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REGIÃO ADMINISTRATIVA ESPECIAL DE MACAU

COMISSARIADO DA AUDITORIA

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Despacho do Comissário da Auditoria n.º 2/2019

Conforme atribuições previstas na Lei n.º 11/1999, o Comissariado da Auditoria procede à auditoria financeira anual sobre a Conta Geral da Região Administrativa Especial de Macau, a conta central e as contas de gerência dos serviços com autonomia administrativa e dos serviços e organismos autónomos. Com a entrada em vigor da Lei n.º 15/2017 (Lei de enquadramento orçamental), publicada em 28 de Agosto de 2017, do Regulamento Administrativo n.º 2/2018 (Regulamentação da Lei de enquadramento orçamental), publicado em 5 de Fevereiro de 2018, bem como as «Regras para a composição e a elaboração da conta geral» e as «Regras para a elaboração do relatório sobre a execução do orçamento» aprovadas pelo Despacho do Chefe do Executivo n.º 275/2018, publicado em 11 de Dezembro de 2018, as «Regras de escrituração dos organismos especiais» aprovadas pelo Despacho do Chefe do Executivo n.º 294/2018, publicado em 27 de Dezembro de 2018, as «Regras para operações de tesouraria e regras para a elaboração das contas» (alteradas pelo Despacho do Chefe do Executivo n.º 117/2019, publicado em 15 de Julho de 2017) aprovadas pelo Despacho do Chefe do Executivo n.º 308/2018, publicado em 31 de Dezembro de 2018, a «Estrutura da Classificação Económica das Receitas e das Despesas Públicas» (alterada pelo Despacho do Secretário para a Economia e Finanças n.º 78/2018, publicado em 14 de Novembro de 2018), a «Estrutura da Classificação Funcional das Despesas Públicas», a «Estrutura da Classificação Orgânica» e a «Estrutura da Classificação dos Elementos do Balanço» aprovadas pelo Despacho do Secretário para a Economia e Finanças n.º 63/2018, publicado em 19 de Junho de 2018, implicaram a modificação das informações contabilísticas que os serviços e organismos públicos devem preparar e apresentar. Em resultado, torna-se necessário redefinir a composição dos elementos contabilísticos essenciais e as instruções para a elaboração dos documentos a entregar pelos serviços e organismos públicos para efeitos de auditoria. Para além de permitir que o Comissariado da Auditoria possa cumprir as suas atribuições, as novas disposições visam ainda a maior utilização das tecnologias de informação e comunicação no apoio aos trabalhos de auditoria, tendo por objectivo responder ao desenvolvimento da administração financeira pública da Região Administrativa Especial de Macau, doravante designada por RAEM, e tornar a auditoria mais eficaz.

Nestes termos,

Usando da faculdade conferida pelo artigo 64.º da Lei Básica da Região Administrativa Especial de Macau, ao abrigo dos artigos 3.º, 5.º, 6.º e 7.º da Lei n.º 11/1999, o Comissário da Auditoria manda:

1. A Direcção dos Serviços de Finanças e a Autoridade Monetária de Macau, doravante designadas, respectivamente, por DSF e por AMCM, devem remeter ao Comissariado da Auditoria, seguindo o prazo abaixo indicado, as peças contabilísticas e os elementos de gestão financeira do ano económico anterior, de acordo com a «Documentação complementar da Conta Geral da Região Administrativa Especial de Macau», que constitui o Anexo I, que integra o presente despacho:

1) Até 28 de Fevereiro, a DSF deve remeter os documentos indicados na subalínea (1) da alínea 1) do n.º 3 do Anexo I, e até 31 de Maio, os demais documentos indicados na alínea 1) do n.º 1, nos n.os 2 e 3, com excepção dos documentos referidos na subalínea (1) da alínea 1) do n.º 3 do mesmo Anexo.

2) Até 15 de Abril, a AMCM deve remeter os documentos indicados na alínea 2) do n.º 1 do Anexo I.

2. A DSF, os serviços com autonomia administrativa, os serviços integrados e os bancos agentes devem remeter ao Comissariado da Auditoria, seguindo o prazo abaixo indicado, a conta central, as peças contabilísticas e os elementos de gestão financeira do ano económico anterior, de acordo com a «Organização e documentação da conta central da Região Administrativa Especial de Macau», que constitui o Anexo II, que integra o presente despacho:

1) Até 15 de Abril, a DSF deve remeter os documentos indicados no n.º 1 do Anexo II.

