Nota: Antes da entrada em vigor das tabelas dos prazos de conservação dos arquivos referidas no n.º 1 do artigo 35.º da Lei n.º 3/2023, mantém-se em vigor a presente portaria.
Os prazos mínimos de conservação dos livros e documentos das Conservatórias do Registo Civil são os fixados no mapa anexo a esta portaria.
1. É autorizado o Gabinete dos Assuntos de Justiça a proceder à microfilmagem dos assentos de registo civil e dos registos paroquiais reproduzidos, nos termos do artigo 3.º do Decreto-Lei n.º 14/87/M, de 16 de Março, bem como dos documentos de conservação permanente que integram os arquivos das Conservatórias do Registo Civil.
2. A microfilmagem de registos, referida no número anterior, destina-se unicamente à organização de um arquivo de segurança, continuando a fazer-se o uso dos livros, nos termos legais, para consulta, actualização dos registos e emissão de certidões.
3. Os documentos referidos na parte final do n.º 1 são destruídos após a sua microfilmagem, salvo aqueles a que for reconhecido interesse histórico mediante consulta ao Arquivo Histórico de Macau.
1. Os livros de registos são microfilmados integralmente, incluindo os termos de abertura e encerramento, em três bobinas invioláveis, destinando-se uma ao arquivo da Conservatória, outra ao arquivo de segurança e outra à Conservatória dos Registos Centrais de Lisboa.
2. As diversas espécies de documentos são microfilmados em duas bobinas invioláveis destinadas uma à respectiva conservatória e outra ao arquivo de segurança.
3. Os microfilmes não podem sofrer cortes ou emendas e devem conter termos de abertura e encerramento.
4. O termo de abertura deve identificar os livros e a espécie de documentos arquivados avulsamente ou integrados em processos. Do termo de encerramento deve constar a declaração de que as imagens contidas no microfilme são reprodução integral e exacta do original.
5. O termo de encerramento deve conter as assinaturas dos intervenientes nas operações de microfilmagem, bem como a do conservador responsável pelo correspondente arquivo.
A partir das bobinas referidas no artigo anterior podem ser feitas duplicações parciais ou totais, mediante autorização do director do Gabinete dos Assuntos de Justiça.
1. Dos microfilmes dos documentos referidos na parte final do n.º 1 do artigo 2.º podem ser extraídas fotocópias e ampliações que têm a força probatória dos originais, desde que autenticadas com a assinatura do conservador e o respectivo selo branco.
2. Não é permitida a extracção de fotocópias dos microfilmes dos livros dos registos com o valor de certidões de registo civil, salvo para os fins previstos no n.º 1 do artigo 16.º do Código do Registo Civil.
1. Decorridos os prazos de conservação fixados nesta portaria ou após a verificação da conformidade da reprodução com os documentos referidos na parte final do n.º 1 do artigo 2.º, deve proceder-se à inutilização dos documentos originais.
2. Devem lavrar-se autos da verificação e da inutilização dos documentos, em dois exemplares, os quais serão guardados, um na conservatória correspondente e outro no Gabinete dos Assuntos de Justiça.
As operações de microfilmagem e a segurança da inutilização dos documentos são orientadas pelo conservador que tem à sua guarda o respectivo arquivo, o qual será coadjuvado pelos funcionários designados por despacho do director do Gabinete dos Assuntos de Justiça.
Esta portaria entra imediatamente em vigor, devendo conferir-se prioridade à microfilmagem dos livros dos registos.
Governo de Macau, aos 13 de Janeiro de 1988.
Publique-se.
| Espécies | Prazos de conservação |
| Livros de assentos | Indefinido |
| Suportes documentais dos registos (arquivados avulsamente ou integrados em processos) | Indefinido |
| Processos recusados | Indefinido |
| Livro de registo de entrada de correspondência | 5 |
| Livro de protocolo | 5 |
| Livro Diário | 10 |
| Documentos de contabilidade | 10 |
| Duplicados de contas pagas pelas partes | 5 |
| Copiador geral de correspondência expedida | 10 |
| Maço de correspondência recebida | 10 |
| Matrizes de talões diversos | 10 |
| Maços de correspondência de e para a Conservatória dos Registos Centrais de Lisboa | 10 |