Conforme atribuições previstas na Lei n.º 11/1999, o Comissariado da Auditoria procede à auditoria financeira sobre a Conta Geral da Região Administrativa Especial de Macau e as contas de gerência dos serviços e organismos dotados de autonomia administrativa ou financeira. As alterações introduzidas pelo Regulamento Administrativo n.º 28/2009, publicado em 10 de Agosto de 2009, ao Regulamento Administrativo n.º 6/2006 (Regime de Administração Financeira Pública) e o Despacho do Chefe do Executivo n.º 121/2011, publicado em 23 de Maio de 2011, que aprova as regras para a elaboração do Orçamento Geral e da Conta Geral da Região Administrativa Especial de Macau, bem como a respectiva estrutura e elementos, implicaram a modificação das informações contabilísticas que os serviços públicos devem preparar e apresentar. Em resultado, torna-se necessário redefinir a composição dos elementos contabilísticos essenciais e as instruções para a elaboração dos documentos a entregar pelos serviços públicos para efeitos de auditoria. Para além de permitir que o Comissariado da Auditoria possa cumprir as suas atribuições, as novas disposições visam ainda a introdução gradual de tecnologias de informação e comunicação como instrumentos de apoio aos trabalhos de auditoria, tendo por objectivo responder ao desenvolvimento da administração financeira pública da RAEM e tornar a auditoria mais eficaz.
Nestes termos,
Usando da faculdade conferida pelo artigo 64.º da Lei Básica da Região Administrativa Especial de Macau, ao abrigo dos artigos 3.º, 5.º, 6.º e 7.º da Lei n.º 11/1999, o Comissário da Auditoria manda:
1. Os serviços e organismos dotados de autonomia financeira, com exclusão dos organismos especiais previstos no artigo 70.º do Regulamento Administrativo n.º 6/2006, na redacção dada pelo Regulamento Administrativo n.º 28/2009 e republicado pelo Despacho do Chefe do Executivo n.º 426/2009, devem remeter ao Comissariado da Auditoria, até 30 de Abril de cada ano, a conta de gerência, as peças contabilísticas e os elementos de gestão financeira do ano económico anterior, segundo a «Organização e documentação das contas de gerência dos serviços e organismos dotados de autonomia financeira», que constitui o Anexo I, que integra o presente despacho.
2. Os serviços e organismos dotados de autonomia administrativa devem remeter ao Comissariado da Auditoria, até 30 de Abril de cada ano, a conta de gerência, as peças contabilísticas e os elementos de gestão financeira do ano económico anterior, segundo a «Organização e documentação das contas de gerência dos serviços e organismos dotados de autonomia administrativa», que constitui o Anexo II, que integra o presente despacho.
3. Os organismos especiais devem remeter ao Comissariado da Auditoria, até 30 de Abril de cada ano, a conta de gerência, as peças contabilísticas e os elementos de gestão financeira do ano económico anterior, segundo a «Organização e documentação das contas de gerência dos organismos especiais», que constitui o Anexo III, que integra o presente despacho.
4. A Direcção dos Serviços de Finanças deve entregar ao Comissariado da Auditoria, até 31 de Maio de cada ano, as peças contabilísticas e os elementos de gestão financeira do ano económico anterior, segundo a «Documentação complementar da Conta Geral da Região Administrativa Especial de Macau», que constitui o Anexo IV, que integra o presente despacho.
5. Os serviços integrados devem entregar ao Comissariado da Auditoria, até 31 de Março de cada ano, os elementos relativos aos saldos bancários e em cofre, bem como das operações de tesouraria com referência a 31 de Dezembro do ano económico anterior, preparados segundo o Anexo V (Operações de tesouraria dos serviços integrados), que integra o presente despacho.
6. Os bancos agentes devem remeter ao Comissariado da Auditoria, até 30 de Abril de cada ano, as peças contabilísticas das operações financeiras públicas e os elementos de gestão do ano económico anterior, segundo a «Documentação do relatório anual das operações financeiras públicas dos bancos agentes», que constitui o Anexo VI, que integra o presente despacho.
