Decorreram já mais de dez anos sobre a publicação do Despacho n.º 114/85, de 4 de Junho, publicado no Boletim Oficial n.º 23, de 8 de Junho de 1985, o que só por si justifica a necessidade de actualização, especialmente no que respeita aos valores nele fixados, acrescendo também que se alteraram as circunstâncias que fundamentaram aquele regime.
Hoje são já numerosos os serviços públicos de Macau que integram, na sua estrutura, uma subunidade na área da informática dotada de excelentes recursos humanos e tecnológicos, ao contrário do que acontecia em 1985. A gestão do parque informático da Administração, perante o seu alargamento, por um lado exige a centralização de informação, integral e correcta, sobre os elementos que o compõem, e por outro suscita questões de compatibilidade global, que é necessário preservar.
Mostra-se, assim, conveniente definir em novos moldes alguns mecanismos de coordenação das actividades da Administração no domínio da informática e estabelecer algumas normas a observar na elaboração dos estudos destinados à aquisição e aluguer de equipamentos ou serviços que visem o tratamento automático de informação.
Nestes termos;
Usando da faculdade conferida pelos n.os 1 e 2 do Artigo 16.º do Estatuto Orgânico de Macau, o Governador manda:
1. A aquisição ou locação de bens ou serviços de informática por quaisquer organismos e serviços públicos de Macau, incluindo as autarquias locais, mas com excepção das empresas públicas, rege-se pela legislação geral aplicável à aquisição de bens e serviços para a Administração Pública, com as especificidades previstas no presente despacho.
2. Para efeitos deste despacho consideram-se bens de informática os equipamentos dotados de capacidade de tratamento de dados como finalidade última, os diferentes dispositivos a eles conectáveis e os suportes lógicos por eles utilizáveis.
3. Para efeitos deste despacho consideram-se serviços de informática aqueles que visem:
a) A definição e o desenvolvimento de soluções para problemas de tratamento de informação suportadas em meios informáticos;
b) O apoio técnico na instalação, manutenção e exploração de equipamento informático e de suporte lógico.
4. A decisão de aquisição ou locação de bens ou serviços de informática fundamenta-se na verificação da sua necessidade e da sua viabilidade técnica e económica.
5. Na formação da decisão de aquisição ou locação de bens ou serviços de informática, devem observar-se, sem prejuízo do número seguinte, as seguintes formalidades:*
a) Quando envolvam despesas de montante inferior a 300 000 patacas, é elaborada pelos serviços interessados uma proposta fundamentada;*
b) Quando envolvam despesas de montante de 300 000 a 2 500 000 patacas são elaborados estudos pela subunidade de informática ou pela subunidade com competência nesta área dos serviços interessados ou, se aquela subunidade não existir, por uma equipa de projecto;*
c) Quando envolvam despesas de montante superior a 2 500 000 patacas são elaborados estudos por uma equipa de projecto.*
* Alterado - Consulte também: Despacho do Chefe do Executivo n.º 507/2017
6. É obrigatório obter parecer da Direcção dos Serviços de Administração e Função Pública (doravante designada por SAFP) nas situações seguintes:*
a) Quando os bens de informática a serem adquiridos ou locados se destinem a ser conectados aos sistemas ou às redes de outros serviços, no exterior das respectivas instalações;*
b) Quando os estudos sejam elaborados por uma equipa de projecto, nos termos das alíneas b) e c) do número anterior, excepto nos procedimentos de aquisição ou locação de serviços de reparação e manutenção de bens ou sistemas de informática, aquisição de serviços de apoio técnico da área informática, renovação de serviços e direitos de uso de software com prazo de autorização.*
* Alterado - Consulte também: Despacho do Chefe do Executivo n.º 507/2017
7. A equipa de projecto referida nas alíneas b) e c) do n.º 5 é composta por três técnicos superiores ou técnicos na área de informática e, quando seja obrigatório obter parecer dos SAFP, nos termos do número anterior, pelo menos um dos técnicos será designado pelos SAFP.*
* Alterado - Consulte também: Despacho do Chefe do Executivo n.º 507/2017
8. Para apreciar a necessidade e a viabilidade técnica e económica da aquisição ou locação de bens ou serviços de informática, para além de outros que se entendam necessários, nos termos das alíneas b) e c) do n.º 5, são elaborados:
a) O estudo prévio para definição do problema;
b) O estudo de oportunidade;
c) O respectivo caderno de encargos ou as especificações da consulta;
d) O estudo técnico-económico resultante da análise das respostas a consultas ou propostas a concurso público.
9. Os estudos devem realizar-se pela ordem indicada no número anterior, podendo, no entanto, ser objecto de um único relatório os mencionados nas alíneas a) e b).
10. As empresas fornecedoras de bens ou serviços de informática não podem intervir, por qualquer forma, na elaboração dos estudos referidos no n.º 7, designadamente através da participação no grupo de trabalho de técnicos de informática ao seu serviço.
11. Os serviços interessados na aquisição de bens ou serviços de informática podem solicitar o apoio técnico dos SAFP, mesmo quando a este não caiba emitir parecer obrigatório.
12. Os SAFP devem emitir os pareceres que lhes forem solicitados no prazo de 2 semanas ou de 1 mês, consoante se trate de parecer obrigatório ou facultativo, respectivamente.
13. Semestralmente, durante os meses de Janeiro e de Julho, as entidades da Administração Pública de Macau sujeitas ao presente despacho devem remeter aos SAFP inventário de todos os seus bens informáticos, identificando cada um pela indicação das respectivas especificações técnicas e da marca.
14. As formalidades e especificações técnicas mínimas a observar na aquisição ou locação de bens ou serviços constam do anexo a este despacho.
15. O presente despacho aplica-se aos processos de aquisição ou locação de bens ou serviços de informática que se encontrem pendentes à data da sua entrada em vigor, não se repetindo, porém, os actos já praticados.
16. É revogado o Despacho n.º 114/85, de 4 de Junho, publicado no Boletim Oficial n.º 23, de 8 de Junho de 1985.
17. O presente despacho entra em vigor no dia 1 do mês seguinte ao da data da sua publicação.
Publique-se.
Gabinete do Governador, em Macau, aos 24 de Maio de 1996. — O Governador, Vasco Rocha Vieira.
ANEXO
I
Bases do concurso público
1. O anúncio do concurso, quando tenha lugar de acordo com a lei geral sobre despesas públicas, será publicado no Boletim Oficial e em 2 jornais de grande circulação (um em língua portuguesa e outro em língua chinesa).
2. Esse anúncio deverá conter:
a) Menção do objecto do concurso;
b) Local, data e hora em que poderão ser consultados os cadernos de encargos;
c) A caução provisória a constituir por cada concorrente;
d) O prazo e o local de apresentação das propostas;
e) Local, data e hora a que se procederá ao acto público de abertura das propostas.
II
Caderno de encargos
1. O caderno de encargos destina-se essencialmente a:
a) Informar os concorrentes das necessidades do serviço utilizador e habilitá-los a formular uma proposta de acordo com essas necessidades;
b) Informar os concorrentes do modo como, nos termos da legislação vigente, devem proceder quanto aos processos administrativos.
2. A organização do caderno de encargos deve reflectir esse duplo requisito, sendo constituído por 2 partes:
a) I Parte — Condições administrativas;
b) II Parte — Condições técnicas.
3. Conteúdo do caderno de encargos:
I Parte — Condições administrativas:
1. Concurso:
a) Objecto do concurso;
b) Reservas quanto à adjudicação.
2. Condições económicas:
a) Caução provisória e definitiva:
b) Condições de liquidação de encargos;
c) Condições de actualização de encargos;
d) Outros encargos fiscais do adjudicatário.
3. Aceitação provisória e definitiva:
Condições em que se verifica.
4. Garantias:
a) Equipamento;
b) Sigilo.
