Considerando que a execução do Orçamento Geral do Território (OGT), organizado nos moldes definidos no Decreto-Lei n.º 41/83/M, de 21 de Novembro, determina a publicação de "Instruções" adequadas à sua correcta aplicação;
Considerando que se encontram ainda em vigor, no Território, normas relativas ao processamento e liquidação de encargos com a aquisição de bens e serviços publicadas em 1951, e que não permitem uma eficiente tramitação do expediente respectivo;
Considerando a necessidade de explicitar convenientemente as diversas fases relativas à concretização financeira dos programas inscritos no "Plano de Investimentos e Despesas de Desenvolvimento da Administração" (PIDDA);
Conforme o disposto no artigo 41.º do Decreto-Lei n.º 41/83/M, de 21 de Novembro, e no uso da competência conferida pelo artigo 15.º do Estatuto Orgânico de Macau, o Governador de Macau determina o seguinte:
1. São aprovados os modelos de, impressos 1/RCP, 2/RCP, 3/RF, 4/RF (Activos), 4/RF (Inactivos), 3/RF (OT) e 4/RF (OT) anexos a este despacho.
2. São aprovadas as "Instruções para o processamento e liquidação de despesas com a aquisição de bens e serviços", anexas a este despacho, e que baixam assinadas pelo director dos Serviços de Finanças.
3. É revogado o Despacho de 27 de Dezembro de 1951, exarado na Informação s/n GAB 1951, da ex-Repartição Central dos Serviços de Fazenda e Contabilidade de Macau, publicado no Boletim Oficial de Macau n.º 52, de 29 de Dezembro de 1951.
4. O presente despacho entra em vigor em 1 de Abril de 1985.
Residência do Governo, em Macau, aos 26 de Fevereiro de 1985.
I. INTRODUÇÃO
1. Com a publicação de diversas medidas legislativas que definiram um novo ordenamento jurídico na preparação e execução do Orçamento Geral do Território (OGT), torna-se indispensável a correcta aplicação das normas actualmente em vigor sobre contabilidade pública, por parte dos Serviços Públicos da Administração do Território.
2. As presentes "Instruções" têm como destinatários os Serviços sem autonomia administrativa e/ou financeira, e visam a definição das diversas atribuições que, nos termos da legislação em vigor, agora lhes cabem.
3. Deverão as entidades autónomas, a quem são aplicáveis as disposições do Decreto-Lei n.º 119/84/M, de 24 de Novembro, e os Serviços com autonomia administrativa, adoptar internamente as medidas de estruturação dos seus serviços de contabilidade que sejam adequadas à linha orientadora definida nestas "Instruções".
II. PROCESSAMENTO E LIQUIDAÇÃO DE DESPESAS CORRENTES COM A AQUISIÇÃO DE BENS E SERVIÇOS
1. A realização de qualquer despesa com a aquisição de bens ou serviços deve obedecer às disposições do Decreto-Lei n.º 122/84/M, de 15 de Dezembro, nomeadamente quanto ao processo de concurso ou ajuste directo, e à celebração de contrato escrito ou sua dispensa.
2. Ao assumir-se um encargo perante fornecedores de bens ou prestadores de serviços, deverá ser previamente confirmado o seguinte:
a) Cabimento em dotação orçamental adequada ao tipo de despesa a realizar;
b) Proposta fundamentada em processo de aquisição organizado nos termos das disposições aplicáveis do Decreto-Lei n.º 122/84/M, de 15 de Dezembro;
c) Autorização da despesa por parte da entidade competente.
3. Para os efeitos do n.º 2-a), devem os Serviços dispor de um livro de conta-corrente das dotações orçamentais, com desenho semelhante ao modelo em anexo A, e internamente adequado às exigências e características próprias de cada Serviço.
4. Para cumprimento do n.º 2-b), devem os Serviços submeter a despacho da entidade com competência própria ou delegada pata autorizar a despesa, uma proposta organizada de forma semelhante ao modelo em anexo B, que poderá igualmente ser adaptada às características próprias de cada Serviço.
5. O despacho exarado na referida proposta, é o acto determinante da realização da despesa, e completa o ciclo de formalidades indispensáveis à sua concretização.
6. Relativamente ao acto a que se refere o n.º 5, deve ter-se em atenção o seguinte:
a) Quando a competência para autorizar a despesa não esteja delegada, e o processo deva ser submetido a despacho do Governador, deverá o mesmo ser enviado à Direcção dos Serviços de Finanças (DSF), depois de visado pela entidade que tutela o Serviço, acompanhado de todas as peças indispensáveis à sua apreciação, nomeadamente o processo de concurso ou ajuste directo e a minuta do contrato a celebrar (caso não seja proposta a dispensa da sua redução a escrito);
b) Quando a competência esteja delegada na entidade tutelar, poderá esta solicitar, quando entenda necessário ou conveniente, o parecer da DSF quanto à legalidade da despesa, antes de exarar o seu despacho na proposta que lhe seja apresentada.
