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Nota: Antes da entrada em vigor das tabelas dos prazos de conservação dos arquivos referidas no n.º 1 do artigo 35.º da Lei n.º 3/2023, mantém-se em vigor a presente portaria.

Artigo 1.º

(Prazos de conservação dos documentos)

1. Os prazos mínimos de conservação em arquivo dos documentos da Directoria da Polícia Judiciária de Macau, bem como da Obra Social da Polícia Judiciária de Macau, incluídos ou não em processos, são os fixados em mapa anexo a esta portaria, que dela faz parte integrante.

2. Os documentos, cuja conservação seja fixada por lei especial, ficam sujeitos às disposições da respectiva lei.

Artigo 2.º

(Autorização de microfilmagem)

É autorizada a Directoria da Polícia Judiciária de Macau, bem como a Obra Social da Polícia Judiciária de Macau, a procederem à microfilmagem da documentação que deva manter-se em arquivo, e à subsequente inutilização dos respectivos originais, com excepção dos documentos de interesse histórico, que deverão manter-se nos arquivos ou transitarem para o Arquivo Histórico de Macau.

Artigo 3.º

(Normas gerais de microfilmagem)

1. A microfilmagem dos documentos passa a constituir uma actividade regular e é extensível a todas as subunidades orgânicas da Directoria da Polícia Judiciária de Macau, incluindo a Obra Social da Polícia Judiciária de Macau.

2. A selecção de documentos e a respectiva preparação para microfilmagem serão feitas pelo pessoal da Secção de Arquivo, sendo este responsável pela segurança dos filmes e documentos, de modo a impedir a sua leitura indevida ou utilização abusiva.

3. As diversas espécies de documentação serão microfilmadas em duas bobinas invioláveis, uma das quais ficará obrigatoriamente guardada no arquivo de segurança.

4. As bobinas invioláveis não poderão sofrer cortes ou emendas, apresentando uma sucessão ininterrupta e coerente de imagens, reproduzindo termos de abertura e de encerramento.

5. O termo de abertura mencionará a espécie microfilmada. O termo de encerramento conterá as assinaturas dos intervenientes nas operações de microfilmagem, bem como a do responsável pela orientação dos trabalhos, e dele constará a declaração de que as imagens nele contidas são reproduções totais e exactas dos originais.

6. Os filmes produzidos serão registados em livro próprio, de que constarão as referências dos termos de abertura e de encerramento.

Artigo 4.º

(Duplicações)

A partir das bobinas a que se refere o artigo anterior, poderão fazer-se duplicações, parciais ou totais, para constituição dos suportes micrográficos necessários à consulta corrente.

Artigo 5.º

(Força probatória)

1. As fotocópias e as ampliações obtidas a partir do microfilme têm força probatória dos originais, desde que sejam autenticadas com a assinatura do director da Polícia Judiciária ou seu legal substituto e respectivo selo branco.

3. A força probatória referida no n.º 1 inclui todos os efeitos legais, incluindo a invocação, apresentação e utilização em qualquer Juízo.

4. A Secção de Arquivo deverá registar todas as fotocópias emitidas, referenciando a requisição que justificou a reprodução.

Artigo 6.º

(Inutilização de documentos)

1. Decorridos os prazos de conservação, fixados nos termos da presente portaria ou após a microfilmagem dos documentos, proceder-se-á à inutilização dos documentos originais, sem prejuízo da excepção consagrada no artigo 2.º

2. Da verificação de conformidade entre os microfilmes e os documentos originais e da inutilização dos documentos serão lavrados autos em dois exemplares, que ficarão guardados em locais diferentes, com a intervenção das pessoas que procederam às referidas operações.

Artigo 7.º

(Responsabilidade)

A responsabilidade pelas operações de microfilmagem e segurança da inutilização dos documentos será cometida ao funcionário ou funcionários designados por despacho do director da Polícia Judiciária ou seu legal substituto.

Artigo 8.º

(Disposições gerais)

Em tudo o mais que não vier previsto no presente diploma quanto a operações de microfilmagem e destruição dos documentos originais, observar-se-á o disposto no Decreto-Lei n.º 73/89/M, de 31 de Outubro.

