Nota: Antes da entrada em vigor das tabelas dos prazos de conservação dos arquivos referidas no n.º 1 do artigo 35.º da Lei n.º 3/2023, mantém-se em vigor a presente portaria.
1. Os prazos mínimos de conservação em arquivo dos documentos da Direcção dos Serviços de Cartografia e Cadastro, incluídos ou não em processos, são os fixados em mapa anexo a esta portaria, que dela faz parte integrante.
2. Os documentos, cuja conservação seja fixada por lei especial, ficam sujeitos às disposições da respectiva lei.
É autorizada a Direcção dos Serviços de Cartografia e Cadastro a proceder à microfilmagem da documentação que deva manter-se em arquivo, e à subsequente inutilização dos respectivos originais, com excepção dos documentos de interesse histórico, que deverão manter-se nos arquivos ou transitarem para o Arquivo Histórico de Macau.
1. A microfilmagem dos documentos passa a constituir uma actividade regular e é extensível a todas as subunidades orgânicas da Direcção dos Serviços de Cartografia e Cadastro.
2. A selecção de documentos e a respectiva preparação para a microfilmagem serão feitas pelo pessoal do serviço de arquivo, sendo este responsável pela segurança dos filmes e documentos, de modo a impedir a sua leitura indevida ou utilização abusiva.
3. As diversas espécies de documentação serão microfilmadas em, pelo menos, duas bobinas, uma das quais, inviolável, ficará obrigatoriamente guardada no arquivo de segurança.
4. As bobinas não poderão sofrer cortes ou emendas, apresentando uma sucessão ininterrupta e coerente de imagens, reproduzindo termos de abertura e de encerramento.
5. O termo de abertura mencionará a espécie microfilmada. O termo de encerramento conterá as assinaturas dos intervenientes nas operações de microfilmagem, bem como a do responsável pela orientação dos trabalhos, e dele constará a declaração de que as imagens nele contidas são reproduções totais dos originais.
6. Os filmes produzidos serão registados em livro próprio, com termos de abertura e de encerramento.
A partir das bobinas a que se refere o artigo anterior, poderão fazer-se duplicações, parciais ou totais, para constituição dos suportes micrográficos necessários à consulta corrente.
1. As fotocópias e as ampliações obtidas a partir do microfilme têm a força probatória dos originais, desde que sejam autenticadas com a assinatura do director dos Serviços ou seu substituto e respectivo selo branco.
2. A competência referida no número anterior pode ser delegada.
1. Decorridos os prazos de conservação fixados nos termos da presente portaria ou após as microfilmagens dos documentos, proceder-se-á à inutilização dos documentos originais, sem prejuízo da excepção consagrada no artigo 2.º
2. Da inutilização dos documentos serão lavrados os respectivos autos de destruição, em dois exemplares, que ficarão guardados em locais diferentes.
A responsabilidade pelas operações de microfilmagem e segurança da inutilização dos documentos será cometida ao funcionário ou funcionários designados por despacho do director dos Serviços.
Em tudo o mais que não vier previsto no presente diploma quanto a operações de microfilmagem e destruição de documentos originais, observar-se-á o disposto no Decreto-Lei n.º 73/89/M, de 31 de Outubro.
Governo de Macau, aos 5 de Julho de 1991.
Publique-se.
| Natureza dos documentos | Prazos de conservação (em anos) | ||||||
| DI | 2 | 5 | 10 | 20 | 30 | CP | |
| Avisos, despachos e notificações não integrados em processos | X | ||||||
| Boletim de viaturas | X | ||||||
| Cartões de «Livre trânsito» e cartões médicos inutilizados | X | ||||||
| Contratos de aquisição de bens duradouros e respectiva documentação | X | ||||||
| Contratos de arrendamentos ou aluguer e respectiva documentação | X | ||||||
| Copiador geral de correspondência expedida | X | ||||||
| Cópias de guias e de títulos de pagamento | X | ||||||
| Correspondência e documentação recebida não integrada em processos | X | ||||||
| Créditos e reforços de verba | X | ||||||
| Documentos relativos às atribuições, estrutura e organização interna | X | ||||||
| Guias de correio, Decreto n.º 40 592, de 5 de Maio de 1956 | X | ||||||
| Guias de receitas próprias do Estado | X | ||||||
| Informações internas | X | ||||||
| Inventário de móveis e utensílios | X | ||||||
| Livros de actas, termos de posse e ordens de serviço | X | ||||||
| Livros de registo de entradas e saídas de correspondência | X | ||||||
| Livros de documentos de contabilidade | X | ||||||
| Mensagens de telex e telefax recebidos e expedidos não integrados em processos | X | ||||||
| Notas de requisições | X | ||||||
| Ofícios, notas, circulares e outros documentos recebidos não integrados em processos | X | ||||||
| Processos de adjudicação de bens e serviços através de concursos | X | ||||||
| Processos de adjudicação directa de bens e serviços | X | ||||||
| Processos de aquisições de bens e artigos de consumo correntes e reparações | X | ||||||
| Processos relativos à administração de pessoal, tais como processos individuais, processos de provimento, processos de contagem de tempo de serviço, processos de aposentação e processos disciplinares | X | ||||||
| Processos relativos a concursos de ingresso e de acesso de pessoal | X | ||||||
| Propostas, informações e pareceres não integrados em processos | X | ||||||
| Propostas orçamentais | X | ||||||
DI — Destruição imediata.
CP — Conservação permanente.