As actividades de normalização são hoje não só uma necessidade social como igualmente um esforço de racionalização do trabalho em ordem a uma melhor conjugação entre o sector produtivo e os respectivos utilizadores.
Há, pois, toda a conveniência em introduzir desde já algumas medidas de normalização de papéis e impressos de uso geral na Administração Pública de Macau, acompanhando as normas definidas pela International Standards Organization (I.S.O.).
Na sequência de recomendações da Comissão para a Implementação da Língua Chinesa, consagra-se ainda a obrigatoriedade de inscrição dos caracteres pré-impressos tanto em língua portuguesa como em língua chinesa, dando-se assim mais um passo para a concretização de um objectivo de capital importância a que o Governo tem dedicado a melhor atenção;
Considerando ainda que, para a área da documentação, o Serviço de Administração e Função Pública é membro do Centro de Normalização junto da Direcção-Geral da Qualidade, organismo que representa Portugal na I.S.O.;
Nestes termos;
Ouvido o Conselho Consultivo;
O Encarregado do Governo de Macau decreta, nos termos do n.º 1 do artigo 13.º do Estatuto Orgânico de Macau, para valer como lei no território de Macau, o seguinte:
O presente diploma aplica-se a todos os serviços públicos do Território, incluindo os fundos e serviços autónomos, designadamente as câmaras municipais.
1. Os formatos dos papéis para uso na Administração do Território devem obedecer às dimensões constantes do anexo I, exceptuando-se os destinados a dispositivos de impressão por computador em que seja necessário papel contínuo com banda perfurada de arrasto.
2. A utilização de dimensões diferentes das indicadas no número anterior, apenas poderá ser feita mediante proposta fundamentada a enviar ao Serviço de Administração e Função Pública e aprovada por despacho do Governador, a publicar no Boletim Oficial.
1. Os papéis em uso pelas entidades referidas no artigo 1.º, que contenham caracteres pré-impressos, nomeadamente os citados nos artigos 5.º e 6.º, deverão ser bilíngues.
2. O carácter bilíngue dos impressos traduz-se na inscrição, sempre que possível com igual estatuto, de qualquer expressão pré-impressa quer em língua portuguesa quer em língua chinesa.
3. A utilização das duas línguas é, contudo, obrigatória nos impressos destinados a ser utilizados na relação entre a Administração e o Público.
1. Todos os papéis com caracteres pré-impressos deverão ter inscrito no canto inferior esquerdo a sigla do serviço, seguida do número interno do modelo.
2. No canto inferior direito deverá ser inscrita a respectiva codificação, de acordo com o anexo I, bem como a indicação numérica do mês e do ano em que foi imprimido.
O papel de ofício ou carta terá o formato A4, devendo o seu conteúdo impresso obedecer ao constante do anexo II.
O papel de informação, parecer ou proposta terá o formato A4 com a configuração constante no anexo III.
1. Os papéis de ofício ou carta e informação, proposta ou parecer serão impressos a preto sobre papel branco.
2. Quando os serviços possuam logotipo autorizado em que seja utilizada cor própria, poderão os papéis citados no número anterior ser impressos na referida cor.
3. O Gabinete do Governo de Macau poderá continuar a usar a cor actual nos papéis a que se refere o n.º 1.
Os papéis de ofício ou carta e informação, proposta ou parecer, terão uma gramagem de 60 a 70 gr/m2.
A Imprensa Oficial de Macau, apenas poderá imprimir, para as entidades referidas no artigo 1.º, impressos que obedeçam às dimensões constantes do anexo I e às que venham a ser acrescentadas por despacho do Governador.
1. As entidades referidas no artigo 1.º poderão continuar a utilizar, até 31 de Agosto de 1986, os impressos já adquiridos à data da publicação do presente diploma.
2. A impressão dos papéis antes da data fixada no n.º 1 obedecerá já ao disposto neste diploma.
As dúvidas surgidas na aplicação do presente diploma serão resolvidas por despacho do Governador.
Aprovado em 24 de Janeiro de 1986.
Publique-se.
O Encarregado do Governo, Manuel Maria Amaral de Freitas.
