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Versão Chinesa

Portaria n.º 9/88/M

de 11 de Janeiro

Artigo 1.º

(Prazos de conservação dos livros e documentos dos arquivos do Registo Civil)

Os prazos mínimos de conservação dos livros e documentos das Conservatórias do Registo Civil são os fixados no mapa anexo a esta portaria.

Artigo 2.º

(Autorização de microfilmagem)

1. É autorizado o Gabinete dos Assuntos de Justiça a proceder à microfilmagem dos assentos de registo civil e dos registos paroquiais reproduzidos, nos termos do artigo 3.º do Decreto-Lei n.º 14/87/M, de 16 de Março, bem como dos documentos de conservação permanente que integram os arquivos das Conservatórias do Registo Civil.

2. A microfilmagem de registos, referida no número anterior, destina-se unicamente à organização de um arquivo de segurança, continuando a fazer-se o uso dos livros, nos termos legais, para consulta, actualização dos registos e emissão de certidões.

3. Os documentos referidos na parte final do n.º 1 são destruídos após a sua microfilmagem, salvo aqueles a que for reconhecido interesse histórico mediante consulta ao Arquivo Histórico de Macau.

Artigo 3.º

(Formalidades da microfilmagem)

1. Os livros de registos são microfilmados integralmente, incluindo os termos de abertura e encerramento, em três bobinas invioláveis, destinando-se uma ao arquivo da Conservatória, outra ao arquivo de segurança e outra à Conservatória dos Registos Centrais de Lisboa.

2. As diversas espécies de documentos são microfilmados em duas bobinas invioláveis destinadas uma à respectiva conservatória e outra ao arquivo de segurança.

3. Os microfilmes não podem sofrer cortes ou emendas e devem conter termos de abertura e encerramento.

4. O termo de abertura deve identificar os livros e a espécie de documentos arquivados avulsamente ou integrados em processos. Do termo de encerramento deve constar a declaração de que as imagens contidas no microfilme são reprodução integral e exacta do original.

5. O termo de encerramento deve conter as assinaturas dos intervenientes nas operações de microfilmagem, bem como a do conservador responsável pelo correspondente arquivo.

Artigo 4.º

(Duplicações)

A partir das bobinas referidas no artigo anterior podem ser feitas duplicações parciais ou totais, mediante autorização do director do Gabinete dos Assuntos de Justiça.

Artigo 5.º

(Fotocópias e ampliações)

1. Dos microfilmes dos documentos referidos na parte final do n.º 1 do artigo 2.º podem ser extraídas fotocópias e ampliações que têm a força probatória dos originais, desde que autenticadas com a assinatura do conservador e o respectivo selo branco.

2. Não é permitida a extracção de fotocópias dos microfilmes dos livros dos registos com o valor de certidões de registo civil, salvo para os fins previstos no n.º 1 do artigo 16.º do Código do Registo Civil.

Artigo 6.º

(Inutilização de documentos)

1. Decorridos os prazos de conservação fixados nesta portaria ou após a verificação da conformidade da reprodução com os documentos referidos na parte final do n.º 1 do artigo 2.º, deve proceder-se à inutilização dos documentos originais.

2. Devem lavrar-se autos da verificação e da inutilização dos documentos, em dois exemplares, os quais serão guardados, um na conservatória correspondente e outro no Gabinete dos Assuntos de Justiça.

Artigo 7.º

(Responsabilidade)

As operações de microfilmagem e a segurança da inutilização dos documentos são orientadas pelo conservador que tem à sua guarda o respectivo arquivo, o qual será coadjuvado pelos funcionários designados por despacho do director do Gabinete dos Assuntos de Justiça.

Artigo 8.º

(Entrada em vigor)

Esta portaria entra imediatamente em vigor, devendo conferir-se prioridade à microfilmagem dos livros dos registos.

Governo de Macau, aos 13 de Janeiro de 1988.

Publique-se.

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Mapa a que se refere o artigo 1.º

Prazos de conservação em arquivo das diferentes espécies de livros e documentos

Prazos referidos a anos

Espécies Prazos de conservação
Livros de assentos Indefinido
Suportes documentais dos registos (arquivados avulsamente ou integrados em processos) Indefinido
Processos recusados Indefinido
Livro de registo de entrada de correspondência 5
Livro de protocolo 5
Livro Diário 10
Documentos de contabilidade 10
Duplicados de contas pagas pelas partes 5
Copiador geral de correspondência expedida 10
Maço de correspondência recebida 10
Matrizes de talões diversos 10
Maços de correspondência de e para a Conservatória dos Registos Centrais de Lisboa 10