7. Os mapas contabilísticos, os documentos comprovativos, os ficheiros electrónicos e documentos entregues nos termos dos anexos que integram o presente despacho devem ser preparados de acordo com as seguintes regras:
1) Os originais dos mapas contabilísticos apresentados pelos serviços públicos devem ser assinados pelos respectivos responsáveis e confirmados com o selo branco;
2) Os originais dos mapas contabilísticos apresentados e dos documentos comprovativos emitidos por Bancos devem ser assinados pelos respectivos responsáveis e confirmados com o selo branco;
3) Os ficheiros electrónicos apresentados pelos serviços públicos e pelos bancos, devem ser formatados de acordo com as especificações de dados ou modelos divulgados no sítio do Comissariado da Auditoria;
4) Os ficheiros electrónicos devem ser gravados em disco óptico só de leitura (CD-ROM), confirmado mediante assinatura do responsável, que, em alternativa, pode enviar os ficheiros electrónicos encriptados pela certificação electrónica eSignTrust da Direcção dos Serviços de Correios, dispensando-se a entrega das cópias em papel;
5) Os documentos em cópia devem ser autenticados;
6) Quaisquer omissões na entrega dos mapas de contas, documentos comprovativos, ficheiros electrónicos e outros documentos exigidos nos anexos que integram o presente despacho devem ser identificadas numa lista, explicadas e apresentados os fundamentos legais.
8. Caso ocorra a substituição total dos responsáveis dum serviço ou organismo dotado de autonomia administrativa ou financeira durante o ano a que a conta de gerência respeite (por exemplo, a substituição de todos os membros do conselho administrativo), os novos responsáveis devem, no prazo de 45 dias, a contar da data de cessação de funções daqueles, elaborar e entregar no Comissariado da Auditoria a conta de gerência, os mapas contabilísticos e demais elementos de gestão financeira relativos ao período do ano financeiro gerido pelos substituídos.
9. Caso seja alterado o regime financeiro dum serviço ou organismo dotado de autonomia administrativa ou financeira, os responsáveis devem, no prazo de 45 dias a contar da data da alteração do regime financeiro, entregar no Comissariado da Auditoria a conta de gerência, os mapas contabilísticos e demais dados de gestão financeira, relativos ao período compreendido entre 1 de Janeiro e o último dia de vigência do regime financeiro alterado.
10. Caso um serviço ou organismo dotado de autonomia administrativa ou financeira seja extinto, os responsáveis pela transferência do património devem, no prazo de transferência dos bens previsto na lei, entregar no Comissariado da Auditoria a conta final da execução orçamental, os mapas contabilísticos e os elementos sobre os créditos, as dívidas e a gestão patrimonial, relativos ao período compreendido entre 1 de Janeiro e o dia da extinção.
11. É revogado o Despacho da Comissária da Auditoria n.º 5/2007, publicado no Boletim Oficial da Região Administrativa Especial de Macau n.º 42, I Série, de 15 de Outubro de 2007.
12. O presente despacho entra em vigor no dia seguinte ao da sua publicação.
6 de Novembro de 2012.
O Comissário da Auditoria, Ho Veng On.
O mapa contabilístico abaixo indicado é entregue em original e acompanhado do respectivo ficheiro electrónico, devendo a sua elaboração obedecer ao modelo anexo ao mesmo despacho de que o presente anexo faz parte. O ficheiro electrónico do modelo pode ser descarregado do sítio do Comissariado da Auditoria.
1. Conta de gerência — Mod. 1.ª
O documento comprovativo abaixo indicado é entregue em original, elaborado de acordo com o respectivo modelo, que pode ser descarregado do sítio do Comissariado da Auditoria.
1. Certidão de saldo emitida por instituições bancárias;
Os seguintes documentos são entregues em ficheiro electrónico. As especificações de dados ou modelos para os respectivos ficheiros electrónicos podem ser descarregados do sítio do Comissariado da Auditoria:
1. Dados das receitas;
2. Dados das despesas;
3. Dados das operações de tesouraria;
4. Dados dos saldos bancários e em numerário;
5. Dados dos cheques e transferências em trânsito;
6. Dados dos depósitos em trânsito;
7. Dados do orçamento das receitas;
8. Dados do orçamento das despesas;
9. Dados dos empréstimos concedidos;
10. Dados dos investimentos financeiros;
11. Dados dos bens inventariáveis;
12. Dados das alterações do pessoal em exercício de funções;
13. Dados dos apoios financeiros atribuídos a pessoas e entidades particulares para realização de actividades.
14. Dados dos trabalhadores que exercem funções em acumulação.
15. Reconciliação de saldos.
Os seguintes documentos são entregues em cópia:
1. Extractos das contas bancárias referentes ao último mês da gerência.
2. Extractos bancários dos depósitos, cheques e transferências em trânsito;
3. Orçamento privativo do ano económico;
4. Proposta do 1.º orçamento suplementar do ano económico, donde deve constar a justificação da diferença registada em relação à previsão inicial, acompanhada dos respectivos documentos comprovativos;
5. Plano anual de actividades e relatório anual de gestão, nos termos dos números 1 e 2 do artigo 4.º do Regulamento Administrativo n.º 6/2006, na redacção dada pelo Regulamento Administrativo n.º 28/2009, republicado pelo Despacho do Chefe do Executivo n.º 426/2009;
6. Documentos da Direcção dos Serviços de Finanças relativos às novas classificações económicas acrescidas no ano de auditoria e que não constem do «Mapa das Classificações Económicas das Receitas e das Despesas Públicas», emitidos por força do número 2 do artigo 66.º do Regulamento Administrativo n.º 6/2006, na redacção dada pelo Regulamento Administrativo n.º 28/2009, republicado pelo Despacho do Chefe do Executivo n.º 426/2009;
7. Parecer da Direcção dos Serviços de Finanças e a autorização da tutela competente referentes às contas bancárias constituídas no período de gerência, nos termos do número 2 do artigo 77.º do Regulamento Administrativo n.º 6/2006, na redacção dada pelo Regulamento Administrativo n.º 28/2009, republicado pelo Despacho do Chefe do Executivo n.º 426/2009;
8. Lista das entidades particulares com participação financeira do serviço, a qual deve conter nomeadamente os seguintes elementos:
8.1. Denominação das entidades particulares em que o serviço participa financeiramente;
8.2. Quantidade de acções, e o seu valor total, emitidas pelas entidades particulares; havendo mais do que um tipo de acções, os mesmos devem ser discriminados;
8.3. Quantidade de acções, e o seu valor total, das entidades particulares detidas pelo serviço; possuindo mais do que um tipo de acções, os mesmos devem ser discriminados;
8.4. Receitas totais no exercício findo das entidades particulares, com a indicação das quantias provenientes do serviço;
8.5. Pagamentos efectuados no ano económico pelo serviço a favor das entidades particulares a título de compensação de défices acumulados ou por outros motivos;
8.6. Pagamentos efectuados no ano económico pelo serviço às entidades particulares a título de empréstimo, bem como os saldos dos empréstimos obtidos pelas entidades particulares junto do serviço.
9. Relatório de auditoria externa (só aplicável aos serviços que contrataram, no ano económico, instituições de auditoria externa);
10. Alterações ao diploma orgânico e ao regime de pessoal específico (categoria e remuneração) verificadas durante o período de gerência;
11. Acta da sessão em que foi aprovada a conta de gerência.
O mapa contabilístico abaixo indicado é entregue em original e acompanhado do respectivo ficheiro electrónico, devendo a sua elaboração obedecer ao modelo anexo ao mesmo despacho de que o presente anexo faz parte. O ficheiro electrónico do modelo pode ser descarregado do sítio do Comissariado da Auditoria.
1. Conta de gerência — Mod. 1b.
O documento comprovativo abaixo indicado é entregue em original, elaborado de acordo com o respectivo modelo, que pode ser descarregado do sítio do Comissariado da Auditoria.
