Nota: Antes da entrada em vigor das tabelas dos prazos de conservação dos arquivos referidas no n.º 1 do artigo 35.º da Lei n.º 3/2023, mantém-se em vigor a presente ordem executiva.
Usando da faculdade conferida pela alínea 4) do artigo 50.º da Lei Básica da Região Administrativa Especial de Macau e nos termos da alínea a) do n.º 1 do artigo 12.º do Decreto-Lei n.º 73/89/M, de 31 de Outubro, o Chefe do Executivo manda publicar a presente ordem executiva:
A presente ordem executiva fixa os prazos de conservação e o destino final dos arquivos administrativos de natureza comum dos órgãos e serviços da Administração Pública da Região Administrativa Especial de Macau, doravante designada por RAEM, constantes da tabela anexa à presente ordem executiva e da qual faz parte integrante.
1. A presente ordem executiva é aplicável aos órgãos e serviços da Administração Pública, incluindo o Gabinete do Chefe do Executivo, os Gabinetes e serviços administrativos de apoio aos titulares dos principais cargos, os fundos autónomos e os institutos públicos.
2. A presente ordem executiva é ainda aplicável às delegações da RAEM sediadas no exterior, salvo disposição da legislação local em contrário.
1. Os procedimentos e formalidades necessários ao cumprimento da presente ordem executiva são definidos por despacho do Secretário para os Assuntos Sociais e Cultura, a publicar no Boletim Oficial da Região Administrativa Especial de Macau, precedendo parecer do Arquivo de Macau.
2. Os órgãos e serviços referidos no artigo anterior devem adoptar as medidas necessárias à execução do despacho referido no número anterior, sem prejuízo do disposto nos respectivos diplomas orgânicos ou estatutos.
1. São revogadas, no que respeita aos prazos de conservação e destino final dos arquivos administrativos de natureza comum, as disposições das Portaria n.º 139/84/M, Portaria n.º 136/85/M, Portaria n.º 9/88/M, Portaria n.º 94/88/M, Portaria n.º 73/89/M, Portaria n.º 178/90/M, Portaria n.º 124/91/M e Portaria n.º 84/92/M.
2. Sem prejuízo do disposto no número anterior, mantêm-se em vigor as disposições das Portarias acima referidas, relativamente aos prazos de conservação e destino final dos arquivos produzidos no âmbito das atribuições e actividades específicas das várias instituições ou serviços a que se referem.
A presente ordem executiva entra em vigor um ano após a data da sua publicação.
14 de Agosto de 2019.
Publique-se.
O Chefe do Executivo, Chui Sai On.
| Classificação | Prazo de conservação |
Destino final | Conteúdo | Observação | ||||
| 00-100 Organização e funcionamento | ||||||||
| 00-101 Organização e estrutura funcional | ||||||||
| 00-101.1 Projectos legislativos | Permanente | Transferência para o Arquivo de Macau | Documentos relativos à elaboração e alteração de leis, regulamentos, ordens executivas, despachos do Chefe do Executivo e dos Secretários, incluindo consultas internas e externas | |||||
| 00-101.2 Estrutura orgânica | Permanente | Transferência para o Arquivo de Macau | Documentos relativos à criação e alteração das estruturas orgânicas | |||||
| 00-102 Planeamento | ||||||||
| 00-102.1 Linhas de Acção Governativa | 15 anos | Eliminação | Revisões e propostas | As Linhas de Acção Governativa arquivadas no Gabinete do Chefe do Executivo são de conservação permanente. | ||||
| 00-102.2 Planos anuais de trabalho | 15 anos | Eliminação | Propostas e planos | |||||
| 00-102.3 Relatórios anuais de trabalho | Permanente | Transferência para o Arquivo de Macau | Relatórios anuais sobre o trabalho efectuado | Os dados recolhidos para a elaboração dos relatórios, os relatórios semestrais, trimestrais e mensais devem ser eliminados após 3 anos de conservação. | ||||
| 00-103 Instruções de funcionamento/Instruções administrativas | ||||||||
| 00-103.1 Pareceres jurídicos | 3 anos após revogação da legislação fundamentadora | Eliminação | Pareceres de entidades externas e pareceres internos, relativos ao funcionamento administrativo | |||||
| 00-103.2 Despachos de superiores | 3 anos depois de serem substituídos ou revogados | Eliminação | Despachos do Chefe do Executivo e do Secretário que tutela a área respectiva, relativos ao funcionamento geral | No caso de envolverem funções principais dos respectivos serviços, os despachos devem ser arquivados nos processos a que respeitem. | ||||
| 00-103.3 Despachos | 5 anos depois de serem substituídos ou revogados | Eliminação | Despachos da direcção | |||||
