---

---

REGIÃO ADMINISTRATIVA ESPECIAL DE MACAU

GABINETE DA SECRETÁRIA PARA OS ASSUNTOS SOCIAIS E CULTURA

---

Despacho da Secretária para os Assuntos Sociais e Cultura n.º 42/2020

Nota: Antes da entrada em vigor das tabelas dos prazos de conservação dos arquivos referidas no n.º 1 do artigo 35.º da Lei n.º 3/2023, mantém-se em vigor a presente portaria.

Usando da faculdade conferida pelo artigo 64.º da Lei Básica da Região Administrativa Especial de Macau e nos termos do disposto na alínea 4) do n.º 1 do artigo 5.º do Regulamento Administrativo n.º 6/1999 (Organização, competências e funcionamento dos serviços e entidades públicos), conjugado com o n.º 1 do artigo 3.º da Ordem Executiva n.º 111/2019, a Secretária para os Assuntos Sociais e Cultura manda:

1. São aprovadas as Instruções para destino final dos arquivos administrativos de natureza comum, constantes do anexo ao presente despacho e do qual faz parte integrante.

2. O presente despacho produz efeitos a partir de 27 de Agosto de 2020.

19 de Maio de 2020.

A Secretária para os Assuntos Sociais e Cultura, Ao Ieong U.

ANEXO

Instruções para destino final dos arquivos administrativos de natureza comum

1. Objecto

1.1 O destino final dos vários tipos de arquivos administrativos de natureza comum são os indicados na tabela anexa à Ordem Executiva n.º 111/2019.

1.2 Os procedimentos para execução do destino final dos arquivos administrativos de natureza comum são os determinados nas presentes instruções.

2. Eliminação

2.1 Os serviços públicos devem enviar ao Arquivo de Macau as seguintes informações relativas aos arquivos a eliminar:

2.1.1 Diploma que fixa o prazo de conservação;

2.1.2 Código de classificação, designação da série e quantidade de arquivos em cada série;

2.1.3 Lista dos arquivos por série, com número de ordem, referência original, título, datas extremas, número de volumes, prazo de conservação e data do respectivo término.

2.2 O Arquivo de Macau, no prazo de noventa dias após a recepção das informações referidas no número anterior, procede à respectiva análise e confirmação e informa por escrito os serviços públicos sobre o seu parecer.

2.3 Os serviços públicos devem proceder à eliminação, de acordo com o parecer do Arquivo de Macau.

3. Transferência para o Arquivo de Macau

3.1 Os serviços públicos devem contactar o Arquivo de Macau para obtenção do número para transferência.

3.2 Os serviços públicos devem designar um funcionário para coordenar a transferência para o Arquivo de Macau.

3.3 Os serviços públicos devem fornecer as seguintes informações sobre os arquivos a transferir para o Arquivo de Macau:

3.3.1 Diploma que fixa os prazos de conservação;

3.3.2 Código de classificação, designação da série e quantidade de arquivos em cada série;

3.3.3 Lista dos arquivos por série, com número de ordem, referência original, título, datas extremas e número de volumes.

3.4 Os serviços públicos devem reunir e organizar, os arquivos a transferir de acordo com a ordem estabelecida nas listas indicadas no número 3.3.3, não misturando arquivos de diferentes séries.

3.5 O Arquivo de Macau pode solicitar aos serviços públicos a colocação dos arquivos em caixas adequadas à sua protecção.

3.6 Os serviços públicos devem assegurar o transporte dos arquivos para o Arquivo de Macau.

3.7 O Arquivo de Macau confirma, ao receber os arquivos, se os mesmos estão de acordo com as listas indicadas no número 3.3.3.

3.8 As listas, depois de confirmadas, são arquivadas pelos serviços públicos e pelo Arquivo de Macau.

3.9 Sempre que o necessitem, os serviços públicos podem solicitar a consulta dos arquivos transferidos.

4. Decisão do Arquivo de Macau

4.1 Os serviços públicos devem enviar ao Arquivo de Macau as seguintes informações relativas aos arquivos cujo destino carece de decisão:

4.1.1 Diploma que fixa os prazos de conservação;

4.1.2 Código de classificação, designação da série e quantidade dos arquivos em cada série;

4.1.3 Lista dos arquivos por série, com número de ordem, referência original, título, datas extremas, número de volumes, prazo de conservação e data do respectivo término.

4.2 O Arquivo de Macau, no prazo de noventa dias após a recepção das informações referidas no número anterior, procede à respectiva análise e confirmação e informa por escrito os serviços públicos sobre o seu parecer.

4.3 Os serviços públicos, de acordo com o parecer do Arquivo de Macau, devem proceder à eliminação ou à transferência dos arquivos para o Arquivo de Macau.

5. Conservação pelos serviços públicos

5.1 Os serviços públicos têm a responsabilidade de gerir os seus arquivos de acordo com as Instruções para Estabelecimento de Arquivo dos Serviços Públicos, elaboradas pelo Arquivo de Macau.

5.2 Cabe aos serviços públicos elaborar e actualizar periodicamente, a lista dos respectivos arquivos, a qual deve incluir as seguintes informações:

5.2.1 Diploma que fixa os prazos de conservação;

5.2.2 Código de classificação e designação da série;

5.2.3 Lista dos arquivos por série, com número de ordem, referência original, título, datas extremas e número de volumes.