1. Certidão do saldo emitida por instituições bancárias.
Os seguintes documentos são entregues em ficheiro electrónico. As especificações de dados ou modelos para os respectivos ficheiros electrónicos podem ser descarregados do sítio do Comissariado da Auditoria:
1. Dados das dotações orçamentais;
2. Dados das despesas;
3. Dados das operações de tesouraria;
4. Dados dos saldos bancários e em numerário;
5. Dados dos cheques e transferências em trânsito;
6. Dados dos depósitos em trânsito;
7. Dados do orçamento das despesas;
8. Dados dos bens inventariáveis;
9. Dados das alterações do pessoal em exercício de funções;
10. Dados de apoios financeiros atribuídos a pessoas e entidades particulares para realização de actividades;
11. Dados dos trabalhadores que exercem funções em acumulação;
12. Reconciliação de saldos.
Os seguintes documentos são entregues em cópia:
1. Extractos das contas bancárias referentes ao último mês da gerência;
2. Extractos bancários dos depósitos, cheques e transferências em trânsito;
3. Plano anual de actividades e relatório anual de gestão, nos termos dos números 1 e 2 do artigo 4.º do Regulamento Administrativo n.º 6/2006, na redacção dada pelo Regulamento Administrativo n.º 28/2009, republicado pelo Despacho do Chefe do Executivo n.º 426/2009;
4. Parecer da Direcção dos Serviços de Finanças e a autorização da tutela competente referentes às contas bancárias constituídas no período de gerência, nos termos do número 2 do artigo 77.º do Regulamento Administrativo n.º 6/2006, na redacção dada pelo Regulamento Administrativo n.º 28/2009, republicado pelo Despacho do Chefe do Executivo n.º 426/2009;
5. Guias de entrega e documentos comprovativos da reposição dos saldos da dotação orçamental não usados no fim do ano, das despesas liquidadas mas não pagas, das diferenças de juros e de câmbios, nos termos dos números 12 e 13 da Parte IV do Anexo ao Despacho do Secretário para a Economia e Finanças n.º 80/2010;
6. Notificações da Direcção dos Serviços de Finanças referentes às transferências/dotações das delegações no exterior e os comprovativos bancários relativos a recepção dos correspondentes fundos (só aplicável às delegações no exterior);
7. Alterações ao diploma orgânico e ao regime de pessoal específico (categoria e remuneração) verificadas durante o período de gerência;
8. Acta da sessão em que foi aprovada a conta de gerência.
Os mapas contabilísticos seguintes são apresentados em original e acompanhados dos respectivos ficheiros electrónicos:
1. Demonstração dos resultados;
2. Balanço.
O seguinte documento comprovativo é entregue em original, elaborado de acordo com o respectivo modelo, que pode ser descarregado do sítio do Comissariado da Auditoria.
1. Certidão do saldo emitida por instituições bancárias.
Os documentos a seguir indicados são entregues em ficheiro electrónico. As especificações de dados para os ficheiros electrónicos referentes aos itens 4 a 8 podem ser descarregados do sítio do Comissariado da Auditoria:
1. Balancetes;
2. Razão geral;
3. Políticas contabilísticas aplicáveis;
4. Dados do orçamento das receitas;
5. Dados do orçamento das despesas;
6. Dados das alterações do pessoal em exercício de funções;
7. Dados dos apoios financeiros atribuídos a pessoas e entidades particulares para realização de actividades;
8. Dados dos trabalhadores que exercem funções em acumulação.
Os documentos a seguir indicados são apresentados em cópia:
1. Orçamento privativo do ano económico;
2. Plano anual de actividades e relatório anual de gestão, nos termos dos números 1 e 2 do artigo 4.º do Regulamento Administrativo n.º 6/2006, na redacção dada pelo Regulamento Administrativo n.º 28/2009, republicado pelo Despacho do Chefe do Executivo n.º 426/2009.
3. Lista das entidades particulares com participação financeira do serviço, a qual deve conter nomeadamente os seguintes elementos:
3.1. Denominação das entidades particulares em que o serviço participa financeiramente;
3.2. Quantidade de acções, e o seu valor total, emitidas pelas entidades particulares; havendo mais do que um tipo de acções, os mesmos devem ser discriminados;
3.3. Quantidade de acções, e o seu valor total, das entidades particulares detidas pelo serviço; possuindo mais do que um tipo de acções, os mesmos devem ser discriminados;
3.4. Receitas totais no exercício findo das entidades particulares, com a indicação das quantias provenientes do serviço;
3.5. Pagamentos efectuados no ano económico pelo serviço a favor das entidades particulares a título de compensação de défices acumulados ou por outros motivos;
3.6. Pagamentos efectuados no ano económico pelo serviço às entidades particulares a título de empréstimo, bem como os saldos dos empréstimos obtidos pelas entidades particulares junto do serviço.
