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REGIÃO ADMINISTRATIVA ESPECIAL DE MACAU
COMISSARIADO DA AUDITORIA
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Despacho da Comissária da Auditoria n.º 2/CA/2000
Usando da faculdade conferida pelo artigo 64.º da «Lei Básica da Região Administrativa Especial de Macau», ao abrigo dos artigos 3.º, 5.º, 6.º e 7.º da Lei n.º 11/1999 da Região Administrativa Especial de Macau, a Comissária da Auditoria manda:
Na prossecução das suas atribuições, torna-se necessário a recolha e cruzamento de outros dados, documentos e informações com os dados constantes na Conta Geral da Região Administrativa Especial de Macau e nas contas dos «sujeitos a auditoria», a fim de realizar auditoria financeira sobre a execução orçamental, contas finais, bem como a gestão e a utilização de fundos extra-orçamentais da Região Administrativa Especial de Macau, nomeadamente os activos, passivos, lucros e prejuízos, e contas, receitas e despesas públicas, rendimentos e encargos financeiros, elaborando e apresentando os relatórios.
Nestes termos,
1. São aprovadas as «Instruções para a organização e documentação das contas dos Exactores da Região Administrativa Especial de Macau» que seguem em anexo I ao presente despacho e que dele fazem parte integrante. A prestação das contas e os balanços anuais dos Recebedores e Bancos como Caixa Geral do Tesouro deverão ser instruídas em conformidade.
2. São aprovadas as «Instruções para a organização e documentação das contas das Entidades Autónomas e dos Serviços dotados apenas de Autonomia Administrativa que utilizem contabilidade orçamental» que seguem em anexo II ao presente despacho e que dele fazem parte integrante. A prestação das contas e os balanços anuais das Entidades Autónomas e dos Serviços dotados apenas de Autonomia Administrativa deverão ser instruídas em conformidade.
3. O presente despacho aplica-se às contas da gerência de 1999.
Comissariado da Auditoria, aos 10 de Março de 2000. — A Comissária da Auditoria, Choi Mei Lei, aliás Fátima Choi.
ANEXO I
Instruções para a organização e documentação das contas dos exactores da Região Administrativa Especial de Macau (Recebedoria e Banco como Caixa Geral do Tesouro)
CAPÍTULO I
Conta do Recebedor
I
As contas do Recebedor deverão ser elaboradas de acordo com o mapa modelo 1 anexo.
II
As contas do Recebedor deverão ser instruídas com os seguintes documentos:
A — Para Justificação do Débito
1) Conta de Documentos
— Relação dos documentos de cobrança [mod. 45 do RGAF](1) debitados ao Recebedor, elaborada na Repartição de Finanças, assinada pelo respectivo dirigente e autenticada com o selo branco em uso na Repartição — mod. 3.
2) Conta de Valores Selados
— Certidão passada pelo Banco comprovativa do montante de valores selados entregues ao Recebedor durante a gerência — mod. 4.
3) Conta de Dinheiro
a) Relação das cobranças de receita virtual [mod. M/2R] (2) —mod. 5;
b) Relações dos documentos de receita eventual cobrada [mod. M/1R](2), organizadas por tipo de receita — mod. 6;
(1) Regulamento Geral da Administração da Fazenda de 1901.
(2) Modelo a que se referem as «Instruções para o serviço da Recebedoria de Fazenda do Concelho de Macau», publicadas no Boletim Oficial n.º 45, de 8 de Novembro de 1952.
c) Relação das entidades ou serviços que, durante a gerência, entregaram na Recebedoria receita eventual por eles arrecadada — mod. 7;
d) Certidão passada pelas entidades ou serviços referidos na alínea anterior donde conste o total das receitas arrecadadas durante o ano, o tipo (C.E.), o montante entregue na Recebedoria e o saldo que transitou para o ano seguinte — mod. 8;
e) Relação das guias de reposições abatidas nos pagamentos, organizadas segundo a classificação orgânica da despesa — mod. 9.
B — Para Justificação do Crédito
1) Conta de Documentos
— Relação dos documentos [mod. 27 do RGAF](1) de receita virtual anulada — mod. 10.
