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Despacho da Comissária da Auditoria n.º 2/2001

Usando da faculdade conferida pelo artigo 64.º da Lei Básica da Região Administrativa Especial de Macau, ao abrigo dos artigos 3.º, 5.º, 6.º e 7.º da Lei n.º 11/1999 da Região Administrativa Especial de Macau, a Comissária da Auditoria manda:

Na prossecução das suas atribuições, torna-se necessário a recolha e cruzamento de outros dados, documentos e informações com os dados constantes na Conta Geral da Região Administrativa Especial de Macau e nas contas dos "sujeitos a auditoria", a fim de realizar auditoria financeira sobre a execução orçamental, contas finais, bem como a gestão e a utilização de fundos extra-orçamentais da Região Administrativa Especial de Macau, nomeadamente os activos, passivos, lucros e prejuízos, e contas, receitas e despesas públicas, rendimentos e encargos financeiros, elaborando e apresentando os relatórios.

Nestes termos,

1. São aprovadas as "Instruções para a organização e documentação das contas dos Exactores da Região Administrativa Especial de Macau" que segue em anexo I ao presente despacho e que dele fazem parte integrante. A prestação das contas e os balanços anuais dos Recebedores e Bancos como Caixa Geral do Tesouro deverão ser instruídas em conformidade.

2. São aprovadas as "Instruções para a organização e documentação das contas das Entidades Autónomas e dos Serviços dotados apenas de Autonomia Administrativa" que segue em anexo II ao presente despacho e que dele fazem parte integrante. A prestação das contas e os balanços anuais das Entidades Autónomas e dos Serviços dotados apenas de Autonomia Administrativa deverão ser instruídas em conformidade.

3. O presente despacho aplica-se às contas da gerência do ano económico de 2000.

22 de Fevereiro de 2001.

A Comissária da Auditoria, Choi Mei Lei aliás Fátima Choi.

ANEXO I

INSTRUÇÕES PARA A ORGANIZAÇÃO E DOCUMENTAÇÃO DAS CONTAS DOS EXACTORES DA REGIÃO ADMINISTRATIVA ESPECIAL DE MACAU (RECEBEDORIA E BANCO COMO CAIXA GERAL DO TESOURO)

CAPÍTULO I

Conta do Recebedor

I

As contas do Recebedor deverão ser elaboradas de acordo com o mapa modelo 1 anexo.

II

As contas do Recebedor deverão ser instruídas com os seguintes documentos:

A - Para Justificação do Débito

1) Conta de Documentos

- Relação dos documentos de cobrança [Mod. 45 do RGAF]⁽¹⁾ debitados ao Recebedor, elaborada na Repartição de Finanças, assinada pelo respectivo dirigente e autenticada com o selo branco em uso na Repartição - Mod. 3.

2) Conta de Valores Selados

- Certidão passada pelo Banco comprovativa do montante de valores selados entregues ao Recebedor durante a gerência - Mod. 4.

3) Conta de Dinheiro

a) Relação das cobranças de receita virtual [Mod. M/2R]⁽²⁾ - Mod. 5;

b) Relações dos documentos de receita eventual cobrada [Mod. M/1R]⁽²⁾, organizadas por tipo de receita - Mod. 6;

c) Relação das entidades ou serviços que, durante a gerência, entregaram na Recebedoria receita eventual por eles arrecadada - Mod. 7;

d) Certidão passada pelas entidades ou serviços referidos na alínea anterior donde conste o total das receitas arrecadadas durante o ano, o tipo (C.E.), o montante entregue na Recebedoria e o saldo que transitou para o ano seguinte - Mod. 8;

e) Relação das guias de reposições abatidas nos pagamentos, organizadas segundo a classificação orgânica da despesa - Mod. 9.

B - Para Justificação do Crédito

1) Conta de Documentos

- Relação dos documentos [Mod. 27 do RGAF]⁽¹⁾ de receita virtual anulada - Mod. 10.