7. Despachada a proposta, que ficará arquivada no respectivo Serviço, deverá ser comunicada, por escrito, a adjudicação ao fornecedor. Sugere-se, para esse efeito, o envio de uma requisição com desenho idêntico ao do modelo Anexo C, adaptada às características próprias de cada Serviço, ou a utilização de ofício de que constem os elementos essenciais da encomenda (designação, custo, prazo e local de entrega).
8. No caso de haver lugar à celebração de contrato escrito, ou ao envio ao Tribunal Administrativo dos títulos substitutivos dos contratos, a efectivação do procedimento previsto no n.º 7 apenas deverá ter lugar após o visto nos documentos a ele sujeitos.
9. Para processamento e liquidação da despesa, os Serviços interessados deverão elaborar e remeter à DSF, no prazo de 5 (cinco) dias úteis subsequentes à recepção dos bens ou serviços encomendados, acompanhados das respectivas facturas (definitivas ou pró-forma, desde que quantificadas), a requisição modelo 1/RCP.
10. A requisição modelo 1/RCP será enviada à DSF em duplicado, ficando o triplicado arquivado no próprio Serviço, e será assinada pelo respectivo dirigente ou funcionário em quem seja delegada essa competência, cuja identificação deverá ser comunicada à DSF.
11. A factura deverá conter a declaração de que os bens ou serviços encomendados foram recepcionados nas devidas condições, sendo a referida declaração assinada pelo responsável do respectivo Serviço.
12. Acompanhará a requisição o título de pagamento modelo 3/RF, devidamente preenchido.
13. A DSF autorizará o processamento e liquidação no prazo de 10 (dez) dias úteis, contados da data da entrada do expediente na Repartição de Contabilidade Pública (RCP), ou solicitará no mesmo prazo por escrito, ao Serviço interessado, a correcção das requisições e/ou o envio de elementos complementares que se reputem necessários à decisão sobre o pagamento.
14. No caso previsto na parte final do número anterior, o Serviço interessado prestará à DSF os esclarecimentos pedidos ou procederá às necessárias correcções, no prazo de 5 (cinco) dias úteis, contados da entrada na sua secretaria do pedido e/ou dos documentos devolvidos.
15. No caso de se suscitarem à DSF dúvidas sobre a legalidade de despesas relativamente às quais não tenha sido previamente consultada, deverá o seu director comunicar imediatamente o facto, por ofício, à entidade tutelar do Serviço interessado, ficando o processamento suspenso até ao cabal esclarecimento da situação. Pelos atrasos que se verificarem no pagamento ao fornecedor, será responsável o dirigente do respectivo Serviço, no caso de se provar haver deficiências no processamento da despesa.
16. Autorizada a liquidação, a DSF enviará ao Serviço o respectivo título de pagamento para ser entregue ao interessado, bem como a cópia da requisição modelo 1/RCP, devidamente averbada, para arquivo no processo respectivo do Serviço.
III. PAGAMENTO DE PEQUENAS DESPESAS COM A AQUISIÇÃO DE BENS E SERVIÇOS POR CONTA DO FUNDO PERMANENTE ATRIBUÍDO AOS SERVIÇOS PÚBLICOS
1. Os diversos Serviços Públicos sem autonomia administrativa e/ou financeira devem utilizar os "fundos permanentes" que lhes sejam atribuídos nos termos do artigo 34.º do Decreto-Lei n.º 41/83/M, de 21 de Novembro, para pagamento das pequenas despesas e outros encargos de natureza urgente e inadiável que hajam de realizar-se, estabelecendo-se nestes casos um regime distinto do previsto na parte II destas "Instruções".
2. Ficarão, em regra, sujeitas a este regime simplificado as despesas com aquisição de bens e serviços de valor total, por cada aquisição, inferior a 1 000 patacas. Esta orientação aplica-se ainda a despesas com o pessoal relativas a compensação de encargos (deslocações, alimentação e alojamento, vestuário e artigos pessoais, representação variável ou eventual e abonos diversos não especificados), desde que não envolvam, por documento, despesa superior a 500 patacas.
3. No caso de encargos de natureza urgente e inadiável, devidamente justificado, não se aplicam os limites indicados no anterior n.º 2.
4. Para recomposição do "fundo permanente" atribuído, cada Serviço enviará a DSF, até ao dia 10 do mês seguinte àquele a que respeitem as despesas, uma requisição modelo 2/RCP, devidamente preenchida (em duplicado).
5. A requisição a que se refere o número anterior será acompanhada de todos os originais dos justificativos das despesas realizadas, numerados e agrupados por classificação económica dos respectivos encargos, e visados pela entidade competente para a sua autorização. Será igualmente enviado o título de pagamento modelo 3/RF, devidamente preenchido e processado a favor da entidade ou comissão encarregada da administração de "fundo permanente".