Série A Série B Série C
Código de Dimensões Código de Dimensões Código de Dimensões
designação em milímetros designação em milímetros designação em milímetros
4 AO 1682 x 2378
2 AO 1189 x 1682
AO 841 x 1189 BO 1000 x 1414 CO 917 x 1297
A1 594 x 841 B1 707 x 1000 C1 648 x 917
A2 420 x 594 B2 500 x 707 C2 458 x 648
A3 297 x 420 B3 353 x 500 C3 324 x 458
A4 210 x 297 B4 250 x 353 C4 229 x 324
A5 148 x 210 B5 176 x 250 C5 162 x 229
A6 105 x 148 B6 125 x 176 C6 114 x 162
A7 74 x 105 B7 88 x 125 C7 81 x 114
A8 52 x 74 B8 62 x 88 C8 57 x 81
A9 37 x 52 B9 44 x 62
A10 26 x 37 B10 31 x 44
Formato especial para ficha bibliográfica internacional:
75 mm x 125 mm
Forma de imprimir o papel de ofício ou carta
1. Zonas em que se divide a primeira página do papel de ofício ou carta
1.1. Cabeçalho
A zona de cabeçalho (zona A da fig. 1) é toda a área da folha compreendida entre o topo e uma linha paralela a este à distância de 45 mm.
1.2. Endereço
A zona de endereço (zona B da fig. 1) é formada por um rectângulo com 40 mm de altura e 90 mm de largura, adjacente à zona de cabeçalho e separado do lado direito da folha pela zona K, que tem a largura de 18 mm.
1.3. Espaço livre para notas e despachos
O espaço livre para notas e despachos (zona C da fig. 1) é a zona compreendida entre a do endereço e a margem esquerda G e com a altura daquela.
1.4. Referências
As referências ocupam uma faixa de 19,5 mm de altura a contar desde a linha inferior da zona do endereço e com a largura compreendida entre a margem esquerda G e a margem direita H (zona D da fig. 1).
1.5. Assunto
A zona reservada ao assunto (zona E da fig. 1) ocupando uma faixa de largura igual à das "referências" e com uma altura máxima de 15 mm, está situada imediatamente a seguir a essa zona D.
1.6. Texto
O espaço reservado ao texto, situado abaixo da zona E, é limitado pelas margens laterais esquerda, direita e pela margem inferior.
1.7. Margens laterais
A margem lateral esquerda (zona G da fig. 1) ocupa toda a altura da folha abaixo da zona de cabeçalho e tem a largura de 30,6 mm.
A margem lateral direita, (zona H da fig. 1) ocupa toda a altura da folha abaixo da zona K e tem a largura de 8 mm.
1.8. Margem inferior
A margem inferior ocupa o espaço compreendido entre o bordo inferior da folha e uma linha paralela àquele com a altura de 30 mm. Aí, e à altura máxima de 10 mm do bordo inferior define-se uma faixa, não necessariamente sinalizada, onde serão impressas as indicações constantes do artigo 4.º
2. Conteúdo pré-impressos da primeira página do ofício ou carta
2.1. Cabeçalho
No cabeçalho imprimir-se-á o símbolo da Administração Pública do Território ou logotipo devidamente autorizado nos termos do artigo 3.º da Portaria n.º 59/85/M, de 16 de Março, a designação "Governo de Macau" e a designação do Serviço.
Qualquer carácter impresso na zona de cabeçalho estará, no mínimo, a 25 mm de distância do bordo lateral esquerdo.
2.2. Referências
O conteúdo da área destinada às referências conterá, da esquerda pua a direita, os seguintes dizeres:
a) "Sua referência", distante 30,6 mm do bordo lateral esquerdo;
b) "Sua comunicação de", distante 40,8 mm do início da referência anterior;
c) "Nossa referência", distante 40,8 mm do início da referência anterior;
d) Endereço postal, telefone e telex do remetente, distantes 40,8 mm do início da referência anterior;
e) Por baixo do endereço postal do remetente, e por consequência ao lado das indicações relacionadas com as "referências", deve escrever-se a data em que o ofício ou carta foi assinado.
2.3. Assunto
A área indicada como "E" na fig. 1, terá a palavra "Assunto" impressa a 30,6 mm de bordo lateral esquerdo.
2.4. Marcas
2.4.1. M1 - Destina-se a auxiliar a 3.ª dobra quando se utiliza o sobrescrito de formato C6. Insere-se à distância de 62 mm do bordo lateral esquerdo da folha;
M2 - Indica o meio da folha. Dado o seu interesse na perfuração deve ser impressa afastada 15 mm do bordo lateral esquerdo da folha;
M3 - Destina-se a auxiliar a 2.ª dobra. Inscreve-se à distância de 210 mm do topo superior da folha;
M4 - Indica a proximidade do fim do texto e imprime-se à distância de 40 mm do bordo inferior da folha, na margem lateral esquerda;
M5 - Na margem lateral direita: indica o limite lateral direito do texto e inscreve-se à distância de 105 mm do topo superior e a 8 mm do bordo lateral da folha.