| 00-103.4 Ordens de serviço | 5 anos depois de serem substituídas ou revogadas | Eliminação | Ordens de serviço da direcção | |||||
| 00-103.5 Normas | 5 anos depois de serem substituídas ou revogadas | Eliminação | Normas internas e normas emitidas por outros serviços, nomeadamente pela Direcção dos Serviços de Administração e Função Pública, pela Direcção dos Serviços de Finanças e pelo Gabinete para a Protecção de Dados Pessoais | |||||
| 00-104 Reuniões dos Conselhos de organismos autónomos | Permanente | Transferência para o Arquivo de Macau | Convocatórias e actas de reuniões dos Conselhos administrativo, fiscal e consultivo de organismos autónomos | |||||
| 00-105 Reuniões de direcção e chefia | Permanente | Transferência para o Arquivo de Macau | Convocatórias e actas de reuniões ordinárias ou extraordinárias | |||||
| 00-106 Conselhos, conselhos consultivos, grupos de trabalho | Reuniões com participação de representantes de diversos serviços governamentais e participantes externos, cuja documentação deve ser gerida pela presidência ou pelo secretariado. Caso se tratem de reuniões de grupos de trabalho internos, a documentação deve ser arquivada nos processos a que respeitem. | Os serviços coordenadores devem conservar permanentemente a documentação e os restantes membros devem conservá-la no prazo por si fixado. | ||||||
| 00-106.1 Convocatórias e actas | Permanente | Transferência para o Arquivo de Macau | Nomeações, convocatórias e actas de reuniões | |||||
| 00-106.2 Documentos preparatórios das reuniões | 3 anos | Eliminação | Documentos relativos ao apoio logístico, a contactos e administrativos | |||||
| 00-107 Modernização e reforma administrativa | ||||||||
| 00-107.1 Optimização dos procedimentos administrativos | 10 anos | Eliminação | Planos, directivas, documentos de execução e relatórios, incluindo os critérios de certificação, designadamente as normas ISO | |||||
| 00-107.2 Avaliação do grau de satisfação do utente | ||||||||
| 00-107.2.1 Questionários | 5 anos | Eliminação | Questionários preenchidos pelos cidadãos | |||||
| 00-107.2.2 Qutros documentos | 10 anos | Eliminação | Planos, documentos de execução e relatórios | |||||
| 00-107.3 Cartas de Qualidade | 10 anos | Eliminação | Planos, documentos de execução e relatórios | |||||
| 00-107.4 Reclamações e sugestões | 10 anos | Eliminação | Reclamações e sugestões dos cidadãos relativamente aos serviços públicos | |||||
| 00-108 Controlos e auditorias | ||||||||
| 00-108.1 Controlo orçamental | ||||||||
| 00-108.1.1 Controlo interno | 5 anos | Eliminação | Execução de mecanismos de controlo interno dos serviços nos termos do disposto nos artigos 80.º do Regulamento Administrativo n.º 6/2006 (Regime de administração financeira pública) e 48.º do Regulamento Administrativo n.º 2/2018 (Regulamentação da Lei de enquadramento orçamental), incluindo nomeações, planos, actas de reuniões, relatórios de avaliação e medidas de aperfeiçoamento | |||||
| 00-108.1.2 Direcção dos Serviços de Finanças | 5 anos | Eliminação | Execução de auditorias internas nos termos do disposto nos artigos 81.º do Regulamento Administrativo n.º 6/2006 (Regime de administração financeira pública) e 91.º do Regulamento Administrativo n.º 2/2018 (Regulamentação da Lei de enquadramento orçamental), incluindo os relatórios de auditorias recebidas da Direcção dos Serviços de Finanças e as posteriores medidas de aperfeiçoamento | |||||
| 00-108.2 Auditorias do Comissariado da Auditoria | 10 anos | Eliminação | Correspondência e documentação trocada, relatórios de auditoria, respostas e medidas de aperfeiçoamento | |||||
| 00-109 Gestão íntegra | ||||||||
| 00-109.1 Registo de recepção de lembranças e presentes | 10 anos após despacho superior | Eliminação | Informações e relatórios sobre aceitação de lembranças e presentes | |||||
| 00-109.2 Declaração de bens patrimoniais e interesses | 1 ano | Eliminação | Troca de correspondência e cópias de avisos | Não se arquivam nos processos individuais. | ||||
| 00-110 Interpelações de deputados | 10 anos | Eliminação | Respostas a interpelações escritas de deputados da Assembleia Legislativa | |||||
| 00-200 Gestão de Recursos Humanos | ||||||||
| 00-201 Recrutamento | ||||||||
| 00-201.1 Planeamento | 10 anos | Eliminação | Planos e relatórios de gestão de recursos humanos | |||||
