1. Serão fixados em portaria os prazos mínimos de conservação em arquivos dos documentos na posse de:
a) Serviços do Estado;
b) Serviços públicos personalizados;
c) Empresas públicas;
d) Autarquias locais;
e) Pessoas colectivas de utilidade pública administrativa.
2. Para além dos prazos fixados e em relação aos documentos a que os mesmos se referem, não será admitida reclamação em que se questione a existência dos actos a que os documentos respeitam.
3. O disposto no número anterior não terá aplicação se houver disposição expressa em contrário ou se existir em arquivo, microfilme dos documentos em causa.
1. Mediante proposta fundamentada dos dirigentes dos serviços, poderá ser autorizada, por portaria, a microfilmagem dos documentos que devam manter-se em arquivo e a consequente inutilização dos originais.
2. Não serão, porém, inutilizados os documentos cuja conservação se imponha, pelo seu interesse histórico ou outro motivo atendível, devendo proceder-se à transferência dos mesmos para os correspondentes arquivos eruditos.
1. Da proposta referida no n.º 1 do artigo anterior constará a indicação dos responsáveis pela regularidade das operações de microfilmagem.
2. A portaria que autorizar as microfilmagens poderá fixar formalidades especiais a observar nas operações, com vista a garantir a sua regularidade e a autenticidade dos microfilmes, e bem assim as condições de segurança que devam ser adoptadas na inutilização dos documentos.
1. As diversas espécies documentais serão microfilmadas em duas bobinas invioláveis, uma das quais ficará obrigatoriamente guardada no arquivo de segurança de microfilmagens.
2. Os microfilmes não poderão sofrer cortes ou emendas, e deverão reproduzir termos de abertura e encerramento.
3. O termo de abertura mencionará a espécie microfilmada.
4. O termo de encerramento conterá as assinaturas dos intervenientes nas operações de microfilmagem bem como a do responsável pela orientação dos trabalhos, e dele constará a declaração de que as imagens contidas no microfilme são reproduções totais e exactas dos originais.
5. A micro-reprodução do termo de encerramento será autenticada com o selo branco apropriado.
1. A partir das bobinas a que se refere o artigo anterior poderão fazer-se as duplicações, parciais ou totais, para constituição dos suportes micrográficos necessários à consulta corrente.
2. A decisão da duplicação e bem assim o respectivo conteúdo, e da constituição de suportes micrográficos para consulta corrente, é da responsabilidade do dirigente superior da entidade autorizada.
1. Após verificação da conformidade da reprodução com os documentos microfilmados, proceder-se-á à inutilização dos documentos, de modo a impossibilitar a sua reconstituição.
2. Da verificação e da inutilização referidas no número anterior, lavrar-se-á auto em dois exemplares com intervenção das pessoas que a elas procederam. Os exemplares do auto ficarão guardados em locais diferentes.
1. As fotocópias e as ampliações obtidas a partir do microfilme têm a força probatória dos originais, desde que sejam autenticadas com a assinatura do responsável pelos serviços e o respectivo selo branco.
2. A competência para a assinatura referida no número antecedente pode ser delegada.
1. Mediante requerimento e comprovação da existência de motivos suficientemente ponderosos, pode o Governador autorizar que o regime estabelecido no presente diploma seja aplicável a entidades não abrangidas pelo n.º 1 do artigo 1.º
2. A autorização será dada em portaria na qual se fixarão os prazos mínimos de conservação em arquivo dos documentos e bem assim as condições e garantias adicionais que eventualmente sejam consideradas convenientes para salvaguarda dos interesses em presença.