Na margem lateral esquerda: destina-se a auxiliar a 1.ª dobra e inscreve-se a 105 mm do topo superior da folha.
3. Página de continuação do ofício ou carta
3.1. A página de continuação conterá cabeçalho, margens laterais esquerda e direita e margem inferior, idênticas às da 1.ª página, ficando o restante espaço reservado ao texto.
3.2. No canto superior direito da zona de cabeçalho, serão pré-impressos os seguintes dizeres: "Pág N.º-", "OF.-" e "DATA"-/-/-".
3.3. O espaço destinado ao disposto no n.º 3.2., terá a altura máxima de 30 mm, contados do topo da folha e a largura de 40 mm contada para a esquerda a partir da linha que delimita a margem direita.
Fig. 1
Forma de imprimir o papel da Informação, Proposta ou Parecer
1. Zonas em que se divide a primeira página da Informação, Proposta ou Parecer
1.1. Cabeçalho
A zona de cabeçalho (zona A da fig. 2) é toda a área da folha compreendida entre o topo e uma linha paralela à distância de 45 mm.
1.2. A zona de despacho final (zona B da fig. 2) é formada por um rectângulo com 90 mm de largura e 160 mm de altura e separado do bordo direito da folha pela margem lateral direita.
1.3. Pareceres
A zona de pareceres e despachos preparatórios (zona C da fig. 2) é formada por um rectângulo com 87 mm de largura e 160 mm de altura, e separado do bordo esquerdo da folha pela margem lateral esquerda.
1.4. Assunto e Referências
A zona de assuntos e referências (zona D da fig. 2) é formada por um rectângulo com 177 mm de largura e 30 mm de altura, separado dos bordos da folha pelas margens laterais direita e esquerda.
1.5. Texto ou início de texto
A zona de texto ou início de texto (zona E da fig. 2) é formada por um rectângulo com 177 mm de largura e 42 mm de altura limitado pelas margens laterais direita, esquerda e pela margem inferior.
1.6. Margem lateral esquerda
A zona da margem lateral esquerda (zona F da fig. 2) ocupa toda a altura da folha entre a zona de cabeçalho e a margem inferior, tendo a largura de 25 mm, sendo definida por um filete impresso entre a zona do cabeçalho e a margem inferior.
1.7. Margem lateral direita
A zona da margem lateral direita (zona G da fig. 2) ocupa toda a altura da folha entre a zona do cabeçalho e a margem inferior, tendo a largura de 8 mm, sendo definida por um filete impresso entre a zona de cabeçalho e a margem inferior.
1.8. Margem inferior
A zona da margem inferior (zona H da fig. 2) ocupa uma faixa a toda a largura da folha, com altura de 20 mm contados a partir do bordo inferior. Nesta zona e a uma altura máxima de 10 mm do mesmo bordo, serão impressas as indicações constantes do artigo 4.º
1.9. Marca M1
Indica o meio da folha.
1.10. Marca M2
Marca o "fim de texto".
2. Conteúdo pré-impresso da primeira página da Informação, Proposta ou Parecer
2. 1. Os conteúdos a imprimir na primeira página do modelo de informação, proposta ou parecer são:
a) Elementos de cabeçalho, idênticos aos referidos no ponto 2.1. do Anexo II;
b) Traços separadores para delimitação das zonas, B, C e D e das margens esquerda e direita;
c) "Assunto", na zona D junto à margem lateral esquerda, e marcas com espaço para o número de referência e data do documento junto à margem lateral direita;
d) Marca M1 (da fig. 2);
Dado o seu interesse na perfuração deve ser impressa afastada 15 mm do bordo lateral esquerdo da folha;
e) Marca M2 (da fig. 2);
A inscrever no bordo lateral esquerdo à distância de 25 mm do bordo inferior da folha.
3. Página de continuação da Informação, Proposta ou Parecer
3.1. A página de continuação conterá cabeçalho, margens laterais esquerda, direita e margem inferior idênticas à da primeira página, ficando o restante espaço reservado ao texto.
3.2. No canto superior direito da zona de cabeçalho serão pré-impressos os seguintes dizeres: "Pág. N.º-", "Inf.-" e Data:-/-/-".
3.3. O espaço destinado ao disposto no n.º 3.2. terá a altura máxima de 30 mm contados do topo da folha, e a largura de 40 mm contada para a esquerda a partir do prolongamento da linha que delimita a margem direita.
Fig. 2