2) Conta de Valores Selados

- Relação dos Valores Selados vendidos [Mod. M/4R]⁽²⁾ -Mod. 11.

3) Conta de Dinheiro

- Relação dos recibos [Mod. 52 do RGAF]⁽¹⁾ das passagens de fundos efectuadas durante a gerência para o Banco como Caixa Geral do Tesouro - Mod. 12.

4) Saldo de Encerramento

a) Certidão passada pela entidade bancária comprovativa do saldo existente em 31 de Dezembro, ou no último dia da gerência quando esta não coincida com o ano económico, com a indicação do vencimento, ou não, de juros remuneratórios, montante, data de pagamento e se os mesmos foram creditados na referida conta ou entregues a outra entidade - Mod. 13;

Serão emitidas tantas certidões quantas as contas bancárias existentes;

b) Extractos bancários referentes ao dia 31 de Dezembro ou ao último dia da gerência quando esta não coincida com o ano económico;

c) Reconciliação do saldo, justificativa da diferença existente entre o saldo da conta (contabilístico) e o saldo bancário no último dia da gerência - Mod. 14;

Deverão ser elaboradas tantas reconciliações quantas as contas bancárias movimentadas, efectuando-se, a final, a respectiva síntese;

d) Relação dos cheques em trânsito das reconciliações do saldo - Mod. 15;

Deverão ser elaboradas tantas relações quantas as reconciliações do saldo, justificando com os respectivos extractos bancários demonstrativos do levantamento dos cheques em trânsito.

C - Outros Documentos

a) Balancetes mensais efectuados à Recebedoria - Mod. 16;

b) Extractos bancários de todas as contas movimentadas, com referência ao último dia do mês;

c) Reconciliações dos saldos mensais, elaboradas nos termos do disposto em B4) c);

d) Relação nominal dos Responsáveis - Mod. 17;

e) Qualquer outro documento justificativo do débito ou do crédito não previsto nas presentes "Instruções".

CAPÍTULO II

Conta do Banco como Caixa Geral do Tesouro

I

As contas do Banco como Caixa Geral do Tesouro da Região Administrativa Especial de Macau deverão ser elaboradas de acordo com o mapa modelo 2 anexo.

II

As contas do Banco deverão ser instruídas com os seguintes documentos:

A - Para Justificação do Débito

1) Conta de Operações Orçamentais

a) Relação dos recibos das passagens de fundos efectuadas pela Recebedoria - Mod. 18;

b) Relação dos documentos comprovativos da passagem de fundos de Operações de Tesouraria (designadamente utilização de saldos de anos anteriores) para receitas orçamentais - Mod. 19;

2) Conta de Operações de Tesouraria

a) Relação dos documentos [Mod. 11 do RGAF]⁽¹⁾ de entrada de fundos por conta de Operações de Tesouraria - Mod. 20;

b) Documento comprovativo da passagem do saldo da execução orçamental do ano anterior para a conta de Operações de Tesouraria - Mod. 21;

c) Relação dos documentos comprovativos do recebimento de jóias ou outros valores - Mod. 22.

B - Para Justificação do Crédito

1) Conta de Operações Orçamentais

- Relações dos documentos comprovativos dos pagamentos efectuados [mod.7]⁽³⁾, organizadas segundo a classificação orgânica de despesa - Mod. 23.

2) Conta de Operações de Tesouraria

a) Relações dos documentos [Mods. 3/RF(OT) e 4/RF(OT)]⁽⁴⁾ comprovativos das importâncias saídas da conta de Operações de Tesouraria - Mod. 24;

b) Relação das guias de entrega de Valores Selados à Recebedoria - Mod. 25;

c) Relação dos documentos comprovativos das saídas de jóias ou outros valores - Mod. 26.