2) Até 15 de Abril, os serviços com autonomia administrativa devem remeter os documentos indicados no n.º 2 do Anexo II.

3) Até 31 de Março, os serviços integrados devem remeter os documentos indicados no n.º 3 do Anexo II.

4) Até 15 de Abril, os bancos agentes devem remeter os documentos indicados no n.º 4 do Anexo II.

3. Os serviços e organismos autónomos, com excepção dos organismos especiais, devem remeter ao Comissariado da Auditoria, até 15 de Abril de cada ano, a conta de gerência, as peças contabilísticas e os elementos de gestão financeira do ano económico anterior, segundo a «Organização e documentação das contas de gerência dos serviços e organismos autónomos, com excepção dos organismos especiais», que constitui o Anexo III, que integra o presente despacho.

4. Os organismos especiais devem remeter ao Comissariado da Auditoria, até 15 de Abril de cada ano, a conta de gerência, as peças contabilísticas e os elementos de gestão financeira do ano económico anterior, de acordo com a «Organização e documentação das contas de gerência dos organismos especiais», que constitui o Anexo IV, que integra o presente despacho.

5. Os mapas contabilísticos, os documentos comprovativos, os ficheiros electrónicos e documentos entregues nos termos dos anexos que integram o presente despacho devem ser preparados de acordo com as seguintes regras:

1) Os originais dos mapas contabilísticos apresentados pelos serviços e organismos públicos devem ser assinados pelos respectivos responsáveis e confirmados com o selo branco;

2) Os originais dos mapas contabilísticos apresentados e dos documentos comprovativos emitidos por bancos devem ser assinados pelos respectivos responsáveis e confirmados com o selo branco;

3) Os ficheiros electrónicos devem ser apresentados e formatados pelos serviços e organismos públicos e pelos bancos, de acordo com as especificações de dados ou modelos divulgados no sítio do Comissariado da Auditoria;

4) Os ficheiros electrónicos devem ser gravados em disco óptico só de leitura (CD-ROM), confirmado mediante assinatura do responsável, que, em alternativa, pode enviar os ficheiros electrónicos encriptados pela certificação electrónica eSignTrust da Direcção dos Serviços de Correios e Telecomunicações, dispensando-se a entrega das cópias em papel;

5) Os documentos em cópia devem ser autenticados;

6) Quaisquer omissões na entrega dos mapas contabilísticos, documentos comprovativos, ficheiros electrónicos e outros documentos exigidos nos anexos que integram o presente despacho devem ser identificadas numa lista, explicadas e apresentados os fundamentos legais.

6. Caso ocorra a substituição total dos responsáveis dum serviço com autonomia administrativa ou dum serviço ou organismo autónomo durante o ano a que a conta de gerência respeite (por exemplo, a substituição de todos os membros do conselho administrativo), os novos responsáveis devem, no prazo de 45 dias a contar da data de cessação de funções daqueles, entregar no Comissariado da Auditoria a conta de gerência, os mapas contabilísticos e demais elementos de gestão financeira relativos ao período do ano económico gerido pelos substituídos.

7. Caso seja alterado o regime financeiro dum serviço com autonomia administrativa ou dum serviço ou organismo autónomo, os responsáveis devem, no prazo de 45 dias a contar da data da alteração do regime financeiro, entregar no Comissariado da Auditoria a conta de gerência, os mapas contabilísticos e demais elementos de gestão financeira, relativos ao período compreendido entre 1 de Janeiro e o último dia de vigência do regime financeiro alterado.

8. Caso um serviço com autonomia administrativa ou um serviço ou organismo autónomo seja extinto, os responsáveis pela transferência do património devem, no prazo de transferência dos bens previsto na lei, entregar no Comissariado da Auditoria a conta final da execução orçamental, os mapas contabilísticos e os elementos sobre os créditos, as dívidas e a gestão patrimonial, relativos ao período compreendido entre 1 de Janeiro e o dia da extinção.