ANEXO

Listagem de documentos a microfilmar

NATUREZA DOS DOCUMENTOS	PRAZOS DE CONSERVAÇÃO (EM ANOS)
	DI	1	2	5	10	20	30	CP
-------------------------------------------------- DIRECTORIA DA POLÍCIA JUDICIÁRIA --------------------------------------------------
Avisos e notificações não integrados em processos			x
Boletins de viaturas			x
Cartões de «Livre Trânsito» e cartões médicos inutilizados	x
Copiador geral de correspondência expedida, incluindo confidencial								x
Correspondência e documentação recebida não integrada em processos								x
Fichas individuais de natureza criminal da Secção Central								x
Guias de correio, Decreto n.º 10 592, de 05-05-1956			x
Guias de receitas próprias do Estado		x
Guias de depósito e de levantamento da Arrecadação	x
Informações internas de natureza criminal não integrada em processos					x
Listagem de objectos penhorados		x
Listagem de entrada e saída de passageiros do Território de Macau			x
Livros e actas								x
Termos de posse e de assalariamento			x
Livros e documentos de inventário								x
Livros de protocolo de saída de correspondência			x
Livros de registo de entrada e saída de correspondência			x
Livros de registo de entrada e de saída de Arrecadação				x
Livros de registo de saída de processos policiais e criminais				x
Livros de registo de Denúncias					x
Livros de registo de requerimentos internos		x
Livros de registo de processos de Investigação Sumária instaurados pela PJ				x
Livros de registo de processos de Inquérito Preliminar, DL 805/75, DL 377/77				x
Livros de registo de ordens e mandados de captura				x
Livros de registo de Ocorrências Diversas				x
Livros de registo de processos de Diligências Solicitadas				x
Livros de registo de ofícios precatórios recebidos e expedidos				x
Livros, documentos e impressos de contabilidade				x
Livros de registos biográficos e policiais				x
Listas telefónicas dos assinantes do Território de Macau	x
Listas de antiguidade de pessoal (após a sua publicação)			x
Ofícios, notas circulares e outros documentos não integrados em processos				x
Ordens de serviço			x
Processos disciplinares comuns e especiais (após despacho final)						x
Processos de emissão de certidões		x
Processos de aquisição de bens e de serviço				x
Processos de requisição de comparência de funcionários da PJ	x
Propostas, informações e pareceres não integrados em processos				x
Propostas orçamentais			x
Processos de actuação do Sub-Gabinete da Interpol				x
Processos colectivos de natureza criminal da Secção Central								x
Processos individuais de natureza criminal da Secção Central								x
Processos policiais de Diligências Solicitadas				x
Processos policiais de Investigação Sumária instaurados pela PJ				x
Processos de pedidos e mandados de captura				x
Processos julgados do ex-Tribunal de Polícia de Macau								x
Processos relativos à administração de pessoal, tais como processos individuais, processos de concurso e de provimento, processos de contagem de tempo de serviço e de aposentação								x
Relatórios externos de vigilância policial			x
Recibos de queixas apresentadas e respectivos talonários	x
Relatórios de síntese e de Piquete		x
Relatórios de identificação de cadáveres				x
Relatórios de «modus operandis»			x
Relatórios de recolha de vestígios de cristas papilares		x
Requisições, exames e relatórios laboratoriais			x
Mensagens de telex recebida e expedida não integradas em processos			x
Mensagens de telecópia recebida e expedida não integradas em processos			x
-------------------------------------------------- OBRA SOCIAL DA POLÍCIA JUDICIÁRIA --------------------------------------------------
Contas de Gerência e de Exercício				x
Documentos de contabilidade			x
Ofícios recebidos e expedidos
Outros documentos administrativos não integrados em processos			x
Propostas de receitas e despesas			x

(*)

CHAVE:	DI = destruição imediata após microfilmagem
	CP = conservação permanente

Portaria n.º 178/90/M

de 10 de Setembro