Nota: Antes da entrada em vigor das tabelas dos prazos de conservação dos arquivos referidas no n.º 1 do artigo 35.º da Lei n.º 3/2023, mantém-se em vigor a presente portaria.
Considerando que a Portaria n.º 168/86/M, de 17 de Novembro, se circunscrevia à definição dos prazos mínimos de conservação dos documentos de contabilidade do Instituto de Acção Social de Macau;
Tendo em conta que a adopção de novos suportes documentais naquela área, nomeadamente informáticos, deverá implicar algumas alterações na respectiva regulamentação arquivística;
Considerando a necessidade de se proceder ao alargamento da fixação de prazos mínimos de conservação de documentos às áreas de património e economato, pessoal e expediente geral;
Tendo em conta que a introdução da tecnologia micrográfica no IASM virá dotar de maior operacionalidade a manutenção de vastos arquivos, nomeadamente no domínio das prestações sociais;
Considerando o regime definido no Decreto-Lei n.º 39/82/M, de 21 de Agosto;
Ouvido o Conselho Consultivo;
Usando da faculdade conferia pela alínea c) do n.º 1 e pelo n.º 2 do artigo 15.º do Estatuto Orgânico de Macau, promulgado pela Lei Constitucional n.º 1/76, de 17 de Fevereiro, o Governador de Macau determina:
1. Os prazos mínimos de conservação em arquivo dos documentos do Instituto de Acção Social de Macau - IASM, são os fixados em mapa anexo a esta portaria, que dela faz parte integrante.
2. Existindo processo contencioso pendente, os prazos só começarão a contar-se a partir do trânsito em julgado da respectiva sentença.
É autorizado o Instituto de Acção Social de Macau a proceder à microfilmagem da documentação que deva manter-se em arquivo e à subsequente inutilização dos respectivos originais, com excepção dos documentos de interesse histórico.
As espécies documentais a microfilmar, bem como os responsáveis pela operação serão determinados por despacho do presidente mediante proposta do responsável pela subunidade orgânica competente em matéria de organização arquivística.
1. A selecção de documentos e a respectiva preparação para microfilmagem serão feitas pelo pessoal do arquivo, sendo este responsável pela segurança dos filmes e documentos, de modo a impedir a sua leitura indevida ou utilização abusiva.
2. Das diversas espécies documentais existirão duas bobinas invioláveis, sendo uma original, mantida no arquivo de segurança.
3. Os filmes referidos no número anterior não poderão sofrer cortes ou emendas e deverão reproduzir termos de abertura e de encerramento, sendo a micro-reprodução deste último autenticada com selo branco.
4. O termo de abertura mencionará as espécies microfilmadas. O termo de encerramento conterá as assinaturas dos intervenientes nas operações de microfilmagem, bem como a do responsável pela orientação dos trabalhos, e dele constará a declaração de que as imagens contidas no microfilme são reproduções totais e exactas dos originais.
5. Os filmes produzidos serão registados em livro próprio, de que constarão as referências dos termos de abertura e de encerramento.
A partir das bobinas referidas no artigo anterior poderão fazer-se duplicações totais ou parciais para constituição dos suportes micrográficos necessários à consulta corrente.
1. As fotocópias obtidas a partir do microfilme têm a força probatória dos originais, desde que sejam autenticadas com a assinatura do presidente do IASM e o respectivo selo branco.
2. O serviço de arquivo deverá registar todas as fotocópias emitidas, referenciando a requisição que justificou a reprodução.
3. A competência, referida no n.º 1 do presente artigo, pode ser delegada.
1. Decorridos os prazos de conservação fixados nos termos da presente portaria, ou após a microfilmagem dos documentos, proceder-se-á à inutilização dos mesmos.
2. Os documentos cuja conservação se imponha pelo seu interesse histórico ou outro motivo atendível devem manter-se nos arquivos ou transitar para o Arquivo Histórico de Macau.
3. Da verificação de conformidade entre os microfilmes e os documentos originais e da inutilização dos documentos serão lavrados autos em dois exemplares, com a intervenção das pessoas que procederam às referidas operações.
4. Os exemplares do auto ficarão arquivados em locais diferentes e em regime de conservação permanente.
Em tudo o mais que não se encontre disposto no presente diploma quanto a operações de microfilmagem e destruição de documentos originais observar-se-á o disposto no Decreto-Lei n.º 39/82/M, de 21 de Agosto.
É revogada a Portaria n.º 168/86/M, de 17 de Novembro.