3) Saldo de Encerramento

a) Extractos bancários referentes ao dia 31 de Dezembro ou último dia da gerência quando esta não coincida com o ano económico;

b) Reconciliação dos saldos (bancário/contabilístico) - Mod. 27;

c) Relação dos documentos relativos aos pagamentos efectuados durante o período complementar - Mod. 28;

d) Relação das passagens de fundos provenientes das Recebedorias efectuadas até ao dia 10 de Janeiro mas relativas a receitas arrecadadas no ano económico a que a gerência se refere - Mod. 29;

e) Extractos bancários demonstrativos dos pagamentos efectuados durante o período complementar.

C - Outros Documentos

a) Balancetes mensais - Mod. 30;

b) Extractos bancários referentes ao último dia de cada mês;

c) Acta de aprovação da conta;

d) Relação nominal dos responsáveis - Mod. 17;

e) Qualquer outro documento justificativo do débito ou do crédito não previsto nas presentes "Instruções".

CAPÍTULO III

Disposições comuns

1) As contas do Recebedor são por este elaboradas com base nos elementos e registos contabilísticos existentes na Recebedoria e certificadas pelo Chefe da Repartição de Finanças de Macau através de assinatura e aposição do respectivo selo branco.

2) As contas do Banco são por este elaboradas e organizadas com base nos seus elementos e registos e certificadas pelo director dos Serviços de Finanças através de assinatura e aposição do respectivo selo branco.

3) Todos os documentos, certidões, etc., serão assinados pelo responsável do Serviço e autenticados com o respectivo selo branco.

4) Quando não se verifique alguma ou algumas das situações enumeradas em II (capítulos I e II) deve, do facto, ser elaborada certidão negativa.

5) As contas dos Exactores serão remetidas ao Comissariado da Auditoria até 30 de Abril do ano seguinte àquele a que respeitam.

6) Quando durante o ano económico ocorrer a mudança do recebedor ou da totalidade dos responsáveis do Banco será elaborada uma conta relativa ao período em que estes exerceram funções.

7) As contas referidas na alínea anterior serão elaboradas pelos novos Responsáveis ou por quem as suas vezes fizer, e deverão ser remetidas ao Comissariado da Auditoria no prazo de 45 dias a contar da cessação de funções daqueles.

8) Os documentos a enviar ao Comissariado são apenas os integrantes das presentes instruções. Os restantes, (que constituem o apenso da conta), designadamente os documentos representativos da arrecadação das receitas, as relações das cobranças debitadas ao Recebedor, as guias de reposições abatidas nos pagamentos, os recibos de passagens de fundos, os títulos de pagamento, etc., serão organizados e ordenados com correspondência às relações enviadas ao Comissariado da Auditoria e ficarão arquivados nos respectivos serviços à ordem e disposição do Comissariado da Auditoria.

9) Os modelos que integram as presentes "Instruções" poderão ser substituídos por registos ("outputs") informáticos, desde que contenham os elementos e informações por aqueles fornecidos.

10) Os modelos que necessitem o apuramento por cálculo, deverão ser remetidos em forma de ficheiro informático (formato Excel).

11) A conta de gerência, bem como os documentos que a instruem, deverão ser remetidos ao Comissariado da Auditoria devidamente acondicionados em pastas de arquivo.

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⁽¹⁾ Regulamento Geral da Administração da Fazenda de 1901.
⁽²⁾ Modelo a que se referem as "Instruções para o serviço da Recebedoria de Fazenda do Concelho de Macau", publicadas no Boletim Oficial n.º 45, de 8 de Novembro de 1952.
⁽³⁾ Modelo a que se refere o Despacho n.º 146/SAAE/89, publicado no Boletim Oficial n.º 16, de 17 de Abril de 1989.
⁽⁴⁾ Modelos a que se refere o Despacho n.º 49/85, publicado no Boletim Oficial n.º 10, de 9 de Março de 1985.