2) Conta de Valores Selados
— Relação dos Valores Selados vendidos [mod. M/4R](2) — mod. 11.
3) Conta de Dinheiro
— Relação dos recibos [mod. 52 do RGAF](1) das passagens de fundos efectuadas durante a gerência para o Banco como Caixa Geral do Tesouro — mod. 12.
4) Saldo de Encerramento
a) Certidão passada pela entidade bancária comprovativa do saldo existente em 31 de Dezembro, ou no último dia da gerência quando esta não coincida com o ano económico, com a indicação do vencimento, ou não, de juros remuneratórios, montante, data de pagamento e se os mesmos foram creditados na referida conta ou entregues a outra entidade — mod. 13;
b) Extractos bancários referentes ao dia 31 de Dezembro ou ao último dia da gerência quando esta não coincida com o ano económico;
c) Extractos bancários demonstrativos do levantamento dos cheques em trânsito no último dia da gerência;
d) Reconciliação do saldo, justificativa da diferença existente entre o saldo da conta (contabilístico) e o saldo bancário no último dia da gerência;
Deverão ser elaboradas tantas reconciliações quantas as contas bancárias movimentadas, efectuando-se, a final, a respectiva síntese.
C — Outros Documentos
a) Balancetes mensais efectuados à Recebedoria;
b) Extractos bancários de todas as contas movimentadas, com referência ao último dia do mês;
c) Reconciliações dos saldos mensais, elaboradas nos termos do disposto em B, n.º 4, alínea d);
d) Relação nominal dos Responsáveis — mod. 14;
e) Qualquer outro documento justificativo do débito ou do crédito não previsto nas presentes «Instruções».
CAPÍTULO II
Conta do Banco como Caixa Geral do Tesouro
I
As contas do Banco como Caixa Geral do Tesouro da Região Administrativa Especial de Macau deverão ser elaboradas de acordo com o mapa modelo 2 anexo.
II
As contas do Banco deverão ser instruídas com os seguintes documentos:
A — Para Justificação do Débito
1) Conta de Operações Orçamentais
a) Relação dos recibos das passagens de fundos efectuadas pela Recebedoria — mod. 15;
b) Relação dos documentos comprovativos da passagem de fundos de operações de tesouraria (designadamente utilização de saldos de anos anteriores) para receitas orçamentais — mod. 16;
2) Conta de Operações de Tesouraria
a) Relação dos documentos [mod. 11 do RGAF](1) de entrada de fundos por conta de operações de tesouraria — mod. 17;
b) Documento comprovativo da passagem do saldo da execução orçamental do ano anterior para a conta de operações de tesouraria;
c) Relação dos documentos comprovativos do recebimento de jóias ou outros valores — mod. 18.
B — Para Justificação do Crédito
1) Conta de Operações Orçamentais
— Relações dos documentos comprovativos dos pagamentos efectuados [mod. 7](3) organizadas segundo a classificação orgânica de despesa — mod. 19.
2) Conta de Operações de Tesouraria
a) Relações dos documentos [mods. 3/RF(OT) e 4/RF(OT)](4) comprovativos das importâncias saídas da conta de Operações de Tesouraria — mod. 20;
b) Relação das guias de entrega de Valores Selados à Recebedoria — mod. 21;
c) Relação dos documentos comprovativos das saídas de jóias ou outros valores — mod. 22.
3) Saldo de Encerramento
a) Extractos bancários referentes ao dia 31 de Dezembro ou último dia da gerência quando esta não coincida com o ano económico;
b) Reconciliação dos saldos (bancário/contabilístico);
c) Relação dos documentos relativos aos pagamentos efectuados durante o período complementar — mod. 23;
d) Relação das passagens de fundos provenientes das Recebedorias efectuadas até ao dia 10 de Janeiro mas relativas a receitas arrecadadas no ano económico a que a gerência se refere — mod. 24;
e) Extractos bancários demonstrativos dos pagamentos efectuados durante o período complementar.
(3) Modelo a que se refere o Despacho n.º 146/SAAE/89, publicado no Boletim Oficial n.º 16, de 17 de Abril de 1989.
(4) Modelos a que se refere o Despacho n.º 49/85, publicado no Boletim Oficial n.º 10, de 9 de Março de 1985.