5. Calendário de execução e penalidades por incumprimentos:
a) Calendário;
b) Penalidades.
6. Contrato:
a) Modalidade do contrato;
b) Entidade contraente e reservas de direito de utilização;
c) Prazo de aceitação da minuta do contrato;
d) Condições para alterações ao contrato;
e) Condições de rescisão do contrato.
7. Propostas:
a) Local, data e hora da entrega oficial das propostas;
b) Local, data e hora da abertura oficial das propostas;
c) Forma de apresentação e conteúdo das propostas (de acordo com o n.º IV deste anexo);
d) Propostas alternativas;
e) Condições de prestação de informações pelos concorrentes;
f) Condições de nulidade das propostas.
8. Legislação aplicável e foro competente em caso de litígio.
9. Local, data e hora para prestação de informação aos concorrentes.
II Parte — Condições técnicas e específicas
1. Apresentação do problema.
2. Características do trabalho a realizar:
a) Aplicações;
b) Volumes;
c) Periodicidade.
3. Especificações técnicas do sistema informático:
a) Exigências a satisfazer pelo equipamento;
b) Exigências a satisfazer pelo suporte lógico:
4. Especificações quanto a apoio técnico e formação:
a) Descrição do apoio técnico desejado;
b) Obrigação da formação do pessoal do serviço adjudicante;
c) Obrigação do fornecimento, a título oneroso ou gratuito, de manuais, instruções e documentação técnica;
d) Condições de fornecimento de actualizações de sistemas operativos, pacotes e programas informáticos de aplicação e documentação.
5. Especificações quanto à manutenção:
a) Manutenção preventiva;
b) Reparação de avarias e substituição de peças;
c) Equipamento de recurso.
6. Localização e características das instalações:
a) Localização;
b) Declaração de obrigatoriedade de fornecimento, pelo adjudicatário, de especificações quanto à instalação física do equipamento:
c) Declaração de obrigatoriedade de prestação de assistência técnica ao condicionamento dos locais de instalação física.
7. Selecção do equipamento:
a) Parâmetros;
b) Testes ou demonstrações;
c) Testes de aceitação provisória.
8. Soluções ou alternativas admitidas:
a) Solução mínima a propor;
b) Soluções alternativas.
III
Consulta
São aplicáveis à formulação da consulta os princípios previstos para o caderno de encargos, com as adaptações que se mostrarem necessárias ou convenientes.
IV
Propostas de fornecimento
1. As propostas, a serem formuladas em papel timbrado, dactilografadas e em duplicado, deverão vir redigidas numa das línguas oficiais do Território.
2. As propostas, que devem ser organizadas em 2 partes, terão a seguinte composição mínima:
a) I Parte — Resposta ao caderno de encargos ou à consulta:
Cap. I — Preços, discriminando os custos propostos por unidades ou serviços e ainda os encargos com transporte, instalações, seguros e outros se houver;
Cap. II — Condições de rescisão do contrato;
Cap. III — Prazo de validade da proposta;
Cap. IV — Prazo de entrega do equipamento ou serviço;
Cap. V — Configuração proposta, descrevendo a forma como a mesma resolverá as necessidades expressas no caderno de encargos ou na consulta;
Cap. VI — Sistema proposto, contendo a descrição técnica do equipamento e serviço proposto;
Cap. VII — Apoio técnico, formação, documentação;
Cap. VIII — Manutenção;
Cap. IX — Garantias;
Cap. X — Instalações;
Cap. XI — Demonstrações;
Cap. XII — Referências;
Cap. XIII — Diversos.
b) II Parte — Documentos a anexar:
3. Todas as folhas das propostas são numeradas sequencialmente e rubricadas pelo concorrente.
4. O modo de apresentação das propostas deve respeitar os seguintes requisitos:
a) A I Parte da proposta é encerrada em invólucro opaco, fechado e lacrado, tendo no exterior a identificação do concorrente e a palavra «Proposta»;
b) A II Parte é encerrada noutro invólucro nas mesmas condições que o anterior, tendo no exterior a identificação do concorrente e a palavra «Documentos»;
c) O concorrente encerra os dois invólucros num terceiro, onde consta o nome do concorrente, endereço e a proposta a que diz respeito.
