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Portaria n.º 178/90/M

de 10 de Setembro

Nota: Antes da entrada em vigor das tabelas dos prazos de conservação dos arquivos referidas no n.º 1 do artigo 35.º da Lei n.º 3/2023, mantém-se em vigor a presente portaria.

Artigo 1.º

(Prazos de conservação dos documentos)

1. Os prazos mínimos de conservação em arquivo dos documentos da Directoria da Polícia Judiciária de Macau, bem como da Obra Social da Polícia Judiciária de Macau, incluídos ou não em processos, são os fixados em mapa anexo a esta portaria, que dela faz parte integrante.

2. Os documentos, cuja conservação seja fixada por lei especial, ficam sujeitos às disposições da respectiva lei.

Artigo 2.º

(Autorização de microfilmagem)

É autorizada a Directoria da Polícia Judiciária de Macau, bem como a Obra Social da Polícia Judiciária de Macau, a procederem à microfilmagem da documentação que deva manter-se em arquivo, e à subsequente inutilização dos respectivos originais, com excepção dos documentos de interesse histórico, que deverão manter-se nos arquivos ou transitarem para o Arquivo Histórico de Macau.

Artigo 3.º

(Normas gerais de microfilmagem)

1. A microfilmagem dos documentos passa a constituir uma actividade regular e é extensível a todas as subunidades orgânicas da Directoria da Polícia Judiciária de Macau, incluindo a Obra Social da Polícia Judiciária de Macau.

2. A selecção de documentos e a respectiva preparação para microfilmagem serão feitas pelo pessoal da Secção de Arquivo, sendo este responsável pela segurança dos filmes e documentos, de modo a impedir a sua leitura indevida ou utilização abusiva.

3. As diversas espécies de documentação serão microfilmadas em duas bobinas invioláveis, uma das quais ficará obrigatoriamente guardada no arquivo de segurança.

4. As bobinas invioláveis não poderão sofrer cortes ou emendas, apresentando uma sucessão ininterrupta e coerente de imagens, reproduzindo termos de abertura e de encerramento.

5. O termo de abertura mencionará a espécie microfilmada. O termo de encerramento conterá as assinaturas dos intervenientes nas operações de microfilmagem, bem como a do responsável pela orientação dos trabalhos, e dele constará a declaração de que as imagens nele contidas são reproduções totais e exactas dos originais.

6. Os filmes produzidos serão registados em livro próprio, de que constarão as referências dos termos de abertura e de encerramento.

Artigo 4.º

(Duplicações)

A partir das bobinas a que se refere o artigo anterior, poderão fazer-se duplicações, parciais ou totais, para constituição dos suportes micrográficos necessários à consulta corrente.

Artigo 5.º

(Força probatória)

1. As fotocópias e as ampliações obtidas a partir do microfilme têm força probatória dos originais, desde que sejam autenticadas com a assinatura do director da Polícia Judiciária ou seu legal substituto e respectivo selo branco.

2. A competência referida no número anterior é delegável.

3. A força probatória referida no n.º 1 inclui todos os efeitos legais, incluindo a invocação, apresentação e utilização em qualquer Juízo.

4. A Secção de Arquivo deverá registar todas as fotocópias emitidas, referenciando a requisição que justificou a reprodução.

Artigo 6.º

(Inutilização de documentos)

1. Decorridos os prazos de conservação, fixados nos termos da presente portaria ou após a microfilmagem dos documentos, proceder-se-á à inutilização dos documentos originais, sem prejuízo da excepção consagrada no artigo 2.º

2. Da verificação de conformidade entre os microfilmes e os documentos originais e da inutilização dos documentos serão lavrados autos em dois exemplares, que ficarão guardados em locais diferentes, com a intervenção das pessoas que procederam às referidas operações.

Artigo 7.º

(Responsabilidade)

A responsabilidade pelas operações de microfilmagem e segurança da inutilização dos documentos será cometida ao funcionário ou funcionários designados por despacho do director da Polícia Judiciária ou seu legal substituto.

Artigo 8.º

(Disposições gerais)

Em tudo o mais que não vier previsto no presente diploma quanto a operações de microfilmagem e destruição dos documentos originais, observar-se-á o disposto no Decreto-Lei n.º 73/89/M, de 31 de Outubro.

Governo de Macau, aos 30 de Agosto de 1990.

Publique-se.

ANEXO

Listagem de documentos a microfilmar