9. É revogado o Despacho do Comissário da Auditoria n.º 2/2012, publicado no Boletim Oficial da Região Administrativa Especial de Macau n.º 46, I Série, de 12 de Novembro de 2012.

10. O presente despacho entra em vigor no dia seguinte ao da sua publicação.

29 de Outubro de 2019.

O Comissário da Auditoria, Ho Veng On.

ANEXO I

«Documentação complementar da Conta Geral da Região Administrativa Especial de Macau»

1. Conta ordinária integrada da RAEM

1) As especificações de dados ou modelos para os respectivos ficheiros electrónicos podem ser descarregados no sítio do Comissariado da Auditoria, com excepção dos ficheiros electrónicos da conta e do orçamento da reserva financeira:

(1) Dados dos trabalhos referentes à demonstração ordinária integrada de receitas e despesas;

(2) Dados dos trabalhos referentes ao balanço ordinário integrado;

(3) Dados correspondentes às rubricas do balanço ordinário integrado;

(4) Dados correspondentes às notas;

(5) Dados dos trabalhos referentes ao orçamento ordinário integrado.

2) Reserva financeira

(1) Os mapas contabilísticos abaixo indicados são apresentados em original e em ficheiro electrónico:

i) Demonstração de receitas e despesas;

ii) Balanço;

iii) Demonstração das alterações no capital próprio.

(2) O documento comprovativo abaixo indicado é apresentado em original, elaborado de acordo com o respectivo modelo, que pode ser descarregado do sítio do Comissariado da Auditoria:

i) Carta de confirmação bancária em branco, assinada.

(3) Os seguintes documentos são apresentados em ficheiro electrónico. As especificações de dados para os ficheiros electrónicos referentes às sub-subalíneas ii) a iv) podem ser descarregados do sítio do Comissariado da Auditoria:

i) Políticas contabilísticas aplicáveis;

ii) Razão geral;

iii) Balancetes (segundo as classificações do plano de contas privativo);

iv) Contas;

v) Dados de aquisição de activos fixos, activos intangíveis e inventários;

vi) Registo de activos fixos.

(4) Os seguintes documentos são apresentados em cópia:

i) Mapa de reconciliação bancária;

ii) Relatório de auditoria externa (aplicável àqueles que contrataram, no ano económico, instituições de auditoria externa);

iii) Alterações ao respectivo regime jurídico da reserva financeira verificadas durante o período de gerência;

iv) Documento que aprova a conta de gerência.

2. Contas agregadas dos organismos especiais

1) Os seguintes documentos são apresentados em ficheiro electrónico. As especificações de dados ou modelos para os ficheiros electrónicos referentes às subalíneas (1), (2) e (5) podem ser descarregados do sítio do Comissariado da Auditoria:

(1) Dados dos trabalhos referentes à demonstração agregada de receitas e despesas;

(2) Dados dos trabalhos referentes ao balanço agregado;

(3) Dados dos trabalhos referentes à demonstração agregada dos fluxos de caixa;

(4) Dados dos trabalhos referentes à demonstração agregada das alterações no capital próprio;

(5) Dados correspondentes das notas.

3. Documentos comuns

1) Os seguintes documentos são apresentados em ficheiro electrónico. As especificações de dados ou modelos para os ficheiros electrónicos referentes à subalínea (1) podem ser descarregados do sítio do Comissariado da Auditoria:

(1) Documentos de classificação, incluindo:

i) Classificação económica das receitas públicas;

ii) Classificação económica das despesas públicas;

iii) Classificação dos elementos do balanço;

iv) Classificação orgânica;

v) Actividades temáticas.

(2) Cadastro patrimonial da RAEM até 31 de Dezembro, incluindo:

i) Inventário dos bens móveis da RAEM;

ii) Inventário dos bens imóveis da RAEM;

iii) Registo das viaturas e embarcações da RAEM;

iv) Inventário dos parques de estacionamento do Governo.