| 00-201.2 Concursos e outros processos de recrutamento | 5 anos após o termo dos processos | Eliminação | Despachos de autorização de realização de concursos, avisos de abertura, listas provisórias, definitivas e classificativas, enunciados de testes, actas de reuniões, recursos, notificações de nomeação e de provimento por contrato, declarações de aceitação/não aceitação, desistências de ingresso por parte do interessado após o despacho de nomeação ou de autorização de provimento por contrato, etc | |||||
| 00-201.2.1 Processos de admissão a concurso dos candidatos | 2 anos após o termo dos processos | Eliminação | Processos de admissão a concurso dos candidatos | Conforme o disposto no n.º 2 do artigo 53.º do Regulamento Administrativo n.º 14/2016 (Recrutamento, selecção e formação para efeitos de acesso dos trabalhadores dos serviços públicos). | ||||
| 00-201.3 Candidaturas a emprego | 1 ano | Eliminação | Candidaturas por iniciativa do candidato, curriculum vitae e formulários de inscrição | |||||
| 00-202 Gestão de dados dos trabalhadores | ||||||||
| 00-202.1 Processos individuais dos trabalhadores | 50 anos após a cessação de funções | A decidir pelo Arquivo de Macau após o prazo de conservação | Processos instruídos para pessoal dos quadros, em comissão de serviço, em regime de contrato administrativo de provimento e em regime de contrato individual de trabalho | |||||
| 00-202.2 Processos individuais de trabalhadores com contrato de curta duração | 5 anos após a cessação de funções | Eliminação | Processos instruídos para estagiários e trabalhadores em regime de tempo parcial | |||||
| 00-202.3 Dados sobre os recursos humanos da administração pública | 3 anos | Eliminação | Os dados que devem ser comunicados à Direcção dos Serviços de Administração e Função Pública, nos termos do artigo 39.º do Estatuto dos Trabalhadores da Administração Pública de Macau e do artigo 3.º do Regulamento Administrativo n.º 14/2016 (Recrutamento, selecção e formação para efeitos de acesso dos trabalhadores dos serviços públicos) | |||||
| 00-202.4 Listas de trabalhadores | 10 anos | Eliminação | Boletins internos relativos à gestão de recursos humanos | |||||
| 00-202.5 Termos de posse | 50 anos | Eliminação | Nos termos do artigo 35.º do Estatuto dos Trabalhadores da Administração Pública de Macau, os originais dos termos de posse destinam-se ao arquivo do serviço e uma cópia aos processos individuais e outra cópia aos trabalhadores | |||||
| 00-203 Formação | ||||||||
| 00-203.1 Planeamento e revisão | 10 anos | Eliminação | Planos, relatórios e sumários dos cursos | |||||
| 00-203.2 Acções de formação | Inclui documentos relativos a seminários, palestras, cursos e workshops, os quais podem ser arquivados conforme as entidades organizadoras ou os assuntos. Fixam-se dois prazos de conservação, consoante a natureza dos cursos de formação. Após o termo dos cursos, os certificados obtidos devem ser arquivados nos processos individuais | |||||||
| 00-203.2.1 Acções de formação (I) | 5 anos | Eliminação | Acções de formação sem relação com as funções | |||||
| 00-203.2.2 Acções de formação (II) | 10 anos | Eliminação | Acções de formação de acesso com relação directa ou indirecta com as funções | |||||
| 00-204 Direitos, deveres e regalias | ||||||||
| 00-204.1 Tabelas remuneratórias | 50 anos | Eliminação | Tabelas remuneratórias dos trabalhadores, criadas a partir do cálculo da remuneração | |||||
| 00-204.2 Cálculo de remunerações | 10 anos | Eliminação | Documentos resultantes do cálculo das remunerações, subsídios, bonificações e descontos | Os pedidos de subsídios devem ser arquivados nos processos individuais. | ||||
| 00-204.3 Assiduidade dos trabalhadores | 5 anos | Eliminação | Registos de assiduidade, prestação de serviço externo, atrasos, ausências por motivo pessoal e consultas médicas | |||||
| 00-204.4 Regime especial de horários de trabalho | 5 anos após caducidade | Eliminação | Documentos criados ao abrigo dos artigos 79.º-B, 79.º-D e 79.º-F do Estatuto dos Trabalhadores da Administração Pública de Macau | |||||
| 00-204.5 Trabalho extraordinário | 10 anos | Eliminação | Aprovação de horas extraordinárias, propostas de pagamento, compensações horárias ou pecuniárias | |||||
| 00-204.6 Férias e faltas | Os documentos que afectam a contagem de antiguidade devem ser arquivados nos processos individuais. | |||||||
| 00-204.6.1 Férias e faltas | 5 anos | Eliminação | Mapas anuais de férias, participação de faltas e férias, e tabelas de controlo de férias | |||||