C — Outros Documentos
a) Balancetes mensais;
b) Extractos bancários referentes ao último dia de cada mês;
c) Acta de aprovação da conta;
d) Relação nominal dos responsáveis — mod. 14;
e) Qualquer outro documento justificativo do débito ou do crédito não previsto nas presentes «Instruções».
CAPÍTULO III
Disposições comuns
1) As contas do Recebedor são por este elaboradas com base nos elementos e registos contabilísticos existentes na Recebedoria e certificadas pelo Chefe da Repartição de Finanças de Macau através de assinatura e aposição do respectivo selo branco.
2) As contas do Banco são por este elaboradas e organizadas com base nos seus elementos e registos e certificadas pelo director dos Serviços de Finanças através de assinatura e aposição do respectivo selo branco.
3) Todos os documentos, certidões, etc., serão assinados pelo responsável do Serviço e autenticados com o respectivo selo branco.
4) Quando não se verifique alguma ou algumas das situações enumeradas em II (capítulos I e II) deve, do facto, ser elaborada certidão negativa.
5) As contas dos Exactores serão remetidas ao Comissariado da Auditoria até 31 de Maio do ano seguinte àquele a que respeitam.
6) Quando durante o ano económico ocorrer a mudança do recebedor ou da totalidade dos responsáveis do Banco será elaborada uma conta relativa ao período em que estes exerceram funções.
7) As contas referidas na alínea anterior serão elaboradas pelos novos Responsáveis ou por quem as suas vezes fizer, e deverão ser remetidas ao Comissariado da Auditoria no prazo de 45 dias a contar da cessação de funções daqueles.
8) Os documentos a enviar ao Comissariado são apenas os integrantes das presentes instruções. Os restantes, (que constituem o apenso da conta), designadamente os documentos representativos da arrecadação das receitas, as relações das cobranças debitadas ao Recebedor, as guias de reposições abatidas nos pagamentos, os recibos de passagens de fundos, os títulos de pagamento, etc., serão organizados e ordenados com correspondência às relações enviadas ao Comissariado da Auditoria e ficarão arquivados nos respectivos serviços à ordem e disposição do Comissariado da Auditoria.
9) Os modelos que integram as presentes «Instruções» poderão ser substituídos por registos («outputs») informáticos, desde que contenham os elementos e informações por aqueles fornecidos.
10) A conta de gerência, bem como os documentos que a instruem, deverão ser remetidos ao Comissariado da Auditoria devidamente acondicionados em pastas de arquivo.
———
(1) Regulamento Geral da Administração da Fazenda de 1901.
(2) Modelo a que se referem as "Instruções para o serviço da Recebedoria de Fazenda do Concelho de Macau", publicadas no Boletim Oficial n.º 45, de 8 de Novembro de 1952.
(3) Modelo a que se refere o Despacho n.º 146/SAAE/89, publicado no Boletim Oficial n.º 16, de 17 de Abril de 1989.
(4) Modelos a que se refere o Despacho n.º 49/85, publicados no Boletim Oficial n.º 10, de 9 de Março de 1985.
ANEXO II
Instruções para a Organização e Documentação das Contas das Entidades Autónomas e dos Serviços dotados apenas de Autonomia Administrativa que utilizem Contabilidade Orçamental
CAPÍTULO I
Contas das Entidades Autónomas
I
As Contas das Entidades Autónomas que utilizem contabilidade orçamental deverão ser elaboradas de acordo com o mapa modelo 1 anexo.
II
As referidas contas deverão ser instruídas com os seguintes documentos:
A — Para Justificação do Débito
1) Certidão emitida pelo Departamento de Contabilidade Pública da Direcção dos Serviços de Finanças, comprovativa das importâncias recebidas de dotações inscritas no Orçamento da RAEM — mod. 4;
2) Relações dos documentos de receita própria cobrada directamente pelo Serviço ou Entidade, organizadas por tipo de receita — mod. 5;
3) Certidões emitidas pelas competentes entidades, comprovativas das importâncias por estas entregues durante a gerência — mod. 6;
4) Relação das certidões de receitas próprias arrecadadas, a que se refere o artigo 21.º do Decreto-Lei n.º 53/93/M, de 27 de Setembro — mod. 7;
5) Relações dos documentos comprovativos das importâncias arrecadadas pertencentes à RAEM, com excepção das provenientes de descontos em vencimentos e salários — mod. 8;
Será elaborada uma relação de documentos por cada classificação económica da receita movimentada;
6) Relações dos documentos comprovativos das importâncias arrecadadas pertencentes a outras Entidades, com excepção das provenientes de descontos em vencimentos e salários — mod. 9.