2) Os seguintes documentos são apresentados em ficheiro electrónico ou em cópia:

(1) Lista das entidades particulares com participação financeira da RAEM, a qual deve conter, nomeadamente, os seguintes elementos:

i) Denominação das entidades particulares com participação financeira da RAEM;

ii) Quota de participação, e o seu valor total, das entidades particulares detidas pela RAEM;

iii) Tipo e a quantidade de acções e o seu valor total, emitidas pelas entidades particulares, bem como o tipo e a quantidade de acções das entidades particulares detidas pela RAEM; havendo mais do que um tipo de acções, os mesmos devem ser discriminados de acordo com as informações acima referidas;

iv) Receitas totais no exercício findo das entidades particulares, com a indicação das quantias provenientes da RAEM;

v) Pagamentos efectuados no ano económico pela RAEM a favor das entidades particulares a título de compensação de défices acumulados ou por outros motivos;

vi) Pagamentos efectuados no ano económico pela RAEM às entidades particulares a título de empréstimo, bem como os saldos dos empréstimos obtidos pelas entidades particulares junto do serviço.

(2) Informações sobre entidades particulares com participação financeira da RAEM, incluindo:

i) Registo dos estatutos sociais e as respectivas alterações;

ii) Alterações ao contrato ou à composição dos sócios (formas de participação no capital social, aumento ou redução do capital social, participação em lucros e perdas);

iii) Alterações aos contratos de suprimento dos sócios, contas anuais (balanço e demonstrações de resultados), políticas contabilísticas adoptadas, relação nominal dos dirigentes dos órgãos da sociedade, plano de actividades e orçamento, actas das reuniões da assembleia geral anual ordinária e extraordinária, livro de actas e relatórios dos assuntos deliberados pelo órgão de administração, relatórios e pareceres do conselho fiscal e relatórios de auditoria externa.

3) Cópia das instruções e circulares emitidos aos serviços e organismos públicos referentes à elaboração, execução e controlo do orçamento anual.

ANEXO II

«Organização e documentação da conta central da Região Administrativa Especial de Macau»

1. Informações contabilísticas da conta central apresentadas pela DSF e as informações das contas bancárias geridas pela mesma.

1) Os mapas contabilísticos abaixo indicados são apresentados em original e em ficheiro electrónico. As especificações de dados ou modelos para os respectivos ficheiros electrónicos podem ser descarregados do sítio do Comissariado da Auditoria:

(1) Demonstração de receitas e despesas;

(2) Balanço.

2) O documento comprovativo abaixo indicado é apresentado em original, elaborado de acordo com o respectivo modelo, que pode ser descarregado do sítio do Comissariado da Auditoria:

(1) Certidão de saldo emitida por instituições bancárias.

3) Os seguintes documentos são apresentados em ficheiro electrónico. As especificações de dados ou modelos para os ficheiros electrónicos referentes às subalíneas (1) a (12) podem ser descarregados do sítio do Comissariado da Auditoria:

(1) Razão geral;

(2) Balancetes;

(3) Dados das receitas;

(4) Dados das despesas;

(5) Dados das operações de tesouraria;

(6) Dados das dotações efectuadas pelo Departamento de Contabilidade Pública da DSF;

(7) Dados dos cheques e transferências em trânsito;

(8) Dados dos depósitos em trânsito;

(9) Dados das receitas eventuais entregues por organismos ou instituições;

(10) Dados do orçamento das receitas;

(11) Dados do orçamento das despesas;

(12) Elementos das despesas de actividades temáticas;

(13) Mapa de execução orçamental do Plano de Investimento e Despesas de Desenvolvimento da Administração.

4) Os seguintes documentos são apresentados em cópia. O modelo relativo à subalínea (1) pode ser descarregado do sítio do Comissariado da Auditoria:

(1) Mapa de reconciliação bancária;

(2) Extractos das contas bancárias do mês de Dezembro (excluindo as contas de tesouraria dos bancos agentes);

(3) Extractos bancários dos depósitos, cheques e transferências em trânsito (excluindo as contas de tesouraria dos bancos agentes);

(4) Resumo do movimento mensal da Recebedoria da Repartição de Finanças de Macau (DSF — Mod. 170) e a declaração de receitas e despesas do recebedor da Recebedoria (DSF — Mod. 324);

(5) Elementos das empresas concessionárias, incluindo:

i) Aditamentos e alterações aos contratos de concessão;

ii) Mapas e documentos comprovativos das receitas da exploração exclusiva arrecadadas pelas empresas concessionárias, que permitam fixar os impostos devidos ao período de gerência, certificar as isenções de pagamento, efectuar apuramentos e conhecer as receitas arrecadadas.