| 00-204.6.2 Faltas por doença | 10 anos | Eliminação | Atestados médicos, declarações de internamento e convalescença, declarações da Junta de Saúde, requerimentos de recuperação do vencimento de exercício resultantes das faltas por doença | |||||
| 00-204.6.3 Licenças especiais | 10 anos | Eliminação | Requerimentos e documentos comprovativos de despesas | |||||
| 00-204.7 Plano de exames médicos para trabalhadores dos serviços públicos | 3 anos | Eliminação | Correspondência e avisos internos | |||||
| 00-205 Avaliação de desempenho | As fichas de auto-avaliação, os mapas resumo das reuniões de avaliação e as fichas de notação devem ser arquivados nos processos individuais. | |||||||
| 00-205.1 Designação dos notadores e reuniões de notadores | 15 anos | Eliminação | Despachos da direcção e resumos das reuniões de notadores | |||||
| 00-205.2 Comissão Paritária | 3 anos | Eliminação | Despachos de nomeação dos membros, documentos de eleições e listas de membros | |||||
| 00-205.3 Questionários de avaliação do pessoal de chefia | Até ao termo do processo | Eliminação | Questionários para emissão de opiniões do pessoal subordinado sobre o desempenho das chefias | |||||
| 00-205.4 Relatório anual de avaliação | 5 anos | Eliminação | Relatórios anuais de avaliação a remeter à Direcção dos Serviços de Administração e Função Pública, nos termos do artigo 24.º do Regulamento Administrativo n.º 31/2004 (Regime geral de avaliação do desempenho dos trabalhadores da Administração Pública) | |||||
| 00-206 Responsabilidade disciplinar | Os documentos integrados nesta classificação são documentos resultantes dos diversos procedimentos de apuramento de responsabilidade disciplinar previstos no Título VI do Estatuto dos Trabalhadores da Administração Pública de Macau, incluindo, mas não se limitando aos documentos de instrução, investigação, acusação, aplicação de penas, reclamações, recursos, autos de participações, queixas, provas, relatórios de investigação e decisões | Nos termos dos artigos 300.º e 349.º do Estatuto dos Trabalhadores da Administração Pública de Macau, os documentos relativos às penas e à reabilitação devem ser arquivados nos processos individuais. | ||||||
| 00-206.1 Processos (I) | 10 anos | Eliminação | Arquivados sem acusação ou em que a acusação foi julgada improcedente | |||||
| 00-206.2 Processos (II) | 50 anos | Eliminação | Processos em que a acusação foi julgada procedente, resultando em condenação, sejam processos comuns ou especiais | |||||
| 00-207 Acidentes em serviço | ||||||||
| 00-207.1 Acidentes em serviço | 5 anos | Eliminação | Autos de notícia, declarações de incapacidade e declarações da Junta de Saúde resultantes dos procedimentos previstos nos artigos 110.º a 120.º do Estatuto dos Trabalhadores da Administração Pública de Macau. Esta classificação aplica-se somente aos sinistrados cujo período de incapacidade não ultrapasse os 60 dias. Caso se verifiquem as situações previstas nos artigos 117.º a 119.º do Estatuto dos Trabalhadores da Administração Pública de Macau, os documentos devem ser arquivados nos processos individuais dos sinistrados. | Nos termos do n.º 2 do artigo 113.º do Estatuto dos Trabalhadores da Administração Pública de Macau, a cópia do auto de notícia deve ser arquivada nos processos individuais dos sinistrados. | ||||
| 00-207.2 Aquisição de seguros | 5 anos | Eliminação | Apólices e cópias de propostas relativas à aquisição de seguros | |||||
| 00-207.3 Indemnizações de seguros | 5 anos após o termo dos processos de indemnizações | Eliminação | Apólices, pedidos de indemnização e documentos relativos à investigação do acidente | |||||
| 00-208 Regimes de protecção social | ||||||||
| 00-208.1 Regime de aposentação e sobrevivência | ||||||||
| 00-208.1.1 Correspondência | 5 anos | Eliminação | Correspondência e avisos | |||||
| 00-208.1.2 Antiguidade | 15 anos | Eliminação | Listas de antiguidade | |||||
| 00-208.2 Regime de previdência dos trabalhadores dos serviços públicos | ||||||||
| 00-208.2.1 Correspondência | 5 anos | Eliminação | Correspondência e avisos | |||||
| 00-208.2.2 Contagem do tempo de contribuição | 15 anos | Eliminação | Registos de contribuições do Governo da RAEM e mapas anuais de tempo de contribuição dos trabalhadores dos serviços públicos | |||||
| 00-208.3 Regime de segurança social | 5 anos | Eliminação | Documentos resultantes do tratamento das contribuições obrigatórias e facultativas, incluindo boletins de matrícula do empregador, mapas-guia de pagamento das contribuições do empregador, documentos resultantes de cobrança coerciva e de infracções administrativas. As declarações de pedidos de contribuições e de contribuições retroactivas devem ser arquivadas nos processos individuais. | |||||
| 00-209 Recolha de opiniões internas | 10 anos | Eliminação | Opiniões dos trabalhadores dos serviços e posteriores medidas tomadas para melhoramento | |||||
| 00-210 Prémios por actividades e concursos | 20 anos | Eliminação | Documentos criados ao abrigo do artigo 257.º-A do Estatuto dos Trabalhadores da Administração Pública de Macau | |||||
| 00-300 Gestão financeira | ||||||||
| 00-301 Planeamento orçamental | 10 anos | Eliminação | Instruções e directivas para a elaboração de orçamentos, documentos de estimativas orçamentais, e planos anuais de actividades que, nos termos legais, devem ser apresentados | |||||
| 00-302 Alterações orçamentais e orçamentos suplementares | ||||||||
| 00-302.1 Alterações orçamentais | 10 anos | Eliminação | Documentos criados ao abrigo dos artigos 41.º a 44.º do Regulamento Administrativo n.º 6/2006 (Regime de administração financeira pública) e 52.º a 54.º do Regulamento Administrativo n.º 2/2018 (Regulamentação da Lei de enquadramento orçamental) | |||||
| 00-302.2 Orçamentos suplementares | 10 anos | Eliminação | Documentos criados ao abrigo do artigo 42.º do Regulamento Administrativo n.º 6/2006 (Regime de administração financeira pública) | |||||
| 00-303 Despesas | ||||||||
| 00-303.1 Despesas orçamentais do PIDDA (Plano de Investimentos e Despesas de Desenvolvimento da Administração) | 10 anos após as contas finais | Eliminação | Propostas, consultas escritas, facturas, recibos e propostas de despesas podem ser arquivados por classificação económica | |||||
| 00-303.2 Despesas orçamentais de funcionamento | 10 anos após as contas finais | Eliminação | Propostas, consultas escritas, facturas, recibos e propostas de despesas podem ser arquivados por classificação económica | |||||
| 00-303.3 Despesas do orçamento privativo dos organismos autónomos | 10 anos após as contas finais | Eliminação | Propostas, consultas escritas, facturas, recibos e propostas de despesas podem ser arquivados por classificação económica | |||||
| 00-304 Fundos permanentes | 10 anos | Eliminação | Documentos criados ao abrigo dos artigos 56.º a 59.º do Regulamento Administrativo n.º 2/2018 (Regulamentação da Lei de enquadramento orçamental) | |||||
| 00-305 Restituições e reposições | 10 anos | Eliminação | Propostas e documentos relativos a restituições e reposições | |||||
| 00-306 Receitas | ||||||||
| 00-306.1 Receitas próprias | 10 anos | Eliminação | Documentos resultantes de registo das receitas cobradas ao abrigo dos artigos 58.º a 64.º do Regulamento Administrativo n.º 6/2006 (Regime de administração financeira pública) e 72.º a 78.º do Regulamento Administrativo n.º 2/2018 (Regulamentação da Lei de enquadramento orçamental) | |||||
| 00-306.2 Receitas consignadas | 10 anos | Eliminação | Documentos resultantes de registo das receitas cobradas ao abrigo dos artigos 58.º a 64.º do Regulamento Administrativo n.º 6/2006 (Regime de administração financeira pública) e 72.º a 78.º do Regulamento Administrativo n.º 2/2018 (Regulamentação da Lei de enquadramento orçamental) | |||||
| 00-306.3 Comparticipações | 10 anos | Eliminação | Documentos resultantes de registo das receitas cobradas ao abrigo dos artigos 58.º a 64.º do Regulamento Administrativo n.º 6/2006 (Regime de administração financeira pública) e 72.º a 78.º do Regulamento Administrativo n.º 2/2018 (Regulamentação da Lei de enquadramento orçamental) | |||||
| 00-306.4 Transferências orçamentais | 10 anos | Eliminação | Documentos resultantes de registo das receitas cobradas ao abrigo dos artigos 58.º a 64.º do Regulamento Administrativo n.º 6/2006 (Regime de administração financeira pública) e 72.º a 78.º do Regulamento Administrativo n.º 2/2018 (Regulamentação da Lei de enquadramento orçamental) | |||||
| 00-306.5 Receitas creditícias e saldos de gerência | 3 anos após a conclusão das transacções a que respeitam | Eliminação | Documentos resultantes de registo das receitas cobradas ao abrigo dos artigos 58.º a 64.º do Regulamento Administrativo n.º 6/2006 (Regime de administração financeira pública) e 72.º a 78.º do Regulamento Administrativo n.º 2/2018 (Regulamentação da Lei de enquadramento orçamental) | |||||
