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Portaria n.º 124/91/M

de 15 de Julho

Nota: Antes da entrada em vigor das tabelas dos prazos de conservação dos arquivos referidas no n.º 1 do artigo 35.º da Lei n.º 3/2023, mantém-se em vigor a presente portaria.

Artigo 1.º

(Prazos de conservação dos documentos)

1. Os prazos mínimos de conservação em arquivo dos documentos da Direcção dos Serviços de Cartografia e Cadastro, incluídos ou não em processos, são os fixados em mapa anexo a esta portaria, que dela faz parte integrante.

2. Os documentos, cuja conservação seja fixada por lei especial, ficam sujeitos às disposições da respectiva lei.

Artigo 2.º

(Autorização de microfilmagem)

É autorizada a Direcção dos Serviços de Cartografia e Cadastro a proceder à microfilmagem da documentação que deva manter-se em arquivo, e à subsequente inutilização dos respectivos originais, com excepção dos documentos de interesse histórico, que deverão manter-se nos arquivos ou transitarem para o Arquivo Histórico de Macau.

Artigo 3.º

(Normas gerais de microfilmagem)

1. A microfilmagem dos documentos passa a constituir uma actividade regular e é extensível a todas as subunidades orgânicas da Direcção dos Serviços de Cartografia e Cadastro.

2. A selecção de documentos e a respectiva preparação para a microfilmagem serão feitas pelo pessoal do serviço de arquivo, sendo este responsável pela segurança dos filmes e documentos, de modo a impedir a sua leitura indevida ou utilização abusiva.

3. As diversas espécies de documentação serão microfilmadas em, pelo menos, duas bobinas, uma das quais, inviolável, ficará obrigatoriamente guardada no arquivo de segurança.

4. As bobinas não poderão sofrer cortes ou emendas, apresentando uma sucessão ininterrupta e coerente de imagens, reproduzindo termos de abertura e de encerramento.

5. O termo de abertura mencionará a espécie microfilmada. O termo de encerramento conterá as assinaturas dos intervenientes nas operações de microfilmagem, bem como a do responsável pela orientação dos trabalhos, e dele constará a declaração de que as imagens nele contidas são reproduções totais dos originais.

6. Os filmes produzidos serão registados em livro próprio, com termos de abertura e de encerramento.

Artigo 4.º

(Duplicações)

A partir das bobinas a que se refere o artigo anterior, poderão fazer-se duplicações, parciais ou totais, para constituição dos suportes micrográficos necessários à consulta corrente.

Artigo 5.º

(Força probatória)

1. As fotocópias e as ampliações obtidas a partir do microfilme têm a força probatória dos originais, desde que sejam autenticadas com a assinatura do director dos Serviços ou seu substituto e respectivo selo branco.

2. A competência referida no número anterior pode ser delegada.

Artigo 6.º

(Inutilização de documentos)

1. Decorridos os prazos de conservação fixados nos termos da presente portaria ou após as microfilmagens dos documentos, proceder-se-á à inutilização dos documentos originais, sem prejuízo da excepção consagrada no artigo 2.º

2. Da inutilização dos documentos serão lavrados os respectivos autos de destruição, em dois exemplares, que ficarão guardados em locais diferentes.

Artigo 7.º

(Responsabilidade)

A responsabilidade pelas operações de microfilmagem e segurança da inutilização dos documentos será cometida ao funcionário ou funcionários designados por despacho do director dos Serviços.

Artigo 8.º

(Disposições gerais)

Em tudo o mais que não vier previsto no presente diploma quanto a operações de microfilmagem e destruição de documentos originais, observar-se-á o disposto no Decreto-Lei n.º 73/89/M, de 31 de Outubro.

Governo de Macau, aos 5 de Julho de 1991.

Publique-se.

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ANEXO

Listagem de documentos a microfilmar

DI — Destruição imediata.

CP — Conservação permanente.