(6) Informações sobre benefícios fiscais.

2. Serviços com autonomia administrativa

1) Os mapas contabilísticos abaixo indicados são apresentados em original e em ficheiro electrónico. As especificações de dados ou modelos para os respectivos ficheiros electrónicos podem ser descarregados do sítio do Comissariado da Auditoria:

(1) Demonstração de receitas e despesas;

(2) Balanço.

2) O documento comprovativo abaixo indicado é apresentado em original, elaborado de acordo com o respectivo modelo, que pode ser descarregado do sítio do Comissariado da Auditoria:

(1) Certidão de saldo emitida por instituições bancárias.

3) Os seguintes documentos são apresentados em ficheiro electrónico. As especificações de dados ou modelos para os respectivos ficheiros electrónicos podem ser descarregados do sítio do Comissariado da Auditoria:

(1) Razão geral;

(2) Balancetes;

(3) Dados das dotações orçamentais;

(4) Dados das despesas;

(5) Dados das operações de tesouraria;

(6) Dados dos cheques e transferências em trânsito;

(7) Dados dos depósitos em trânsito;

(8) Dados do orçamento das despesas;

(9) Dados dos bens inventariáveis;

(10) Dados das alterações do pessoal em exercício de funções;

(11) Dados de apoios financeiros atribuídos a particulares e instituições particulares para realização de actividades;

(12) Dados dos trabalhadores que exercem funções em acumulação;

(13) Elementos das despesas de actividades temáticas.

4) Os seguintes documentos são apresentados em cópia. O modelo para referência referente à subalínea (1) pode ser descarregado do sítio do Comissariado da Auditoria:

(1) Mapa de reconciliação bancária;

(2) Extractos das contas bancárias referentes ao último mês da gerência;

(3) Extractos bancários dos depósitos, cheques e transferências em trânsito;

(4) Plano e relatório anual de actividades, nos termos do artigo 5.º do Regulamento Administrativo n.º 2/2018 (Regulamentação da Lei de enquadramento orçamental);

(5) Parecer da DSF e a autorização da respectiva entidade tutelar referentes às contas bancárias abertas no período de gerência, nos termos do artigo 64.º do Regulamento Administrativo n.º 2/2018 (Regulamentação da Lei de enquadramento orçamental);

(6) Guias de entrega e respectivos documentos comprovativos da reposição dos fundos adiantados não usados no fim do ano, nos termos do artigo 62.º do Regulamento Administrativo n.º 2/2018 (Regulamentação da Lei de enquadramento orçamental);

(7) Notificações da DSF referentes às transferências/dotações das delegações no exterior e os comprovativos bancários relativos a recepção dos correspondentes fundos (só aplicável às delegações no exterior);

(8) Alterações ao diploma orgânico e ao regime de pessoal específico (categoria e remuneração) verificadas durante o período de gerência;

(9) Documento que aprova a conta de gerência.

3. Serviços integrados

1) O documento comprovativo abaixo indicado é apresentado em original, elaborado de acordo com o respectivo modelo, que pode ser descarregado do sítio do Comissariado da Auditoria:

(1) Certidão de saldo emitida por instituições bancárias.

2) Os seguintes documentos são apresentados em ficheiro electrónico. As especificações de dados ou modelos para os respectivos ficheiros electrónicos podem ser descarregados do sítio do Comissariado da Auditoria:

(1) Dados das operações de tesouraria;

(2) Dados dos cheques e transferências em trânsito;

(3) Dados dos depósitos em trânsito.

3) Os seguintes documentos são apresentados em cópia. O modelo relativo à subalínea (1) pode ser descarregado do sítio do Comissariado da Auditoria:

(1) Mapa de reconciliação bancária;

(2) Extractos das contas bancárias do mês de Dezembro;

(3) Extractos bancários dos depósitos, cheques e transferências em trânsito;

(4) Parecer da DSF e a autorização da respectiva entidade tutelar referentes às contas bancárias abertas no período de gerência, nos termos do artigo 64.º do Regulamento Administrativo n.º 2/2018 (Regulamentação da Lei de enquadramento orçamental).