| 00-307 Operações de Tesouraria | 3 anos após a conclusão de transacções a que respeitam | Eliminação | Documentos resultantes de registo das operações de tesouraria ao abrigo dos artigos 84.º a 90.º do Regulamento Administrativo n.º 6/2006 (Regime de administração financeira pública) e 85.º a 89.º do Regulamento Administrativo n.º 2/2018 (Regulamentação da Lei de enquadramento orçamental) | |||||
| 00-308 Gestão | ||||||||
| 00-308.1 Controlo de execução orçamental | 5 anos | Eliminação | Mapas de controlo de execução orçamental e de liquidação | |||||
| 00-308.2 Contas finais | 15 anos | Eliminação | Contas finais a submeter à aprovação da tutela competente, ao abrigo dos artigos 76.º do Regulamento Administrativo n.º 6/2006 (Regime de administração financeira pública) e 90.º do Regulamento Administrativo n.º 2/2018 (Regulamentação da Lei de enquadramento orçamental) | |||||
| 00-308.3 Relatórios anuais sobre a gestão efectuada e de actividades | 15 anos | Eliminação | Relatórios anuais sobre a gestão efectuada e de actividades, a remeter à Direcção dos Serviços de Finanças, nos termos do disposto no n.º 2 do artigo 4.º do Regulamento Administrativo n.º 6/2006 (Regime de administração financeira pública) e no n.º 2 do artigo 5.º do Regulamento Administrativo n.º 2/2018 (Regulamentação da Lei de enquadramento orçamental) | |||||
| 00-308.4 Relatórios a submeter ao Comissariado da Auditoria | 15 anos | Eliminação | Contas de gerência, elementos contabilísticos e de gestão financeira e saldos das operações de tesouraria a remeter ao Comissariado da Auditoria ao abrigo do Despacho do Comissário da Auditoria n.º 2/2012 (Redefine a composição dos elementos contabilísticos essenciais e as instruções para a elaboração dos documentos a entregar pelos serviços públicos para efeitos de auditoria) | |||||
| 00-309 Demonstrações financeiras | 50 anos | A decidir pelo Arquivo de Macau após o prazo de conservação | Livros-razão, balancetes, demonstrações de resultados, balanços, etc., na sequência de escrituração | |||||
| 00-400 Gestão de bens e de recursos materiais | ||||||||
| 00-401 Gestão de bens | ||||||||
| 00-401.1 Aquisição e locação de bens | ||||||||
| 00-401.1.1 Imóveis | 5 anos após o termo da utilização | Eliminação | Documentos resultantes de aquisição, arrendamento, doação ou transferência de bens, bem como plantas e relatórios resultantes de reparações | |||||
| 00-401.1.2 Móveis | 5 anos após abate à carga | Eliminação | Documentos resultantes de aquisição, aluguer, doação ou transferência de bens | |||||
| 00-401.1.3 Bens de conservação permanente | Permanente | Transferência para o Arquivo de Macau | Documentos resultantes de aquisição, doação ou transferência de bens (móveis e imóveis) | |||||
| 00-401.2 Inventário de bens | 5 anos após actualização | Eliminação | Inventários de bens móveis e imóveis | |||||
| 00-401.3 Abate à carga | 10 anos | Eliminação | Autos e propostas de abate à carga remetidas pelas subunidades e organismos dependentes | |||||
| 00-402 Utilização e manutenção de instalações | ||||||||
| 00-402.1 Bens duradouros | ||||||||
| 00-402.1.1 Manutenção e reparação | 5 anos | Eliminação | Contratos e relatórios de manutenção e de reparação | Os manuais de instruções e guias de instalação de equipamento podem ser eliminados após o abate à carga do respectivo equipamento. | ||||
| 00-402.2 Veículos | ||||||||
| 00-402.2.1 Utilização | 3 anos | Eliminação | Relações dos utilizadores de veículo próprio, previsões de consumos de combustível, mapas mensais de consumo de combustível, requisições de combustível, registos de cadastro, boletins diários de serviço e relatórios de acidentes | |||||
| 00-402.2.2 Manutenção e reparação | 5 anos | Eliminação | Avisos e relatórios de inspecções anuais, requerimentos de manutenção não diária e de reparação, relatórios de controlo da qualidade técnica das reparações | |||||
| 00-402.2.3 Aquisição de seguros | 5 anos | Eliminação | Apólices e cópias de propostas relativas à aquisição de seguros | Caso se verifiquem acidentes de viação de onde resultem danos físicos para os condutores e que sejam definidos como acidentes de trabalho, os documentos relativos aos mesmos devem ser remetidos para a classificação 00-207. | ||||
| 00-402.2.4 Indemnizações de seguros | 5 anos após o termo dos processos de indemnizações | Eliminação | Apólices, pedidos de indemnização e documentos relativos à investigação do acidente | |||||
| 00-402.3 Bens imóveis | ||||||||