Organizar-se-ão relações por entidades destinatárias.
B — Para Justificação do Crédito
1) Relação dos documentos das despesas com pessoal quando no processamento haja lugar à efectivação de descontos, cujo pagamento tenha sido efectuado directamente pela Direcção dos Serviços de Finanças — mod. 10;
2) Relação dos documentos das despesas com pessoal quando no processamento haja lugar à efectivação de descontos, mas cujo pagamento tenha sido efectuado pelo próprio Serviço ou Entidade — mod. 11;
3) Relação dos documentos das despesas não abrangidas pelos n.os 1 e 2, cujo pagamento tenha sido efectuado directamente pela Direcção dos Serviços de Finanças — mod. 12;
4) Relação dos documentos das despesas não abrangidas pelos n.os 1 e 2, cujo pagamento tenha sido efectuado pelo próprio Serviço ou Entidade — mod. 13;
5) Relação das guias de entrega da receita da RAEM proveniente de descontos em vencimentos e salários pagos directamente pelo Serviço ou Entidade — mod. 14;
6) Relação das guias de entrega das receitas da RAEM (OR ou Outras) arrecadadas pelo Serviço ou Entidade — mod. 15;
7) Relação das guias de entrega de Operações de Tesouraria provenientes de descontos em vencimentos e salários pagos directamente pelo Serviço ou Entidade — mod. 16;
8) Relação das guias de entrega de Operações de Tesouraria — Outras — mod. 17;
9) Certidão passada pela entidade bancária comprovativa do saldo existente em 31 de Dezembro, ou no último dia da gerência quando esta não coincida com o ano económico, com a indicação do vencimento, ou não, de juros remuneratórios, montante, data de pagamento e se os mesmos foram creditados na referida conta ou entregues a outra entidade — mod. 18;
Serão emitidas tantas certidões quantas as contas bancárias existentes;
10) Extractos bancários referentes ao dia 31 de Dezembro ou ao último dia da gerência quando esta não coincida com o ano económico;
11) Reconciliação do saldo, justificativa da diferença existente entre o saldo da conta (contabilístico) e o saldo bancário no último dia da gerência;
Deverão ser elaboradas tantas reconciliações quantas as contas bancárias movimentadas, efectuando-se, a final, a respectiva síntese;
12) Extractos bancários demonstrativos do levantamento dos cheques em trânsito no último dia da gerência ou emitidos durante o período complementar.
C — Outros Documentos
1) Mapa comparativo entre a despesa orçamentada e a despesa paga — mod. 3;
2) Mapa dos empréstimos concedidos — mod. 19;
3) Mapa dos empréstimos contraídos — mod. 20;
4) Contas trimestrais a que se refere o artigo 30.º do Decreto-Lei n.º 53/93/M, de 27 de Setembro;
5) Balancete mensal — mod. 21;
6) Extractos bancários de todas as contas movimentadas, com referência ao último dia do mês;
7) Reconciliações dos saldos mensais, elaboradas nos termos do disposto em B, n.º 11;
8) Orçamento Inicial, Orçamentos Suplementares e Alterações Orçamentais;
9) Relatório da actividade financeira e patrimonial (alínea c) do artigo 31.º do Decreto-Lei n.º 53/93/M);
10) Relatório síntese de avaliação sobre o desenvolvimento das acções e subacções inscritas no Plano de Investimento e Despesas de Desenvolvimento da Administração — PIDDA (alínea c) do artigo 31.º do Decreto-Lei n.º 53/93/M);
11) Relação dos funcionários, agentes e assalariados com início, renovação ou termo do exercício de funções durante a gerência — mod. 23;
12) Relação dos funcionários ou agentes que exerceram funções em acumulação — mod. 24;
13) Relação dos bens inventariáveis adquiridos ou abatidos durante a gerência — mod. 25;
14) Relação nominal dos Responsáveis — mod. 26;
15) Acta da sessão do Conselho Administrativo em que foi aprovada a Conta de Gerência;
16) Qualquer outro documento justificativo do débito ou do crédito não previsto nas presentes «Instruções».