V
Realização de testes e aceitação provisória
1. O serviço adquirente elaborará, até 90 dias antes da data de entrega do equipamento ou serviços, testes destinados a verificar a adequação do equipamento ou dos serviços às exigências constantes do caderno de encargos ou da consulta, e de modo a verificar ainda os requisitos constantes da documentação técnica apresentada pelo fornecedor.
2. No caso de o prazo de entrega ser inferior a 90 dias, o serviço adjudicante acordará com o fornecedor um novo prazo para entrega dos testes.
3. A aceitação provisória só deverá ser efectuada após a realização dos testes mencionados, em prazo a estipular no contrato, os quais se devem efectuar após entrega do equipamento.
4. Caso o serviço opte por não apresentar testes, a aceitação provisória ficará dependente da passagem dos diagnósticos de manutenção do adjudicatário.
5. O serviço adjudicante poderá optar pela rescisão do contrato, caso se verifique não terem sido os testes executados no prazo acordado ou os resultados não corresponderem, por razões imputáveis ao adjudicatário, aos requisitos apresentados.
6. A aceitação provisória deverá ser comunicada por escrito ao adjudicatário.
VI
Tempo de paragem e aceitação definitiva
1. Considera-se tempo de paragem imputável ao equipamento ou serviço instalado aquele que resulte:
a) Do funcionamento defeituoso de um elemento ou dispositivo, incluindo o tempo necessário para o repor em bom estado de funcionamento;
b) Considera-se englobado na alínea anterior todo o sistema operativo, programas-utilitários, pacotes e programas informáticos de aplicação, fornecidos pelo adjudicatário;
c) Toda a unidade que, face à execução do trabalho em curso, esteja ligada à unidade avariada será considerada fora de serviço durante a avaria.
2. Haverá lugar à aceitação definitiva quando se verificarem cumulativamente as seguintes circunstâncias:
a) Os tempos totais de paragem não serem superiores a 10% do tempo de utilização efectiva do equipamento;
b) Funcionamento regular do equipamento ou serviço fornecido.
3. A aceitação definitiva será obrigatoriamente notificada ao adjudicatário e não poderá ocorrer antes de decorridos 30 dias a contar da data da aceitação provisória.
VII
Manutenção
1. Será estipulada no contrato de aquisição ou locação a obrigação de o adjudicatário garantir a manutenção do equipamento ou serviço a fornecer, podendo dar origem a um contrato de manutenção autónomo.
2. O início do contrato de manutenção ocorrerá imediatamente a seguir ao fim do prazo de garantia fixado no contrato de aquisição ou locação.
3. O conteúdo da obrigação de manutenção consagrada no contrato de aquisição ou locação inclui os seguintes serviços:
a) Revisões preventivas;
b) Reparações de avarias;
c) Substituição de peças.
4. O contrato de manutenção deverá contemplar:
a) A duração, periodicidade e horário das intervenções referentes à manutenção;
b) Os prazos das revisões e as condições em que estas serão executadas;
c) A garantia de que a soma dos tempos de paragem imputáveis a cada elemento não exceda determinado período de tempo;
d) O prazo máximo para início de intervenção no caso de avaria;
e) Penalização caso sejam excedidos os prazos referidos nas alíneas c) e d).
5. O contrato de manutenção poderá impor a obrigação de manter técnicos especialmente encarregados de, localmente, prestarem a assistência técnica.
VIII
Locação
1. O contrato de locação poderá assumir as seguintes formas:
a) Locação simples;
b) Locação com prazo fixo;
c) Locação com opção de compra.
2. Do contrato de locação deverão constar a duração do mesmo, a periodicidade do aluguer a pagar e o seu valor.