4. Relatório de auditoria externa (só aplicável aos organismos especiais que contrataram, no ano económico, instituições de auditoria externa);
5. Alterações ao diploma orgânico e ao regime de pessoal específico (categoria e remuneração) verificadas durante o período de gerência;
6. Acta da sessão em que foi aprovada a conta de gerência.
Os mapas contabilísticos seguintes são apresentados em original e em ficheiros electrónicos:
1. Relação de receitas e despesas centrais;
2. Balanço central.
O documento comprovativo seguinte é entregue em original, elaborado de acordo com o respectivo modelo, que pode ser descarregado do sítio do Comissariado da Auditoria:
1. Certidão do saldo emitida por instituições bancárias.
Os documentos a seguir indicados são entregues em ficheiro electrónico. As especificações de dados para os ficheiros electrónicos de formatação de dados ou modelos referentes aos itens 1 a 15 podem ser descarregados do sítio do Comissariado da Auditoria:
1. Dados das receitas da Conta da Caixa do Tesouro;
2. Dados das despesas da Conta da Caixa do Tesouro;
3. Dados das operações de tesouraria da Conta da Caixa do Tesouro;
4. Dados das dotações efectuadas pelo Departamento de Contabilidade Pública da Direcção dos Serviços de Finanças;
5. Dados dos saldos bancários e em numerário da Conta da Caixa do Tesouro;
6. Dados dos cheques e transferências em trânsito da Conta da Caixa do Tesouro;
7. Dados dos depósitos em trânsito da Conta da Caixa do Tesouro;
8. Dados das receitas eventuais entregues por organismos ou instituições;
9. Dados do orçamento das receitas da Conta da Caixa do Tesouro;
10. Dados do orçamento das despesas da Conta da Caixa do Tesouro;
11. Códigos de classificações económicas das receitas;
12. Códigos de classificações económicas das despesas;
13. Códigos de grupo das operações de tesouraria;
14. Códigos das classificações orgânicas;
15. Reconciliação de saldos;
16. Cadastro patrimonial da Região Administrativa Especial de Macau até 31 de Dezembro, incluindo:
16.1. Inventário dos bens móveis da RAEM;
16.2. Inventário dos bens imóveis da RAEM;
16.3. Registo das viaturas e embarcações da RAEM;
16.4. Inventário dos parques de estacionamento do Governo.
17. Mapa de execução orçamental do Plano de Investimento e Despesas de Desenvolvimento da Administração.
Os documentos abaixo indicados são apresentados em cópia:
1. Extractos das contas bancárias do mês de Dezembro (excluindo as contas de tesouraria dos bancos agentes);
2. Extractos bancários dos depósitos, cheques e transferências em trânsito (excluindo as contas de tesouraria dos bancos agentes);
3. Extractos bancários mensais dos cofres do tesouro da Delegação Económica e Comercial de Macau, em Lisboa;
4. Contas do tesouro e registos das transacções e mapa de reconciliação das operações de tesouraria da Delegação Económica e Comercial de Macau, em Lisboa, bem como os documentos da sua reconciliação de saldos;
5. Resumo do movimento mensal da Recebedoria da Repartição de Finanças de Macau (Direcção dos Serviços de Finanças – Mod. 170) e a declaração de receitas e despesas do recebedor da Recebedoria (Direcção dos Serviços de Finanças – Mod. 324);
6. Elementos das empresas concessionárias, incluindo:
6.1. Aditamentos e alterações aos contratos de concessão;
6.2. Mapas e documentos comprovativos das receitas da exploração exclusiva arrecadadas pelas empresas concessionárias, que permitam fixar os impostos devidos ao período de gerência, certificar as isenções de pagamento, efectuar apuramentos e conhecer as receitas arrecadadas.
