書	1
無卷宗的建議書、報告書、意見書及傳閱文件	5
關於服務的設立、運作、變更及撤銷的文件	CP
關於檔案管理的文件	CP

註：CP：永久保存。

關於財產的文件
關於樓宇及住宅的取得、興建或大型修葺的卷宗以及有關的研究報告書	CP
研究及各項特別工作的判給卷宗（ａ）	10
取得、保養及報銷耐用品的卷宗（ｂ）	10
取得各項勞務及非耐用品的卷宗（ｃ）	3
取得資產及勞務的報價卷宗（無判給書）	3
公開拍賣物品的卷宗	10
不動產或動產的租賃合同（ｄ）	10
對外財貨及勞務的申請簿冊	1
內部財貨及勞務的申請書	1
車輛日報表及周報表	3
存貨管理的文件	3
耐用品清冊紀錄	50
關於贈與筆錄的卷宗	CP

註：

ａ）接受判給後；

ｂ）報銷後；

ｃ）完成或交付後；

ｄ）合同終止或解除後。