ANEXO II

INSTRUÇÕES PARA A ORGANIZAÇÃO E DOCUMENTAÇÃO DAS CONTAS DAS ENTIDADES AUTÓNOMAS E DOS SERVIÇOS DOTADOS APENAS DE AUTONOMIA ADMINISTRATIVA

CAPÍTULO I

Contas das Entidades Autónomas que utilizem Contabilidade Pública

I

As Contas das Entidades Autónomas que utilizem contabilidade pública deverão ser elaboradas de acordo com o mapa modelo 1 anexo.

II

As referidas contas deverão ser instruídas com os seguintes documentos:

A - Para Justificação do Débito

1) Certidão emitida pelo Departamento de Contabilidade Pública da Direcção dos Serviços de Finanças, comprovativa das importâncias recebidas de dotações inscritas no Orçamento da RAEM - Mod. 4;

2) Reconciliação de receita, justificativa da diferença existente entre as receitas acima referida e a respectiva importância de dotações orçamentais inscrita na conta de gerência de Serviço ou Entidade - Mod. 5, acompanhada com os respectivos documentos comprovativos e a síntese;

3) Relações dos documentos de receita própria cobrada directamente pelo Serviço ou Entidade, organizadas por tipo de receita - Mod. 6;

4) Certidões emitidas pelas entidades que efectuaram os respectivos pagamentos, comprovativas das importâncias por estas entregues durante a gerência - Mod. 7;

Quando se verifique a impossibilidade de apresentação do Mod. 7, por as entidades serem pessoas ou associações particulares, poderá ser substituído por outros documentos comprovativos (tais como a guia de receita, fotocópia de cheque e recibo, etc.);

5) Relação das certidões de receitas próprias arrecadadas, a que se refere o artigo 21.º do Decreto-Lei n.º 53/93/M, de 27 de Setembro - Mod. 8;

6) Relações dos documentos comprovativos das importâncias arrecadadas pertencentes à RAEM, com excepção das provenientes de descontos em vencimentos e salários - Mod. 9;

Será elaborada uma relação de documentos por cada classificação económica da receita movimentada;

7) Relações dos documentos comprovativos das importâncias arrecadadas pertencentes a outras Entidades, com excepção das provenientes de descontos em vencimentos e salários - Mod. 10.

Organizar-se-ão relações por entidades destinatárias.

B - Para Justificação do Crédito

1) Relação dos documentos das despesas com pessoal, cujo pagamento tenha sido efectuado directamente pela Direcção dos Serviços de Finanças - Mod. 11;

2) Relação dos documentos das despesas com pessoal, cujo pagamento tenha sido efectuado pelo próprio Serviço ou Entidade - Mod. 12;

3) Relação dos documentos das despesas não abrangidas pelos n.os 1 e 2, cujo pagamento tenha sido efectuado directamente pela Direcção dos Serviços de Finanças. - Mod. 13;

4) Relação dos documentos das despesas não abrangidas pelos n.os 1 e 2, cujo pagamento tenha sido efectuado pelo próprio Serviço ou Entidade - Mod. 14;

5) Relação das guias de entrega da receita da RAEM proveniente de descontos em vencimentos e salários pagos directamente pelo Serviço ou Entidade - Mod. 15;

6) Relação das guias de entrega das receitas da RAEM (OR ou Outras) arrecadadas pelo Serviço ou Entidade - Mod. 16;

7) Relação das guias de entrega de Operações de Tesouraria provenientes de descontos em vencimentos e salários pagos directamente pelo Serviço ou Entidade - Mod. 17;

8) Relação das guias de entrega de Operações de Tesouraria (Outras) - Mod. 18;

9) Certidão passada pela entidade bancária comprovativa do saldo existente em 31 de Dezembro, ou no último dia da gerência quando esta não coincida com o ano económico, com a indicação do vencimento, ou não, de juros remuneratórios, montante, data de pagamento e se os mesmos foram creditados na referida conta ou entregues a outra entidade - Mod. 19;