7. Os relatórios das auditorias realizadas nos termos dos artigos 80.º e 81.º do Regulamento Administrativo n.º 6/2006, na redacção dada pelo Regulamento Administrativo n.º 28/2009, republicado pelo Despacho do Chefe do Executivo n.º 426/2009;
8. Instruções e circulares emitidos aos serviços públicos referentes à elaboração, execução e controlo do orçamento anual;
9. Informações sobre benefícios fiscais.
10. Lista das entidades particulares com participação financeira da RAEM, a qual deve conter nomeadamente os seguintes elementos:
10.1 Denominação das entidades particulares com participação financeira da RAEM;
10.2 Quantidade de acções, e o seu valor total, emitidas pelas entidades particulares; havendo mais do que um tipo de acções, os mesmos devem ser discriminados;
10.3 Quantidade de acções, e o seu valor total, das entidades particulares detidas pela RAEM; possuindo mais do que um tipo de acções, os mesmos devem ser discriminados;
10.4 Receitas totais no exercício findo das entidades particulares, com a indicação das quantias provenientes da RAEM;
10.5 Pagamentos efectuados no ano económico pela RAEM a favor das entidades particulares a título de compensação de défices acumulados ou por outros motivos;
10.6 Pagamentos efectuados no ano económico pela RAEM às entidades particulares a título de empréstimo, bem como os saldos dos empréstimos obtidos pelas entidades particulares junto da RAEM.
11. Informações sobre empresas privadas com participação de capitais da Região Administrativa Especial de Macau, incluindo:
11.1 Registo dos estatutos sociais e as respectivas alterações;
11.2 Alterações ao contrato ou à composição dos sócios (formas de participação no capital social, aumento ou redução do capital social, participação em lucros e perdas);
11.3 Alterações aos contratos de suprimento dos sócios, contas anuais (balanço e demonstrações de resultados), políticas contabilísticas adoptadas, relação nominal dos dirigentes dos órgãos da sociedade, plano de actividades e orçamento, actas das reuniões da assembleia geral anual ordinária e extraordinária, livro de actas e relatórios dos assuntos deliberados pelo órgão de administração, relatórios e pareceres do conselho fiscal e relatórios de auditoria externa.
Os documentos abaixo indicados são apresentados em ficheiro electrónico. As especificações de dados e modelos para os respectivos ficheiros electrónicos podem ser descarregados do sítio do Comissariado da Auditoria:
1. Dados das operações de tesouraria;
2. Dados dos saldos bancários e em numerário;
3. Dados dos cheques e transferências em trânsito;
4. Dados dos depósitos em trânsito;
5. Reconciliação de saldos.
Os documentos a seguir indicados são apresentados em cópia:
1. Extractos das contas bancárias referentes a Dezembro;
2. Extractos bancários dos depósitos, cheques e transferências em trânsito;
3. Parecer da Direcção dos Serviços de Finanças e a autorização da tutela competente referentes às contas bancárias constituídas no período de gerência, nos termos do número 2 do artigo 77.º do Regulamento Administrativo n.º 6/2006, na redacção dada pelo Regulamento Administrativo n.º 28/2009, republicado pelo Despacho do Chefe do Executivo n.º 426/2009.
O mapa contabilístico abaixo indicado é entregue em original e acompanhado do respectivo ficheiro electrónico, devendo a sua elaboração obedecer ao modelo anexo ao mesmo despacho de que o presente anexo faz parte. O ficheiro electrónico do modelo pode ser descarregado do sítio do Comissariado da Auditoria.
1. Resumo de fundos entrados e saídos — Mod. 2.
O documento comprovativo a seguir indicado é apresentado em original, elaborado de acordo com o respectivo modelo, que pode ser descarregado do sítio do Comissariado da Auditoria.
1. Certidão de transferência do saldo de execução orçamental do ano anterior.
Os documentos listados a seguir são apresentados em ficheiro electrónico, cujas especificações de dados podem ser descarregadas do sítio do Comissariado da Auditoria:
1. Dados dos fundos entrados por operações orçamentais;
2. Dados dos fundos saídos por operações orçamentais;
3. Dados dos fundos entrados por operações de tesouraria;
4. Dados dos fundos saídos por operações de tesouraria;
5. Dados de reconciliação de saldos;
6. Dados dos valores selados entrados e saídos;
7. Dados de jóias ou outros valores entrados e saídos;
8. Extractos bancários referentes a Dezembro e extractos bancários demonstrativos dos pagamentos efectuados durante o período complementar.