6. A DSF conferirá e autorizará o processamento e liquidação no prazo de 10 (dez) dias úteis, contados da datada entrada da requisição na Repartição de Contabilidade Pública, salvo quando entenda, no mesmo prazo, proceder à sua devolução ao Serviço para correcções ou pedido de esclarecimentos complementares.
7. Quando se verifique a devolução de requisições modelo 2/RCP, nos termos da parte final do número anterior, o Serviço deverá proceder ao seu reenvio à DSF no prazo de 5 (cinco) dias úteis, contados da data da entrada na sua secretaria.
8. Os "fundos permanentes" deverão, nos termos da legislação em vigor, ser repostos na sua totalidade, no Cofre do Tesouro, até 31 de Janeiro do ano seguinte àquele a que respeitam. Para cumprimento desse prazo deve a requisição modelo 2/RCP, relativa às despesas de Dezembro de cada ano, entrar impreterivelmente na DSF, até ao dia 7 de Janeiro imediatamente seguinte.
IV. PAGAMENTO DE ENCARGOS COM A AQUISIÇÃO DE BENS E SERVIÇOS POR CONTA DO "PLANO DE INVESTIMENTOS E DESPESAS DE DESENVOLVIMENTO DA ADMINISTRAÇÃO" (PIDDA)
1. Aplica-se ao processamento de despesas que constituam encargo do PIDDA as disposições, da parte II destas "Instruções", com as adaptações que constam dos números seguintes.
2. A proposta referida no n.º 3 da parte II, em duplicado e acompanhada do processo de concurso ou ajuste directo, deverá ser visada pela entidade que tutela o Serviço interessado e remetida posteriormente aos Serviços de Programação e Coordenação de Empreendimentos (SPECE), a quem compete informar e submeter a despacho do Secretário-Adjunto para o Ordenamento, Equipamento Físico e Infra-Estruturas (SA/OEFI).
3. Os SPECE poderão, caso entendam necessário no conveniente, solicitar à DSF parecer prévio sobre a legalidade da despesa, antes de submeter o processo a despacho do SA/OEFI.
4. Obtida a decisão sobre a proposta, será o processo, com o original daquela, devolvido ao Serviço interessado, a quem competirá comunicar ao adjudicatário a encomenda, mediante requisição ou ofício, nos moldes indicados nos n.os 7 e 8 da parte II destas "Instruções".
5. Recebidos os bens ou prestados os serviços encomendados, proceder-se-á conforme indicado nos n.os 9, 10 e 11 da parte II, devendo a requisição modelo 1/RCP e o respectivo título de pagamento ser enviados aos SPECE, a quem compete prestar o parecer técnico com base nos elementos ali existentes, e que resultam da análise da proposta e processo referidos no anterior n.º 2.
6. Compete aos SPECE o envio da requisição modelo 1/RCP e do título de pagamento à DSF, para proceder de acordo com os n.os 12 e 13 da parte II destas "Instruções".
7. No caso de se suscitarem à DSF dúvidas sobre a legalidade de despesas relativamente às quais não tenha sido previamente consultada, deverá o seu director comunicar imediatamente o facto, por ofício, ao SA/OEFI, ficando o processamento suspenso até ao cabal esclarecimento da situação. Aplica-se, neste caso, o exposto no final do n.º 14 da parte II destas "Instruções".
8. Autorizada a liquidação, a DSF enviará aos SPECE o respectivo título de pagamento, bem como a cópia da requisição modelo 1/RCP, devidamente averbada, para arquivo no processo respectivo do Serviço interessado.
V. DISPOSIÇÕES FINAIS
1. Deverão todos os Serviços organizar-se internamente por forma a cumprir o disposto nestas "Instruções", e facilitar o acesso à documentação existente quando se efectuarem inspecções no âmbito das atribuições da DSF.
2. No acto da adjudicação, seja ou não o contrato reduzido a escrito, deverão os Serviços assegurar-se da situação tributária do fornecedor, exigindo a apresentação de documento comprovativo do seu registo para efeitos de contribuição industrial ou imposto profissional. A partir da data que vier a ser determinada, será obrigatória a menção nas requisições modelo 1/RCP do número fiscal que constar do documento acima indicado.
3. Devem os Serviços considerar o prazo limite de 30 dias para o pagamento de qualquer fornecimento que hajam adjudicado, prazo esse contado da data da recepção no Serviço da factura respectiva. Assim, a tramitação processual deve ter em conta esta determinação, para que não se ultrapasse, salvo motivos imponderáveis, o prazo acima referido.
4. São considerados dias úteis, para os efeitos destas "Instruções", todos os dias de semana excepto domingos e feriados oficiais.
Direcção dos Serviços de Finanças, em Macau, aos 19 de Fevereiro de 1985.
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