CAPÍTULO II
Contas dos Serviços dotados apenas de Autonomia
Administrativa
I
As Contas dos Serviços dotados apenas de Autonomia Administrativa que utilizem contabilidade orçamental deverão ser elaboradas de acordo com o mapa modelo 2 anexo.
II
As referidas contas deverão ser instruídas com os seguintes documentos:
A — Para Justificação do Débito
1) Certidão emitida pelo Departamento de Contabilidade Pública da Direcção dos Serviços de Finanças, comprovativa das importâncias recebidas de dotações inscritas no Orçamento da RAEM — mod. 4;
2) Relações dos documentos comprovativos das importâncias arrecadadas pertencentes à RAEM, com excepção das provenientes de descontos em vencimentos e salários — mod. 8;
Será elaborada uma relação de documentos por cada classificação económica da receita movimentada;
3) Relações dos documentos comprovativos das importâncias arrecadadas pertencentes a outras Entidades, com excepção das provenientes de descontos em vencimentos e salários — mod. 9;
Organizar-se-ão relações por entidades destinatárias.
B — Para Justificação do Crédito
1) Relação dos documentos das despesas com pessoal quando no processamento haja lugar à efectivação de descontos, cujo pagamento tenha sido efectuado directamente pela Direcção dos Serviços de Finanças — mod. 10;
2) Relação dos documentos das despesas com pessoal quando no processamento haja lugar à efectivação de descontos, mas cujo pagamento tenha sido efectuado pelo próprio Serviço — mod. 11;
3) Relação dos documentos das despesas não abrangidas pelos n.os 1 e 2, cujo pagamento tenha sido efectuado directamente pela Direcção dos Serviços de Finanças — mod. 12;
4) Relação dos documentos das despesas não abrangidas pelos n.os 1 e 2, cujo pagamento tenha sido efectuado pelo próprio Serviço — mod. 13;
5) Guia de entrega do saldo de dotações orçamentais;
6) Relação das guias de entrega da receita da RAEM proveniente de descontos em vencimentos e salários pagos directamente pelo Serviço — mod. 14:
7) Relação das guias de entrega das receitas da RAEM (OR ou Outras) arrecadadas pelo Serviço — mod. 15;
8) Relação das guias de entrega de Operações de Tesouraria provenientes de descontos em vencimentos e salários pagos directamente pelo Serviço — mod. 16;
9) Relação das guias de entrega de Operações de Tesouraria — Outras — mod. 17;
10) Certidão passada pela entidade bancária comprovativa do saldo existente em 31 de Dezembro, ou no último dia da gerência quando esta não coincida com o ano económico, com a indicação do vencimento, ou não, de juros remuneratórios, montante, data de pagamento e se os mesmos foram creditados na referida conta ou entregues a outra entidade — mod. 18;
Serão emitidas tantas certidões quantas as contas bancárias existentes;
11) Extractos bancários referentes ao dia 31 de Dezembro ou ao último dia da gerência quando esta não coincida com o ano económico;
12) Reconciliações do saldo, justificativa da diferença existente entre o saldo da conta (contabilístico) e o saldo bancário no último dia da gerência;
Deverão ser elaboradas tantas reconciliações quantas as contas bancárias movimentadas, efectuando-se, a final, a respectiva síntese;
13) Extractos bancários demonstrativos do levantamento dos cheques em trânsito no último dia da gerência ou emitidos durante o período complementar.