| 00-402.3.1 Manutenção e reparação | 5 anos | Eliminação | Documentos resultantes de manutenção de instalações, designadamente dos sistemas de fornecimento de electricidade e de água | Peças desenhadas e relatórios das reparações de maior dimensão são remetidos para a classificação 00-401.1.1. | ||||
| 00-402.3.2 Segurança e limpeza | 3 anos | Eliminação | Dados do pessoal de segurança, registos de patrulha, registos de emergências (tais como inundações e furtos), registos de diversos sistemas de segurança, relatórios de limpeza, etc. | |||||
| 00-402.3.3 Aquisição de seguros | 5 anos | Eliminação | Apólices e cópias de propostas relativas à aquisição de seguros contra incêndios, inundações, furtos e de responsabilidade civil | |||||
| 00-402.3.4 Indemnizações de seguros | 5 anos após o termo dos processos de indemnizações | Eliminação | Apólices, pedidos de indemnização e documentos relativos à investigação do acidente | |||||
| 00-402.3.5 Sistema de prevenção contra incêndios | 5 anos | Eliminação | Relatórios de exames de equipamento e relatórios de incêndios | |||||
| 00-402.3.6 Contratos de prestação de serviços | 5 anos | Eliminação | Contratos de prestação de serviços de fornecimento de água, de electricidade, de segurança, de limpeza, de seguros e de prevenção contra incêndios | |||||
| 00-403 Gestão de recursos materiais | 3 anos | Eliminação | Requerimentos, distribuição e inventários de recursos materiais | |||||
| 00-500 Gestão de equipamentos informáticos | ||||||||
| 00-501 Aquisição | ||||||||
| 00-501.1 Hardware | 3 anos após abate à carga | Eliminação | Documentos de recepção de equipamentos | |||||
| 00-501.2 Software | 3 anos após o termo da utilização ou da caducidade das licenças | Eliminação | Licenças de utilização, dados sobre registo e actualização, nos termos do disposto na alínea 2) do n.º 3 do Despacho do Chefe do Executivo n.º 54/2000 (Respeitante à licença de utilização para a instalação de programas de computador nos equipamentos informáticos pertencentes a entidades públicas da RAEM) | |||||
| 00-501.3 Prestações de serviços | 5 anos após o termo | Eliminação | Acordos de cooperação, contratos de serviços de aluguer e correspondência | |||||
| 00-502 Gestão de projectos informáticos | 5 anos após o termo da utilização | Eliminação | Documentos sobre investigação preliminar, planos de projecto, de implementação, de testes e de recepção resultantes de desenvolvimento de projectos informáticos | |||||
| 00-503 Desenvolvimento de sistemas | 5 anos após o termo da utilização | Eliminação | Documentos relativos às necessidades dos utentes, à definição de funcionalidades e não funcionalidades, à análise do sistema, concepção técnica, planeamento de necessidades e das condições de funcionamento, relatórios de testes, manuais do utente, de exploração e de instruções, entre outros, resultantes do processo de desenvolvimento ou da disposição de equipamentos | |||||
| 00-504 Manutenção e apoio técnico | ||||||||
| 00-504.1 Hardware | 3 anos após abate à carga | Eliminação | Documentos de manutenção e apoio técnico | |||||
| 00-504.2 Software | 3 anos após o termo da utilização ou da caducidade das licenças | Eliminação | Documentos de manutenção e apoio técnico | |||||
| 00-504.3 Segurança informática e auditoria | ||||||||
| 00-504.3.1 Segurança informática | ||||||||
| 00-504.3.1.1 Directivas | 5 anos após o termo da utilização do sistema | Eliminação | Directivas, códigos de práticas, avisos e declarações | |||||
| 00-504.3.1.2 Documentos de operações | 5 anos após o termo da utilização do sistema | Eliminação | Identificação de utilizadores, palavras-passe, pedidos de definições de permissões de uso | |||||
| 00-504.3.2 Relatórios de incidentes e recuperação | 5 anos após o termo da utilização do sistema | Eliminação | Relatórios de incidentes e avaliação do sistema e dos equipamentos | |||||
| 00-505 Governo Electrónico | ||||||||
| 00-505.1 Desenvolvimento e planeamento | 15 anos | Eliminação | Relatórios de consultoria e de pesquisa elaborados para a implementação do Governo Electrónico | |||||
| 00-505.2 Inquéritos e estatísticas | 15 anos | Eliminação | Inquéritos e relatórios estatísticos realizados para a implementação do Governo Electrónico | |||||
| 00-600 Gestão de arquivos e de documentação | ||||||||
| 00-601 Gestão de arquivos | ||||||||
| 00-601.1 Transferência para arquivo | 10 anos | Eliminação | Registos de entrada de ficheiros nos arquivos dos serviços | |||||