Serão emitidas tantas certidões quantas as contas bancárias existentes;

10) Extractos bancários referentes ao dia 31 de Dezembro ou ao último dia da gerência quando esta não coincida com o ano económico;

11) Reconciliação do saldo, justificativa da diferença existente entre o saldo da conta (contabilístico) e o saldo bancário no último dia da gerência - Mod. 20;

12) Relação dos cheques em trânsito das reconciliações do saldo - Mod. 21, justificando com os respectivos extractos bancários;

Deverão ser elaboradas tantas relações quantas as contas bancárias movimentadas, efectuando-se, a final, a respectiva síntese;

13) Relação de importância pertencente às receitas da RAEM no saldo para a gerência seguinte - Mod. 22;

14) Relação de importância de Operações de Tesouraria no saldo para a gerência seguinte - Mod. 23.

C - Outros Documentos

1) Mapa comparativo entre a despesa orçamentada e a despesa paga - Mod. 3;

2) Mapa dos empréstimos concedidos - Mod. 24;

3) Mapa dos empréstimos contraídos - Mod. 25;

4) Contas trimestrais a que se refere o artigo 30.º do Decreto-Lei n.º 53/93/M, de 27 de Setembro, e n.º 1 do artigo 28.º da Lei n.º 11/93/M, de 27 de Dezembro;

5) Balancete mensal - Mod. 26;

6) Extractos bancários de todas as contas movimentadas, com referência ao último dia do mês;

7) Reconciliações dos saldos mensais, elaboradas nos termos do disposto em B, n.º 11;

8) Orçamento Inicial, Orçamentos Suplementares e Alterações Orçamentais publicados no Boletim Oficial da RAEM;

9) Relatório da actividade financeira e patrimonial (alínea c) do artigo 31.º do Decreto-Lei n.º 53/93/M);

10) Relatório síntese de avaliação sobre o desenvolvimento das acções e subacções inscritas no Plano de Investimento e Despesas de Desenvolvimento da Administração - PIDDA (alínea c) do artigo 31.º do Decreto-Lei n.º 53/93/M);

11) Relação dos funcionários, agentes e assalariados efectivos, com início, renovação ou termo do exercício de funções durante a gerência - Mod. 28;

12) Relação dos trabalhadores que exerceram funções em regime de contrato individual de trabalho, nos Serviços ou Entidades durante a gerência - Mod. 29;

13) Relação dos funcionários ou agentes que exerceram funções em acumulação - Mod. 30;

14) Relação dos bens inventariáveis adquiridos ou abatidos durante a gerência - Mod. 31;

Caso se encontre a relação com mais de uma folha, terão de ser apurados os saldos de cada folha e transitado para a seguinte;

15) Relação das alterações de valor dos bens inventariáveis durante a gerência - Mod. 32;

16) Relação dos documentos dos apoios financeiros concedidos às pessoas e entidades particulares nos termos do Despacho n.º 54/GM/97 - Mod. 33;

17) Relação nominal dos Responsáveis - Mod. 34;

18) O relatório de auditoria emitido pela entidade de auditoria independente;

19) Lei orgânica, regime do pessoal e as respectivas alterações;

20) Acta da sessão do Conselho Administrativo em que foi aprovada a Conta de Gerência;

21) Qualquer outro documento justificativo do débito ou do crédito não previsto nas presentes "Instruções".

CAPÍTULO II

Contas das Entidades Autónomas que utilizem o Plano Oficial de Contabilidade ou o Plano de Contas Privativo

I

As Contas das Entidades Autónomas que utilizem o Plano Oficial de Contabilidade ou o Plano de Contas Privativo deverão ser instruídas com os seguintes documentos:

1) Conta de custos e proveitos;

2) Balanço de Activos e Passivos;

3) Balancete (enunciando os saldos de cada conta em detalhe durante a gerência antes de demonstração de resultados de exercício).