4. Bancos agentes

1) Os mapas contabilísticos abaixo indicados são apresentados em original e em ficheiro electrónico. Os modelos para os respectivos ficheiros electrónicos podem ser descarregados do sítio do Comissariado da Auditoria:

(1) Resumo de fundos entrados e saídos;

(2) Resumo de entradas e saídas em espécie.

2) Os documentos listados a seguir são apresentados em ficheiro electrónico, cujas especificações de dados ou modelos podem ser descarregados do sítio do Comissariado da Auditoria:

(1) Dados dos fundos entrados por operações orçamentais;

(2) Dados dos fundos saídos por operações orçamentais;

(3) Dados dos fundos entrados por operações de tesouraria;

(4) Dados dos fundos saídos por operações de tesouraria;

(5) Dados de reconciliação de saldos;

(6) Dados dos valores selados entrados e saídos;

(7) Dados de jóias ou outros valores entrados e saídos;

(8) Extractos bancários do mês de Dezembro e extractos bancários demonstrativos dos pagamentos efectuados durante o período complementar.

ANEXO III

«Organização e documentação das contas de gerência dos serviços e organismos autónomos, com excepção dos organismos especiais»

1. Os mapas contabilísticos abaixo indicados são apresentados em original e em ficheiro electrónico. As especificações de dados ou modelos para os respectivos ficheiros electrónicos podem ser descarregados do sítio do Comissariado da Auditoria:

1) Demonstração de receitas e despesas;

2) Balanço.

2. O documento comprovativo abaixo indicado é apresentado em original, elaborado de acordo com o respectivo modelo, que pode ser descarregado do sítio do Comissariado da Auditoria:

1) Certidão de saldo emitida por instituições bancárias.

3. Os seguintes documentos são apresentados em ficheiro electrónico. As especificações de dados ou modelos para os respectivos ficheiros electrónicos podem ser descarregados do sítio do Comissariado da Auditoria:

1) Razão geral;

2) Balancetes;

3) Dados das receitas;

4) Dados das despesas;

5) Dados das operações de tesouraria;

6) Dados dos cheques e transferências em trânsito;

7) Dados dos depósitos em trânsito;

8) Dados do orçamento das receitas;

9) Dados do orçamento das despesas;

10) Dados dos empréstimos concedidos;

11) Dados dos investimentos financeiros;

12) Dados dos bens inventariáveis;

13) Dados das alterações do pessoal em exercício de funções;

14) Dados dos apoios financeiros atribuídos a particulares e instituições particulares para realização de actividades;

15) Dados dos trabalhadores que exercem funções em acumulação;

16) Elementos das receitas e despesas de actividades temáticas.

4. Os seguintes documentos são apresentados em cópia. O modelo relativo à alínea 1) pode ser descarregado do sítio do Comissariado da Auditoria:

1) Mapa de reconciliação bancária;

2) Extractos das contas bancárias referentes ao último mês da gerência;

3) Extractos bancários dos depósitos, cheques e transferências em trânsito;

4) Orçamento privativo do ano económico;

5) Plano e relatório anual de actividades, nos termos do artigo 5.º do Regulamento Administrativo n.º 2/2018 (Regulamentação da Lei de enquadramento orçamental);

6) Parecer da DSF e a autorização da respectiva entidade tutelar referentes às contas bancárias abertas no período de gerência, nos termos do artigo 70.º do Regulamento Administrativo n.º 2/2018 (Regulamentação da Lei de enquadramento orçamental);

7) Lista das entidades particulares com participação financeira do serviço, a qual deve conter nomeadamente os seguintes elementos:

(1) Denominação das entidades particulares em que o serviço participa financeiramente;

(2) Quota de participação, e o seu valor total, das entidades particulares detidas pelo serviço;

(3) Tipo e a quantidade de acções e o seu valor total, emitidas pelas entidades particulares, bem como o tipo e a quantidade de acções das entidades particulares detidas pelo serviço; havendo mais do que um tipo de acções, os mesmos devem ser discriminados de acordo com as informações acima referidas;

(4) Receitas totais no exercício findo das entidades particulares, com a indicação das quantias provenientes do serviço;

(5) Pagamentos efectuados no ano económico pelo serviço a favor das entidades particulares a título de compensação de défices acumulados ou por outros motivos;

(6) Pagamentos efectuados no ano económico pelo serviço às entidades particulares a título de empréstimo, bem como os saldos dos empréstimos obtidos pelas entidades particulares junto do serviço;

8) Relatório de auditoria externa (só aplicável aos serviços que contrataram, no ano económico, instituições de auditoria externa);

9) Alterações ao diploma orgânico e ao regime de pessoal específico (categoria e remuneração) verificadas durante o período de gerência;

10) Documento que aprova a conta de gerência.