| 00-601.2 Inventário de arquivos | 5 anos após a actualização | Eliminação | Registos dos ficheiros existentes nos arquivos dos serviços | |||||
| 00-601.3 Classificação e prazos de conservação | Permanente | Conservados pelos próprios serviços | Tabelas de classificação, de prazos de conservação e demais documentos produzidos durante a elaboração das mesmas | |||||
| 00-601.4 Acesso | 1 ano após a eliminação do arquivo | Eliminação | Registos de movimentos de entradas e saídas de ficheiros do arquivo dos serviços | |||||
| 00-601.5 Transferência de suporte | Despachos, directivas e registos internos de transferência de suporte de ficheiros | |||||||
| 00-601.5.1 Transferência de suporte (I) | 5 anos | Eliminação | Os documentos acima referidos são arquivados na presente classificação, caso a transferência do suporte de ficheiros não se destine à conservação a longo prazo ou à substituição do original. | |||||
| 00-601.5.2 Transferência de suporte (II) | Permanente | Conservados pelos próprios serviços | Os documentos acima referidos são arquivados na presente classificação, caso a transferência do suporte de ficheiros se destine à conservação a longo prazo ou à substituição do original. | |||||
| 00-601.6 Eliminação e transferência | 50 anos | Eliminação | Registos de eliminações e de transferências de arquivos para o Arquivo de Macau | |||||
| 00-602 Gestão de documentação | ||||||||
| 00-602.1 Aquisição | 3 anos | Eliminação | Registos de aquisições, trocas e doações | |||||
| 00-602.2 Catalogação | Conservação da versão mais actualizada | Eliminação | Directivas e catálogos | |||||
| 00-602.3 Serviço de referência | 3 anos | Eliminação | Registos de serviços prestados e registos de empréstimos de documentação e de sua devolução | |||||
| 00-602.4 Inutilização | 3 anos | Eliminação | Registos de documentação inutilizada | O procedimento de eliminação é conforme ao constante na classificação 00--401.3, caso estejam envolvidos bens registados no inventário. | ||||
| 00-700 Gestão administrativa geral | ||||||||
| 00-701 Documentos oficiais | ||||||||
| 00-701.1 Correspondência enviada | ||||||||
| 00-701.1.1 Ofícios | 5 anos | Eliminação | Cópias de ofícios enviados | No caso de os mesmos estarem relacionados com as funções principais dos próprios serviços, devem integrar os arquivos funcionais. | ||||
| 00-701.1.2 Notas internas | 5 anos | Eliminação | Cópias de notas internas emitidas, incluindo circulares e avisos | No caso de as mesmas estarem relacionadas com as funções principais dos próprios serviços, devem integrar os arquivos funcionais. | ||||
| 00-701.1.3 Faxes | 5 anos | Eliminação | Faxes emitidos | No caso de os mesmos estarem relacionados com as funções principais dos próprios serviços, devem integrar os arquivos funcionais. | ||||
| 00-701.2 Correspondência recebida | ||||||||
| 00-701.2.1 Ofícios | 5 anos | Eliminação | Ofícios recebidos | No caso de os mesmos estarem relacionados com as funções principais dos próprios serviços, devem integrar os arquivos funcionais. | ||||
| 00-701.2.2 Notas internas | 5 anos | Eliminação | Notas internas recebidas | No caso de as mesmas estarem relacionadas com as funções principais dos próprios serviços, devem integrar os arquivos funcionais. | ||||
| 00-701.2.3 Faxes | 5 anos | Eliminação | Faxes recebidos | No caso de os mesmos estarem relacionadas com as funções principais dos próprios serviços, devem integrar os arquivos funcionais. | ||||
| 00-701.3 Propostas/Informações/ /Planos/Pareceres |
5 anos | Eliminação | Cópias de propostas elaboradas pelos serviços | As propostas despachadas devem integrar os arquivos funcionais. | ||||
| 00-702 Registos de recepção | 3 anos | Eliminação | Registos de recepção, registos de rastreamento de documentos e guias de entrega | |||||
| 00-703 Requerimentos internos | ||||||||
| 00-703.1 Requisições de serviços | 3 anos | Eliminação | Requisições internas, tais como de tradução, de interpretação, de reparação de instalações de água, do sistema de electricidade e de mobiliário, etc. | |||||
| 00-704 Formulários de notificação | 3 anos | Eliminação | Formulários submetidos superiormente | |||||
| 00-705 Relações Públicas | 3 anos | Eliminação | Convites, listas de correio ou de distribuição, avisos para acompanhamento de visitas, requisições internas de lembranças, discursos, etc. | |||||
| 00-706 Respostas a consultas | 5 anos | Eliminação | Respostas a consultas de outros serviços públicos | |||||