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澳 門 特 別 行 政 區

社會文化司司長辦公室

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第42/2020號社會文化司司長批示

註：在第3/2023號法律第三十五條第一款所指的檔案保存期限表生效前，本訓令繼續生效。

社會文化司司長行使《澳門特別行政區基本法》第六十四條賦予的職權，並根據第6/1999號行政法規《政府部門及實體的組織、職權與運作》第五條第一款（四）項，結合第111/2019號行政命令第三條第一款規定，作出本批示。

一、核准《一般行政檔案的最終用途指引》，該指引載於本批示的附件，且為其組成部分。

二、本批示自二零二零年八月二十七日起產生效力。

二零二零年五月十九日

社會文化司司長 歐陽瑜

附件

《一般行政檔案的最終用途指引》

1. 標的

1.1 第111/2019號行政命令附表中指出各種類型之一般行政檔案的最終用途。

1.2 本指引制定一般行政檔案的最終用途的執行程序。

2. 銷毀

2.1 公共部門應將擬銷毀檔案的下述資料送交澳門檔案館：

2.1.1 訂定檔案保存期的法規；

2.1.2 檔案分類號、系列名稱和每一系列檔案的數量；

2.1.3 每系列檔案的清單，詳列每份檔案的序號、原參考編號、標題、涵蓋日期、卷冊數目、保存期和保存期屆滿日期。

2.2 澳門檔案館於收到上項所指之資料後九十日内，對資料進行有關的分析和確認，並以書面方式將其意見通知公共部門。

2.3 公共部門應根據澳門檔案館意見進行銷毀。

3. 移送澳門檔案館

3.1 公共部門應聯絡澳門檔案館以取得檔案的移送批次號。

3.2 公共部門應委派人員協調移送澳門檔案館的工作。

3.3 公共部門應就擬移送澳門檔案館的檔案提供下列資料：

3.3.1 訂定檔案保存期的法規；

3.3.2 檔案分類號、系列名稱和每一系列檔案的數量；

3.3.3 每系列檔案的清單，詳列每份檔案的序號、原參考編號、標題、涵蓋日期和卷冊數目。

3.4 公共部門應按照第3.3.3項所指清單中的次序，收集和編排擬移送的檔案。不同系列的檔案不可混合編排。

3.5 澳門檔案館可要求公共部門把檔案放進具保護作用的收集箱。

3.6 公共部門應確保運送檔案至澳門檔案館。

3.7 澳門檔案館在收到檔案後，核對檔案是否與第3.3.3項所指的清單相符。

3.8 經核對的檔案清單由澳門檔案館和公共部門各自存檔。

3.9 公共部門有需要時可要求查閲已移送的檔案。

4. 澳門檔案館的決定

4.1 公共部門應將需要決定用途的檔案的下述資料送交澳門檔案館：

4.1.1 訂定檔案保存期的法規；

4.1.2 檔案分類號、系列名稱和每一系列檔案的數量；

4.1.3 每系列檔案的清單，詳列每份檔案的序號、原參考編號、標題、涵蓋日期、卷冊數目、保存期和保存期屆滿日期。

4.2 澳門檔案館於收到上項所述之資料後九十日内，對資料進行有關的分析和確認，並以書面方式將其意見通知公共部門。

4.3 公共部門應根據澳門檔案館的意見進行檔案銷毀或移送澳門檔案館的程序。

5. 由公共部門保管檔案

5.1 公共部門有責任依據澳門檔案館所制訂的《公共部門檔案室配置指引》管理其檔案。

5.2 公共部門負責制訂和定期更新有關檔案的清單，且清單應包括以下資料：

5.2.1 訂定檔案保存期的法規；

5.2.2 檔案分類號和系列名稱；

5.2.3 每系列檔案的清單，詳列每份檔案的序號、原參考編號、標題、涵蓋日期和卷冊數目。