C — Outros Documentos
1) Mapa comparativo entre a despesa orçamentada e a despesa paga — mod. 3;
2) Balancete mensal — mod. 22;
3) Extractos bancários de todas as contas movimentadas, com referência ao último dia do mês;
4) Reconciliações dos saldos mensais, elaboradas nos termos do disposto em B, n.º 12;
5) Orçamento Inicial e Alterações Orçamentais;
6) Relação dos funcionários, agentes e assalariados com início, renovação ou termo do exercício de funções durante a gerência — mod. 23;
7) Relação dos funcionários ou agentes que exerceram funções em acumulação — mod. 24;
8) Relação dos bens inventariáveis adquiridos ou abatidos durante a gerência — mod. 25;
9) Relação nominal dos Responsáveis — mod. 26;
10) Acta da sessão do Conselho Administrativo em que foi aprovada a Conta de Gerência;
11) Qualquer outro documento justificativo do débito ou do crédito não previstos nas presentes «Instruções».
CAPÍTULO III
Disposições comuns
1) As contas a que se referem os capítulos anteriores são elaboradas pelos responsáveis dos Serviços ou Entidades a que pertencem com base nos elementos e registos contabilísticos existentes.
2) Todos os documentos, certidões, etc., serão assinados pelo responsável do Serviço e autenticados com o respectivo selo branco.
3) Quando não se verifique alguma ou algumas das situações enumeradas em II (caps. I e II) deve, do facto, ser elaborada certidão negativa.
4) As contas a que se referem as presentes «Instruções» serão remetidas ao Comissariado da Auditoria até 31 de Maio do ano seguinte àquele a que respeitam.
5) Quando durante o ano económico ocorrer a substituição total dos Responsáveis, será elaborada uma conta relativa ao período em que estes exerceram funções.
6) As contas referidas no número anterior serão elaboradas pelos novos Responsáveis e deverão ser remetidas ao Comissariado da Auditoria no prazo de 45 dias a contar da cessação de funções daqueles.
7) Os documentos a enviar ao Comissariado da Auditoria são apenas os integrantes das presentes «Instruções». Os restantes, (que constituem o apenso da conta), designadamente as requisições de fundos, os documentos representativos da arrecadação das receitas, os documentos de despesa (folhas de abonos, processo de despesa, requisições, facturas e recibos), as guias de entrega de descontos, documentos comprovativos da entrega das receitas pertencentes à RAEM ou a outras Entidades, serão organizados e ordenados com correspondência às relações enviadas ao Comissariado da Auditoria e ficarão arquivados nos respectivos Serviços à ordem do Comissariado da Auditoria.
8) Os modelos poderão ser substituídos por registos («outputs») informáticos, desde que contenham os elementos e informações por aqueles fornecidas.
9) A Conta de Gerência, bem como os documentos que a instruem deverão ser remetidos ao Comissariado da Auditoria devidamente acondicionados em pastas de arquivo.
CAPÍTULO IV
Nota técnica
1) Nas colunas «Importâncias — Que não passaram pelos cofres do serviço» inscrevem-se:
— A Débito
a) Os montantes correspondentes às retenções efectuadas pela Direcção dos Serviços de Finanças nas transferências de fundos, para pagamentos de despesas próprias dos Serviços; e
b) Os descontos efectuados nos abonos pagos através da Direcção dos Serviços de Finanças.
— A Crédito
a) Os quantitativos, ilíquidos, dos pagamentos de despesas (essencialmente de abonos) do Serviço efectuados através da Direcção dos Serviços de Finanças; e
b) A entrega dos descontos a que se refere a anterior alínea b).
2) Os montantes inscritos nas colunas «Importâncias — Que não passaram pelos cofres do serviço» não serão considerados na coluna «Total», mas tão-só no «Total Geral».
3) Em consequência, os valores inscritos nas colunas referidas nos números anteriores não deverão ser considerados para apuramento do saldo da gerência.
4) As despesas com pessoal, ou quaisquer outras em cujo processamento sejam efectuados descontos, figurarão na conta de gerência pelo seu valor ilíquido.
5) As importâncias de «Receita da RAEM» (de descontos em vencimentos e salários, de cobranças, ou outras) arrecadadas durante a gerência mas entregues depois de 31 de Dezembro, transitarão em saldo para a gerência seguinte.
6) As rubricas «Saldo da Gerência Anterior/Saldo para a Gerência Seguinte — Sendo: Em cofre, No banco» cujos montantes figuram fora das colunas a somar, destinam-se a localizar o saldo da gerência no fim desta.