ANEXO IV

«Organização e documentação das contas de gerência dos organismos especiais»

1. Os mapas contabilísticos abaixo indicados são apresentados em original e em ficheiro electrónico. As especificações de dados ou modelos para os respectivos ficheiros electrónicos referentes às alíneas 1) e 2) podem ser descarregados do sítio do Comissariado da Auditoria:

1) Demonstração de receitas e despesas;

2) Balanço;

3) Demonstração de fluxos de caixa;

4) Demonstração de alterações no capital próprio.

2. O documento comprovativo abaixo indicado é apresentado em original, elaborado de acordo com o respectivo modelo, que pode ser descarregado do sítio do Comissariado da Auditoria:

1) Carta de confirmação bancária assinada em branco.

3. Os seguintes documentos são apresentados em ficheiro electrónico. As especificações de dados para os ficheiros electrónicos referentes às alíneas 2) a 11) e 13) a 15) podem ser descarregados do sítio do Comissariado da Auditoria:

1) Políticas contabilísticas aplicáveis, salvo as «Regras de escrituração dos organismos especiais», aprovadas pelo Despacho do Chefe do Executivo n.º 294/2018;

2) Razão geral;

3) Balancetes (segundo as classificações do plano de contas privativo);

4) Balancetes (segundo as classificações aprovadas pelo Despacho do Secretário para a Economia e Finanças n.º 63/2018);

5) Dados correspondentes das contas;

6) Dados das receitas;

7) Dados das despesas (orçamentos de despesa ordinária e de investimento);

8) Dados do orçamento das receitas;

9) Dados do orçamento das despesas;

10) Dados do orçamento dos investimentos;

11) Dados de aquisição referentes a activos fixos, activos intangíveis e inventários;

12) Registo de activos fixos;

13) Dados das alterações do pessoal em exercício de funções;

14) Dados dos apoios financeiros atribuídos a particulares e instituições particulares para realização de actividades;

15) Dados dos trabalhadores que exercem funções em acumulação.

4. Os seguintes documentos são apresentados em cópia:

1) Mapa de reconciliação bancária;

2) Orçamento privativo do ano económico;

3) Plano e relatório anual de actividades, nos termos do artigo 5.º do Regulamento Administrativo n.º 2/2018 (Regulamentação da Lei de enquadramento orçamental);

4) Lista das entidades particulares com participação financeira do serviço, a qual deve conter nomeadamente os seguintes elementos:

(1) Denominação das entidades particulares em que o serviço participa financeiramente;

(2) Quota de participação, e o seu valor total, das entidades particulares detidas pelo serviço;

(3) Tipo e a quantidade de acções e o seu valor total, emitidas pelas entidades particulares, bem como o tipo e a quantidade de acções das entidades particulares detidas pelo serviço; havendo mais do que um tipo de acções, os mesmos devem ser discriminados de acordo com as informações acima referidas;

(4) Receitas totais no exercício findo das entidades particulares, com a indicação das quantias provenientes do serviço;

(5) Pagamentos efectuados no ano económico pelo serviço a favor das entidades particulares a título de compensação de défices acumulados ou por outros motivos;

(6) Pagamentos efectuados no ano económico pelo serviço às entidades particulares a título de empréstimo, bem como os saldos dos empréstimos obtidos pelas entidades particulares junto do serviço;

5) Relatório de auditoria externa (só aplicável aos organismos especiais que contrataram, no ano económico, instituições de auditoria externa);

6) Alterações ao diploma orgânico e ao regime de pessoal específico (categoria e remuneração) verificadas durante o período de gerência;

7) Documento que aprova a conta de gerência.