Governo de Macau, aos 20 de Abril de 1989.
Publique-se.
O Governador, Carlos Montez Melancia.
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| Documentos de contabilidade | |
| Contas de gerência, visadas pelo Tribunal Administrativo | 10 |
| Duplicados dos documentos das contas de gerência (a) | 1 |
| Cópias dos documentos de receita e despesa | 1 |
| Livros de caixa, diário e razão | 10 |
| Balancetes de Tesouraria | 3 |
| Livro e registos de cabimento orçamental | 5 |
| Livro e registos de receitas cobradas e despesas efectuadas | 5 |
| Mapas de apuramento periódico de receitas, despesas e saldos | 5 |
| Documentos de registo e conferência do movimento bancário (a) | 10 |
| Extractos de movimento bancário, talões e listas de cheques emitidos | 5 |
| Documentos relativos à constituição e cancelamento de depósitos bancários e operações financeiras (b) | 5 |
| Documentos comprovativos de empréstimos concedidos e contas correntes com terceiros | 10 |
| Registos de constituição e devolução dos depósitos de garantia (c) | 3 |
| Relatórios e mapas da situação financeira | 50 |
| Processos de preparação e revisão dos orçamentos | 5 |
| Documentos relativos à fixação e processamento de vencimentos e descontos | 50 |
| Processos de empréstimo da Caixa Económica Postal (b) | 3 |
| Relação anual dos arrendatários dos Bairros Sociais | CP |
| Mapas de operações relativos à cobrança de rendas e pagamento de subsídios | 3 |
| Cópias dos recibos das rendas e indemnizações cobradas dos Bairros Sociais | 5 |
| Recibos de pagamento dos subsídios | 5 |
| Documentos relativos à cobrança de taxas | 5 |
| Notas internas sobre cobrança de rendas e comparticipações e atribuição de subsídios (b) | 3 |
| Cópias de aviso e demais expediente sobre o pagamento de rendas não integrado em processos de cobrança contenciosa | 3 |
Obs.:
| Documentos de pessoal | |
| Copiadores de termos de posse e diplomas de provimento | 3 |
| Copiadores de declarações, certidões e guias de apresentação emitidas | 3 |
| Livros/documentos de registo e apuramento de assiduidade (a) | 5 |
| Listas de antiguidade | CP |
| Mapas de planos de férias | 3 |
| Processos de concursos(b) | 10 |
| Processos de candidaturas | 3 |
| Processos individuais de funcionários, agentes e assalariados e duplicados dos que foram transferidos para outras entidades | CP |
| Processos disciplinares e de inquérito (individuais) | CP |
| Processos de organização ou frequência de acções de formação | 5 |
Obs.:
| Documentos de expediente | |
| Copiadores de correspondência expedida | 3 |
| Copiadores de propostas, informações, pareceres e circulares | 3 |
| Livros de protocolo de correspondência expedida | 3 |
| Livros de registo de correspondência e requerimentos recebidos | 5 |
| Livros de registo de contratos | CP |
| Arquivador de ordens de serviço, despachos e normas de execução permanente | CP |
| Arquivador de actas das reuniões do Conselho de Acção Social e do Conselho Administrativo | CP |
| Arquivador de actas das reuniões de órgãos com participação do IASM | CP |
| Expediente geral sem processo | 1 |
| Propostas, informações, pareceres e circulares sem processo | 5 |
| Documentos relativos à criação, funcionamento, alteração e extinção de serviços | CP |
| Documentos relativos à organização arquivística | CP |
Obs.: CP: Conservação permanente.
| Documentos de património | |
| Processos de aquisição, construção ou grande reparação de edifícios e habitações e estudos inerentes | CP |
| Processos relativos à adjudicação de estudos e trabalhos especiais diversos (a) | 10 |
| Processos de aquisição, manutenção e abate à carga de bens duradouros (b) | 10 |
| Processos de aquisição de serviços diversos e bens não duradouros (c) | 3 |
| Processos de consulta para aquisição de bens e serviços, sem termo de adjudicação | 3 |
| Processos de venda de artigos em hasta pública | 10 |
| Contratos de arrendamento ou aluguer (d) | 10 |
| Livro de requisições externas de bens e serviços | 1 |
| Requisições internas de bens e serviços | 1 |
| Boletins diários e semanais de viaturas | 3 |
| Documentos de controlo de stocks | 3 |
| Registo de inventário de bens duradouros | 50 |
| Processos relativos a autos de doação | CP |
Obs.: