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工作表現評核實用手冊 工作表現評核實用手冊

行政暨公職局/法務局/印務局

索引

一、工作表現評核

1. 甚麼是工作表現評核?
2. 為何要評核工作表現?
3. 應評核甚麼?
4. 如何評核?
4.1. 評核人
4.1.1. 評核人的責任
4.1.2. 較常見的誤差及傾向
4.1.3. 跟進和反饋
4.2. 被評核人
4.2.1. 被評核人的責任
4.2.2. 自我評核
5. 會議
5.1. 會議的準備
5.2. 會議進行期間

二、澳門特別行政區公共行政工作人員工作表現評核制度

6. 原則
7. 評核方法
7.1. 評核項目
7.2. 評分表
7.3. 釐定評語
8. 評核方式
8.1. 平常評核
8.2. 對主管的評核
8.3. 特別評核
8.4. 簡要評核
9. 評核程序
9.1. 保密
9.2. 被評核人及評核人
9.2.1. 被評核人
9.2.2. 評核人
9.2.3. 迴避
9.3. 評核程序的步驟
9.3.1. 平常評核
9.3.1.1. 指定評核人
9.3.1.2. 評核人會議
9.3.1.3. 評核會議
9.3.1.4. 自我評核
9.3.1.5. 評分
9.3.1.6. 認可
9.3.2. 特別評核
9.3.2.1. 指定評核人
9.3.2.2. 評核人會議
9.3.2.3. 評核會議
9.3.2.4. 自我評核
9.3.2.5. 評分
9.3.2.6. 認可
9.3.3. 對主管的評核
9.3.3.1. 指定評核人
9.3.3.2. 評核人會議
9.3.3.3. 評核會議
9.3.3.4. 自我評核
9.3.3.5. 填寫問卷
9.3.3.6. 評分
9.3.3.7. 認可
9.3.4. 簡要評核
9.3.4.1. 指定評核人
9.3.4.2. 評核人會議
9.3.4.3. 評核會議
9.3.4.4. 自我評核
9.3.4.5. 填寫問卷
9.3.4.6. 評分
9.3.4.7. 認可
10. 聲明異議及訴願
10.1. 聲明異議
10.2. 訴願
10.3. 期限
11. 評核諮詢委員會
12. 評核的效果
13. 處理行政事宜的附屬單位

附件1 —— 工作表現評核程序各步驟

附件2 —— 工作表現評核程序各步驟 ﹣檢查表

附件3 —— 評核會議摘要表


序言

新《公共行政工作人員的工作表現評核一般制度》於2005年1月1日生效,這是深化行政改革的重要一環。然而,成功實施新制度有賴我們每一位公共行政工作人員的努力。因此,我們確實需要清楚瞭解此制度,以便日後可正確、合理運用。

為使大家清楚瞭解該制度,我們在進行其他有關工作的同時,製作了這本簡要實用的《工作表現評核手冊》。本手冊一方面強調評核程序必須符合工作表現評核的目標和原則,以及其對各公共部門和實體的工作成果的重大影響,另一方面亦從實踐的角度協助評核人和被評核人運用評核方法和安排整個過程。

工作表現評核制度的正確施行,不但能讓所有參與者積極參與評核過程,更有助於激勵所有工作人員及其職業發展,從而使公共部門和實體更積極有效地提供優質服務。

因此,希望藉著本手冊的出版,以及我們共同在推行新的工作表現評核制度方面所作出的努力,能為公共行政人力資源的持續培訓和自我提升奠下基石,貫徹“服務市民”的原則,以適應澳門特別行政區社會發展的需要。

行政暨公職局局長

朱偉幹


引言

評核工作人員的工作表現,是具有領導和主管職責的管理人其中一項最重要的職責,也是管理工作的各項責任中最具挑戰性的一項。

《工作表現評核實用手冊》旨在幫助大家更清楚理解評核程序的重要性及其對部門的影響,以及澳門特別行政區公共行政工作人員工作表現評核的原則和目的,並且使大家更容易使用評核方法,建構評核過程和瞭解各種程序。

本手冊的對象是所有與評核程序有關的人員,期望本手冊成為一本可在評核程序各個階段查閱的有用工具書,有助於評核更公平、更有準則地進行。

對工作人員的工作表現進行評核往往是一個困難而複雜的過程,必須非常瞭解當中涉及的所有變項,包括:認識任何評核均存在的內在主觀性、所使用方法的特點、程序中的各項步驟,以及對被評核人現時及未來的職業狀況所帶來的影響等。

工作表現評核應以符合倫理、誠實、公平、公正、無私及平等的態度來進行。評核人有責任致力保持平衡與客觀,而正確實施評核方法,以確保各項準則和步驟的一致性,是令評核過程更為客觀的其中一種方式。


一、工作表現評核

1. 甚麼是工作表現評核?

工作表現評核是對工作人員在執行職務時的工作表現所作的一個系統化評審過程。它不但有利於工作人員未來的發展,而且亦可讓部門分辨每位工作人員的工作表現為部門達成其戰略性目標和工作成果作出了多少貢獻。

可以將工作表現評核界定為評核人與被評該人之間的互動,其間雙方就全年的工作進行分析和討論,以瞭解工作表現的好與壞並找出發展和改善的機會,讓被評核人總能夠知悉評核人對自己的工作表現有何期望。

因此,應將這個過程視為一個持續不斷的跟進過程,其間通過反饋發出和接收的信息是整個過程的重點,而最後的一步 —— 評分 —— 就是整個過程的高潮。

2. 為何要評核工作表現?

評核工作表現的首要目的是評價工作人員個人的工作表現,以便使工作人員的工作表現得以改善,從而使部門取得最佳成果。為滿足這個需要,必須努力達成以下的目標:

  • 使工作人員的個人目標部門的目標和諧並存;
  • 打開工作人員(被評核人)與上級(評核人)之間對話的大門;
  • 加強對工作人員的激勵
  • 增強評核人與被評核人之間的互信
  • 誘發工作人員的專業和個人發展
  • 辨識培訓的需要並評估培訓成效;
  • 促進自我完善
  • 透過持續的反饋,讓工作人員有機會知悉上級對其工作表現的看法和期望;
  • 讓領導和主管有機會說明和釐清各項目標以及有關要求的理由;
  • 用以決定工作人員能否在職程內晉升晉階
  • 驗證人員招聘甄選的有效程度;
  • 辨識招聘人員的需要
  • 改善人力資源的配置(調動);
  • 為管理訂定各項指標

簡而言之,正確施行工作表現評核,除有助瞭解與工作有關的各種環境和激勵工作人員士氣外,還可提高他們的生產力,幫助部門決策和人員管理以及識別有潛力擔負責任較大的職務的工作人員。

亦須注意的是工作表現評核是與紀律制度不一樣的程序,並且亦不應與之相混淆。在工作表現評核中,不會對違紀行為及對義務之違犯作處罰,而是去瞭解就所擔任的職務的工作表現是否符合部門或實體所需,以及能否達致所期望的 改善。

3. 應評核甚麼?

對應評核事項有清楚的理解,是評核過程是否有效的關鍵。

上級與工作人員應顧及本部門的工作規劃,就評核所針對的期間的個人工作計劃和目標的界定達成協議,有關的目標應是實際的及可行的,應受評核的就是所取得的成果。應按工作人員的官職、職程和職級所相應的職務範圍及性質,並考慮環境因素、所需的資源和方法,為每一個工作人員制定其個人工作計劃。

讓被評核人知道上級對其工作表現的期望的做法是公平的,因此,評核人應與工作人員就下一次評核所針對的期間須達到的目標達成協議,並儘可能細分須開展的工作,而評核則應針對所取得的成果。

法定的評核制度包括一套《評分指引》,當中載有須受評核的工作表現項目。這些項目應每項單獨考慮,以使評核的最終評分能更客觀地反映工作人員的真正工作表現。(見7.1.

評核人的工作不可局限於判斷工作人員的工作表現,還應在工作人員協助下,識別工作中可以糾正、改變和調整的情況,找出其原因並訂定改善目標。

4. 如何評核?

4.1. 評核人

負責對工作人員進行評核的人,即評核人,應儘可能是工作人員的直屬上級。由於直屬上級負責指導、協調和監督有關工作人員的工作,且與其在職務聯繫較緊密,因而較瞭解其工作,故此,評核的責任就應由直屬上級承擔。倘有比直屬上級更能直接瞭解工作人員工作表現的職務主管時,可以由職務主管擔任評核人。

4.1.1. 評核人的責任

評核人須留意工作人員每人都有自己的期望和目標,且不論工作人員的職務為何,評核人都應將工作人員視為一個與別不同的個體,他們在部門中都擔當既重要又意義重大的角色。

為使更有準則地作出評核,評核人的態度應符合以下的原則:

- 與被評核人協議達成的個人工作計劃須均衡合理,一方面須符合工作人員的職務範圍,另一方面亦須符合附屬單位的要求,並須因應各種變化而不斷更新;
釐清被評核人在行政當局整體施政方針方面,為貫徹擬達成的目標和成果所作出的貢獻;
- 通過不斷反饋,提供和蒐集信息;
- 在下判斷時應客觀,並且必須以具體事實作為評核的依據,避免成見和腦海中虛構的想法,並將例外的事件從被評核人的慣常行為中區別出來;
- 應公正無私,切記倘若對不同的被評核人採用不同的準則,不論寬緊,都會對某些人造成損害;
- 致力保持具彈性的態度,意思是樂意因應事實及論據的合理性而改變自己的看法;
- 應注意,行政當局的任何缺失或不足,不應影響給予工作人員的評分;
- 致力辨識、與工作人員協議以及檢討工作人員培訓和發展的需要,並提供可滿足此等需要的方法和資源。

儘管評核人已擁有一套系統化的評核方法(見7.),但由於工作表現評核的複雜性,評核人必須擁有良好的判斷力洞察力摒棄偏見的精神,更須留意認識和警惕可能犯上的無心之失。儘管一些無心之失可在評核過程中發現和改正過來,但仍應密切留意這些可影響評核的不自覺傾向。

4.1.2. 較常見的誤差及傾向

能認識評核時可能會無意造成的扭曲,是減少評核主觀性的其中一個較重要的步驟:

暈輪效應 —— 把工作表現中的某些好或壞擴大為整體工作表現的傾向。這樣,評核人對工作人員的某一特質印象良好時,會傾向於認為其在所有評核項目均表現良好(光環效應);如對工作人員的某一行為印象不佳,則傾向於認為其在所有評核項目的表現均欠佳(單點效應)。

暈輪效應是很難避免的。除了要對這個效應加以留意和有所認識外,能減低它的影響的唯一辦法是對評核人進行培訓,其中應包括使用作為評分表組成部分的《評分指引》的實務培訓,而且應對每一個評分項目逐項單獨考慮。

集中趨勢 —— 給予中間分數的傾向。一個信息不足或準備不足的評核人往往會持兩種態度:害怕下屬受損而避免給予低分,或,害怕將來需要承擔而避免給予高分。

這種傾向常在評核人為了避免須就給予極高或極低的評分作解釋而產生。為了減低這種誤差,評核人應注意這樣做會使評核完全失去意義;在能說明理由的情況下,評核人不應對給予高分或低分有所畏懼。

近因效應 —— 偏重近期發生且在工作人員職業生涯中有重大意義事情的傾向。評核人偏向於惦記扛騑蟋o生的事情,最後造成這些事情在評核中所佔的比重不成比例。如評核人能在整個評核期內定期對工作人員的工作表現進行記錄,就可以減低這種誤差。

恆定誤差(過份寬鬆或過份嚴苛) —— 寬容的評核人所定的評核標準很低,而要求嚴格的評核人所定的工作表現標準則很高不可攀。這樣的評核只能反映評核人的個性,而不能反映工作人員的真正工作表現。評核人和被評核人共同訂定須達致的目標和目的,可以減低這種誤差。

“第一印象”誤差 —— 評核人對被評該人的第一印象,會一直維持且蓋過被評核人的真正工作表現的傾向。譬如,評核人對工作人員的第一印象形成了這個工作人員是無甚責任感的看法,即使日後這個人變得有責任感,這個印象仍會維持。為了減低這種誤差,評核人除了須提防此種傾向外,應只集中考慮被評核人在評核所針對期間的工作表現及其實際達致的工作成果。

相似誤差(個人投射或自我認同) —— 在評核時對與自己相似的工作人員給予優待的傾向。如此,評核人會偏向給予與自己相似(社會地位相同、就讀同一所大學、性格相似、同屬一個文娛小組等)的工作人員較有利的評價。為了糾正此種誤差,評核人須警惕這種傾向,並明白這樣做會明顯地影響評核結果。

疲乏誤差或例行誤差 —— 當評核人須同時評核大批工作人員時,會出現未能專注評核程序的傾向,而這種情況會嚴重影響評核結果。避免這種誤差的其中一個方法是,設法為評核程序作好安排,每次集中評核少量工作人員。

不理解評核項目的意義 —— 因不理解或曲解評核項目的意義而評核了不符規定的特質。通過對評核人進行培訓,解釋和討論各評核項目,可糾正這種誤差。

4.1.3. 跟進和反饋

工作表現評核的其中一個重要目標是讓工作人員知道主管對其工作表現的觀感。工作人員知悉負責評核自己的主管對自己工作表現的看法和期望是很重要的,因為這就可使工作人員朝戎D管的期望改善表現。對部門而言,部門亦須瞭解工作人員在工作上需要面對的問題和困難的處境,以便上級根據這些資料,修訂計劃和調整目標,改變做法和工作程序,提供培訓或資源,使問題或困難的情況得以解決,以利於取得欲達致的成果。

評核人在評核所針對的期間,跟進工作人員的表現至為重要。應持續通過反饋發出和接收信息;故此,評核會議是反饋的最佳時機。如果工作人員在評核所針對的整個期間能定期獲悉主管對其工作表現的想法及期望,就可避免工作人員在會議上感到錯愕。

遵守下列準則,就能使反饋更具成效:

- 須留意反饋是一個雙向的過程,因此應以對話形式進行;
- 反饋應僅針對工作人員在工作上的行為及成果,而非工作人員的品格;
- 僅集中於可改善的行為,以免增加受話人的挫折感;
- 須使用描述性的語言,而不應使用定性的語言,否則會使工作人員感到不悅而使其處處提防。例如:不應說被評核人懶惰(對該人的主觀判斷),而應說工作未按所需進度進行(事實);
應詳細說明而不應籠統:說某項工作做得好或不好是不足夠的,需要詳細地指出甚麼導致有關工作被認為做得好或不好,以及造成工作結果好、壞的方面;
- 須選擇適當的時機作出反饋,最好是在活動或行為發生後即時進行;
- 應集中反饋正面及建設性的信息,因為反饋的主要功能是激勵工作人員更好地工作,使工作更有成效。

工作表現的跟進工作包括:

定期及持續與工作人員溝通,確立具建設性的關係;
監察工作人員的進展情況,並作有利於提升其工作表現的調整
即時處理工作表現的問題,並商討可行的解決辦法;
認同並突出工作人員對部門的價值;
- 尋找適合於現時和有潛質擔任的職務的發展方式。

4.2. 被評核人

工作人員積極參與自己的工作表現評核的過程是重要的,因為沒有人比自己更暸解自己的工作表現、能力、需要、長處和短處,因而可適當訂定自己的目標和目的以及發展路向。

4.2.1. 被評核人的責任

對工作人員來說,在整個評核過程中的參與和合作是十分重要的,而採取以下開放、參與和積極的態度,將有利於工作人員明白行政當局對自己的期望:

- 須將評核視為促進完善的動力,被評核人有責任與評核人一起分享自己對工作的期望和抱負,以及分擔所遇到的問題和困難;
- 須與上級就擬達致的目標和成果達成協議,並努力予以履行,把可能導致需要調整協議的各項困難或環境的變化通知上級;
- 應努力改善自己的工作表現,負起工作上的責任,識別所需的資源和方法,並就此提出提議;
- 應定期通過反饋尋求意見;
- 在通過反饋收到意見時,應儘力避免心存戒備或為有關行為尋找藉口;
- 應採取願意對話的態度,令彼此可以諒解,減少工作上的衝突,並有助於找到達致所期望成果的更佳解決方法和選擇方案;
- 注意評核是個別進行的,因此,應避免和其他工作人員作比較。這種態度可能引致不愉快和不滿的情況出現,因為,當發現其他工作人員的評分比自己高,便會傾向於認為自己的工作表現被低估或別人的工作表現被高估。

4.2.2. 自我評核

自我評核是邀請工作人員分析自己工作表現的一種方法。工作人員評核自己,雖然不會直接影響評核的最終評分,但可作為參考,供評核人及評核程序的其他參與人知悉工作人員對本身工作的看法。

這個自我反省的過程亦有助工作人員清楚瞭解自己的工作表現,且讓更好地訂定擬達致的目標和目的,以及需完善或需改變的地方。這樣會有利於提升執行職務時的工作表現,也有利於個人和專業的發展。

自我評核亦有助於瞭解分別由評核人和被評核人自己所作的工作表現評核之間的差異。

自我評核不是強制性的,但應以專用的評分表,即“自我評核表”記錄。工作人員須定期對自己的工作表現進行反省,並在評核所針對的整個期間把它記錄下來,這樣可使自我評核更為客觀。

5. 會議

5.1. 會議的準備

評核人與被評核人會議在工作表現評核的程序中至為重要,因為這是上級與工作人員之間進行反思和溝通的最佳時刻。為了取得豐碩的成果,須認真為對話做好準備。

這樣,評核人首先應小心及詳細地重看評核人會議摘要,以及作為評分表組成部分的《評分指引》,尤其是分析各評核項目,緊記會影響評核嚴謹性的較常見誤差和傾向(見4.1.2.)。還應仔細重溫法律規定的工作表現評核的各項原則和目標。

初步反省過上述內容後,還須為會議作下列各方面的準備工作:

- 列明會議提綱並注意其連貫性,切勿忘記預先將會議日期通知被評核人,讓被評核人也有充分時間準備;
- 安排好舉行會議的地方,尤其要令人覺得愜意,移走妨礙溝通的物件;桌子以圓桌為佳,桌上儘量少放文件夾和紙張,並且採取必要的措施以免會議被中斷;
- 如屬制定評核年度工作計劃的初次會議,評核人應擬好工作人員的年度工作計劃,其中所訂定的目標、目的和欲達致的成果須顧及以下各項:
● 《施政報告》和公共部門、實體的工作計劃;
● 工作人員的職務範圍;
● 所需的資源和方法。
- 在準備對被評核人工作表現進行最後評審的最後一次會議時,評核人須蒐集用作評審有關工作人員在評核所針對期間的工作表現的一切重要資料,仔細及客觀地分析有關資料,定出須討論的事實,並嘗試預測被評核人對此的反應。然後,按照各評分表的《評分指引》所載的每一評核項目對有關工作人員工作表現的資料進行分析,在有充分理由下,定出一個臨時評分。在會議時,須就臨時評分與工作人員進行商討,有需要可以更改評分;
- 倘初次會議及最後會議同時舉行,評核人的準備工作須包括該兩次會議的各項內容;
- 在跟進工作人員的工作表現而在評核所針對的期間中段舉行的中期會議的準備工作中,評核人應蒐集及分析對初步評審工作人員的工作表現具有重要性的資料,用以核實至當時為止,初次會議所定的目標、目的及成果的達標程度,以及識別出發生的問題及狀況,供與工作人員一起分析,以便進行必要的調整。

5.2. 會議進行期間

- 分析及討論工作人員的工作表現;
- 避免在會議桌上放置不必要的文件夾和紙張(會議桌本身已是溝通的障礙):必須讓對方感到你的誠意;
- 接待工作人員時態度要自然 —— 非慣常的親切表現只會令對方不信任;
- 不要讓工作人員感到拘謹,不要擺出高人一等或批評者的姿態;
- 讓工作人員暢所欲言,要懂得用心聆聽工作人員對本身工作表現所說的每一句說話;
- 要引領對話,以便深入瞭解;
- 須瞭解“絃外之音”;
- 避免不斷爭論和糾正誇張失實的話語,不要以為自己永遠是對的;
- 不要代替工作人員說話,打斷對方的談話或試圖壓抑對方的情緒;
- 避免作出勸告或安慰;
- 避免倉卒或過多地解釋工作人員的行為;
- 避免家長式或煽動性的態度;
- 採取措施避免會議被打斷,包括電話鈴聲;
- 須就雙方協定的內容作記錄;
- 亦須就未能達成協定的事情作記錄,例如一些需要更深入探討的問題;
- 為改善工作表現,力求就下一階段的目標、發展計劃和承諾達成協定並記錄在案;
- 與工作人員一起分析對其職業生涯發展的期望,切忌作出無把握的承諾;
- 強調對方在工作上的長處;
- 以鼓勵改善的言詞結束會議。

二、澳門特別行政區公共行政工作人員工作表現評核制度

澳門特別行政區公共行政工作人員工作表現評核制度受以下法規規範:

第8/2004號法律 —— 公共行政工作人員工作表現評核原則(2004年8月16日的《澳門特別行政區公報》第三十三期第一組);
第31/2004號行政法規 —— 公共行政工作人員的工作表現評核一般制度(2004年8月23日的《澳門特別行政區公報》第三十四期第一組);
第235/2004號行政長官批示 —— 評核諮詢委員會的設立組成及運作規則(2004年9月13日的《澳門特別行政區公報》第37期第一組);
- 規範給予獲“優異”評語者的獎賞的形式和條件的行政法規;
- 核准評分表、自我評核表及對主管人員工作表現發表意見的問卷的行政長官批示。

6. 原則

澳門特別行政區公共行政工作人員工作表現評核是根據客觀的標準為之,並受公正、平等、無私和具適當說明理由的原則約束。

評核所涉及的一切步驟,都應遵守上述原則;在評核程序中,所有參與者均有義務使工作表現評核制度能遵從這些原則施行。

7. 評核方法

澳門特別行政區工作人員工作表現評核的法定方法是“圖示評定法”,這個方法簡單易用,是其中一種較常用和廣為人知的方法。

這種評核方法預先訂定了一組經分等級且被認為是重要的工作表現項目,並附以簡要說明。有些項目是所有人員組別必須評核的,有些已在有關評分表上定為只適用於與之相關的人員組別(在評分表內標有星號者),須視乎對職務的重要性而決定是否適用。使用兩軸座標圖表,當中橫軸表示工作表現評核的項目,縱軸表示該等項目的強弱變化等級。在有關的尺度上預先訂定了五個分數並附有說明,評核人必須為每一位工作人員,在有關工作表現的評核項目中,選取其中一個分數作為評核有關工作人員。

有些項目會因應其在評核中的重要性而作兩倍計算,其值以分數表示。

評核係通過填寫評分表進行:評核人在表內對每一項目給予一個量化的評分,最後憑各項評分定出表述評核成績的質量評語。

7.1. 評核項目

澳門特別行政區公共行政工作人員工作表現評核制度訂定了十五個工作表現項目(八月二十三日第31/2004號行政法規第五條),其中七項屬必須評核項目,八項則視乎工作人員的職務性質,按照為各人員組別(主管、高級技術員和技術員、專業技術員和行政人員、工人和助理員)而定的評分表上的規定而決定是否使用。

必須評核項目:

工作成效 —— 指評核工作人員如何執行指派的工作,尤其是如何採取適當方法兼顧工作的質素與數量,以達致既定的目標及效果。

在這個項目中,工作質素和完成工作的速度能達致平衡對於取得最佳的成果至為重要。

在工廠的裝配線上,工作是機械式的,工人的工作條件相同,故此每名工人所生產的總件數可以量化,所以工作數量在裝配線是有意義的。公共行政則不然,各部門的工作性質不同,只有一些領域的工作可以量化。

設想兩位高級技術員各自製作了三份報告書,頁數相同,所耗用的時間相同,也許可以說他們的工作數量相同……不過,其中一位所製作的,只是關於常規工作的描述性報告書,毫無複雜性可言,而另

一位則製作了複雜性較大的報告書,並提出了解決難題的恰當方案,對行政當局的工作有很大貢獻。兩者應如何衡量?所以,數量作為獨立的評核項目而言並不具重要性,它反而可能引致嚴重不公平。

應注意的是,最重要的而且對獲得良好成果貢獻最大的事情有時並不容易量化,重要性較低者反而較容易量化。例如:如果決定量化每日接聽電話的數目作為評核的考量,工作人員可能會為了能接聽更多的電話而給予簡短的回覆,不注重答覆的質量和接待態度,因而造成負面的後果並使行政當局的形象受到損害。

所以,作為工作量的數量本身是沒有意義的,亦難以客觀釐定複雜程度不一的工作。我們假定主管均衡地分配工作量,不會使一些工作人員負擔太重,而其他人則工作量過少。

如果事前已與工作人員定好要求的質素水平及執行工作的合理時間,則評核便應針對該名工作人員能否達至預期的成果以及達標程度,其工作是否有成效,所使用的時間和其他可動用資源能否產生盡可能最佳的成果。

在評核本項目時,應把對部門整體造成困難、損害和影響部門形象的情況,視為嚴重錯誤。

在本評核項目中,亦須考慮工作人員能否選擇適合方法(執行工作的方法和條件)以達致事前訂定的目標和預期成果的各方面。

責任感 —— 指評核工作人員在執行職務時對工作的盡責及可靠程度,尤其是如何承擔由其作出的行為、決定所引致的後果,包括對其本人、他人的安全以及物料及設備保管的事宜。

在評核該項目時,我們應注意工作人員在工作崗位所擁有的自由度及其職務性質。對按既定及十分明確的指令來擔任職務的工作人員,和在執行職務時擁有較大自由度的工作人員,以同一方式來衡量對其監督的需要是不公平的。這樣,一名屬工人及助理員組別的工作人員,如在執行職務時表現出承擔其行為的後果和對擔任職務的使命感,與一名執行較複雜的工作的高級技術員為達致既定目標及成果而表現出同樣的使命感,應視為同等負責。

責任感亦包括對安全的重視、物料及設備的保管,也就是,關心行政當局的財產及遵守有關適當使用的方法。

不斷改善工作 —— 指評核工作人員對不斷努力改善各評核項目所要求的工作表現,以及提升個人及其專業水平的積極程度。

本項目是評核工作人員能否不斷謀求改善所有評核項目的相關表現,包括通過研究和尋找有助解決問題的資料來更新專業知識等。所有能反映在工作表現中的個人和專業的發展,都應在該項目的評核中得到肯定。

不應將通過專業或學術培訓謀求改進的事實,與在有關年度修讀課程的數目混為一談,因為修讀課程並不單純取決於工作人員的意願,而且從課程所獲得的知識亦未必能在工作人員的工作表現上反映出來。然而,不論其使用甚麼途徑(閱讀、互聯網、交流經驗等等)尋求培訓、自我培訓,又或者樂意學習新知識的事實,均應在評核中獲得肯定。

適應性及靈活性 —— 指評核工作人員在執行職務時因應具體情況及不同環境的應變能力。

此評核項目最重要的是:辨別工作人員能否面對和謀求克服新情境和挑戰所帶來的困難,抑或相反,難以適應任何改變,並顯得抗拒轉變。然而,在評核工作人員如何面對新情境時,應留意任何轉變均會引致不安。轉變一方面可被視為機遇,另一方面亦代表威脅。可以預料,當工作人員不瞭解需面對新情境的目的和理由,或沒有介入或沒有獲邀參與轉變的過程時,他們會更加抗拒,顯得不太願意亦不抱開放態度去採用新程序和接受處理工作的新方法。

因此,當工作人員顯示出某種態度,例如對需要改變其工作方法漠不關心時,必須小心找出原因,單純是因工作人員欠缺靈活性,還是因為事先未有就轉變的理由或需要進行解釋,抑或是因缺乏針對改變的適當培訓。

不應將抗拒轉變,與工作人員因不適當地被要求擔任其未具備合適資格、能力或經驗的職務而抗拒的情況相混淆。

工作上的人際關係 —— 指評核工作人員與共事者的相處情況,以及為營造良好整體工作環境所付出的努力。

此評核項目是關於工作環境中的適當人際關係,因此,亦與在工作地點遵守互相尊重、有利於日常交際的禮貌和友愛方面的基本規則有關。不應受到評核人與工作人員之間或工作人員彼此之間的默契或愛惡關係影響,反而應小心將之區分出來,避免對與評核人關係較好的工作人員給予較有利的評分。

在工作崗位的勤謹態度 —— 指評核工作人員出勤和留守工作崗位的實際時間,以及是否遵守規定的辦公時間。

本評核項目與法律規定為合理不在的時間無關,因該等時間是被視為實際服務時間的。例如:女性工作人員不能因分娩假而在此評核項目受罰,又或任何工作人員不能由於因病缺勤且提交了適當證明的情況下而在此項目被處罰。

具合理理由,且直屬主管知悉和同意情況下而不在,應視工作人員一直在工作地點。

工作時間的管理 —— 指評核工作人員如何按職務要求,合理和有效率地利用其工作時間。

本評核項目中,重點是工作人員如何善用和適當安排其工作時間。須考慮合理分配時間,訂定及遵照已定的優先次序,以及不在工作時間處理私人事務等各方面。

如此,某工作人員可能經常留在其工作崗位,遵守規定的上下班時間,亦無擅離職守,但將工作時間用於與所擔任的職務無關的事宜,這就是錯誤運用工作時間。

按照職務的性質而決定是否採用的評核項目:

主動性及自主能力 —— 指評核工作人員如何為有效完善工作而自行尋求解決方法和提出建議,以及執行有關職務時所表現的獨立能力。

本評核項目中,重點是檢查工作人員如何在毋須經常指示下工作,獨立工作程度如何,能否主動提出建議,能否無需等到上級提出要求才去尋求各種狀況或問題的解決辦法。

革新及創造力 —— 指評核工作人員為解決問題和優化工作而尋求新方法、技術及程序,並為此提出新構思的情況。

本評核項目須考慮的是:為達到預期成果而尋求新的、有用的解決辦法,以及開創新途徑,亦包括提出己見,為解決問題而作出的貢獻。

對於大部份工作是常規性且必須根據準確細緻的指示執行職務的人員組別,不宜採用此項目。

資源管理 —— 指評核工作人員如何按既定目標、現有的人力、物力及財政資源而策劃、安排和統籌其職務範圍內的工作。

本評核項目只應使用於評核負責主管和協調職務的情況,包括職務主管。本評核項目是關於因應工作量及資源的合理管理而編排工作、訂定優先次序;同時,亦關乎附屬單位的工作能否配合部門的整體工作計劃。

團隊工作 —— 指評核工作人員在小組工作時的參與和合作態度,以及為團隊取得成果所付出的努力。

本評核項目包含工作人員對團隊工作表現所作的一切貢獻。為此,應辨識工作人員在團隊中的合作態度、對團隊工作良好環境的推動,以及進行共同工作時對團隊的參與性及承擔。

這個評核項目只適用於團隊工作的情況。

與公眾的關係 —— 指評核工作人員在接待公眾時所表現的積極程度,有否滿足公眾需要的意向,以及是否努力提升優質服務的形象。

本評核項目的重點是辨識工作人員在解決公眾的問題或滿足公眾需要時的態度及溝通方式,同時亦考量工作人員解決及回應公眾訴求的方式。

本評核項目只適用於親身或透過電話直接接觸公眾的職務。

團隊的領導及管理 —— 指評核工作人員如何為達致所主管的單位的

目標及成果而訂定所需的策略,以及如何指引和動員有關工作人員及與其溝通。

本評核項目包括工作人員如何確保其團隊有效地工作,如何運用策略增強下屬對工作的熱誠及責任感,激勵下屬並令他們投入工作,以及如何處理衝突。

須注意溝通的質量、人際關係和領導實務的重要性,因為它們對工作人員的下屬的工作表現影響很大。作為主管,並非只是“發出命令”,重要的是溝通、激勵及正面影響下屬的行為,並給予所需支援,使他們能因應擬達成的目標和成果而履行職務。

須考量主管是否能清楚及詳細地傳遞訊息,並確保下屬明瞭訊息的內容,以及例如,能否正確地主持工作表現評核的面談,能否有效地主持會議或討論等方面。

協商及決策 —— 指評核工作人員如何按既定目標而分析複雜的事情及資料,以及運用有效的策略及技巧和選用合適的解決方法。

本評核項目考量幾個方面,例如:運用論據、勸導及有效的模式去探討問題;顧及每個情況的特點及各方的利益下,怎樣去衡量可影響部門決定的眾多因素,以及運用正確的判斷以達成協定。

應注意決策程序涉及尋找和分析足以適當辨識問題所需事實和資料,制定解決問題的可能方案並作相關的分析,選擇能達成部門目標及結果的最適當解決辦法並說明理由。

工作上的使命感 —— 指評核工作人員對公共行政當局的任務、展望、價值觀及目標的理解、認識和關注,並按此等原則管理其主管的單位,以及提高部門的形象所付出的努力。

本評核項目考量能否將公共行政當局的展望和任務與日常工作結合起來,並積極向下屬推廣有關的價值觀和目標。

在任何情況下,我們都設想主管須自覺遵守行政當局的價值觀及目標,例如:堅守法治及《施政報告》的方向。

應注意使命感是一組複合的行為,它涉及承擔貫徹部門目標的責任,即使有關目標違背個人利益。譬如,部門推行改革程序可能導致使主管出現不快的情況,而工作上的使命感則設想,即使在這種情況下,該名主管仍會致力於有關改革程序並推行所有必要的工作,令程序得以成功。

然而,有工作上的使命感不意味該名主管不可發表意見,以及就其認為可能為行政當局帶來負面後果的事情發出警告。

7.2. 評分表

評分表用作表述工作表現評核的結果。不同的人員組別,不同的評核方式有不同的評分表,每種評分表均附有相關的評分指引。

此外,還有自我評核的評分表及下屬對主管的工作表現發表意見的問卷。

因此,評分表的使用情況如下:

每種評分表及有關的評分指引,均載明法定的對所有被評核人均為必須的評核項目(其中兩個項目須作兩倍評分計算),以及為各人員組別而規定的評核項目。後者之中的一個或兩個評核項目可作兩倍評分計算,而是否採用其中的僅對有關職務具有重要性的評核項目,取決於評核人的準則(並須在第一次會議與被評核人達成協議)。

須填寫所有欄位,並遵守評核程序規定的時間。

7.3. 釐定評語

為釐定評語,各評核項目均在評分表及有關評分指引內以1至5分計算;在最終評分時,根據下列公式對“工作成效”及“責任感”兩項評核項目強制作兩倍評分計算:

基於工作人員所執行職務的性質,尚可將法定的其他評核項目中的最多兩項(強制性項目以外的一項或兩項)定作兩倍評分計算。如屬此情況,公式需作相應調整。

如最終評分結果出現小數,則以四捨五入方式計算成整數。

例 子:

例 一

- 只有必須要兩倍評分的兩項評核項目作兩倍評分:

例 二

例 三

- 除兩個必須作兩倍評分的評核項目作兩倍評分外,另增兩個評核項目作兩倍評分:

例 四

倘曾進行簡要評核(見8.4.),則須按照每次評核相應的月數比例及其評分來計算,以釐定評語。舉例如下:

例 五

工作人員曾接受一次相應於五個月的工作表現簡要評核,及一次相應於七個月的工作表現平常評核。

簡要評核得分 = 3

平常評核得分 = 4

最終評分

8. 評核方式

新的工作表現評核制度規定了四種評核方式:平常評核、對主管的評核、特別評核和簡要評核,採用四種評核方式的主動權均屬行政當局。

8.1. 平常評核

平常評核是針對上一曆年一月一日至十二月三十一日期間的工作表現,但不包括已接受特別評核的期間或已按對主管人員評核制度被評核的期間。

不受特別評核或對主管人員評核制度約束的所有工作人員,在評核所針對的曆年內實際服務時間至少為六個月,均須接受平常評核。

8.2. 對主管的評核

擔任主管官職的人員的工作表現所涉及的評核期,自執行有關職務之日起計,一般為期一年,但有關人員須出任有關官職滿六個月,方可接受主管工作表現評核。

擔任主管官職的人員,即使以代任制度出任,亦須以本評核方式接受工作表現評核,但屬無實際執行相應職務的科長的情況者除外,有關科長按所執行的職務被評核。

對擔任主管官職的人員的工作表現評核,凡屬未受特別規範的情況,均適用特別評核的有關規定。

8.3. 特別評核

經過為期不少於六個月職務聯繫者,方可進行特別評核。處於下列情況的工作人員,須接受特別評核:處於臨時委任狀況者、以合同受聘而於首兩年提供服務、處於轉變職程狀況的被定期委任者。如屬此等情況,特別評核於每年進行一次,但合同期限較短者,不在此限。

下列工作人員亦須接受特別評核:在無薪假完結後而尚未被評核的擬投考晉升職位的人員;停職的人員自最近一次接受評核之日至停職之日的工作表現須接受特別評核,但因紀律原因而被停職者除外。

如屬上段所指任何一種情況,僅在返回原職位後或至停職之日與所屬部門或實體有實際職務聯繫滿六個月時,有關人員方可被評核。

特別評核須於作出委任續期、由臨時委任轉為確定委任或合同續期等決定之前進行。

8.4. 簡要評核

簡要評核屬局部評核,並無獨立作用;僅供在其後緊接進行平常評核或特別評核時按比例計分。

負責最後一次的平常評核、特別評核或對主管人員評核的部門或實體,應將簡要評核的評分按比例計入工作人員工作表現的最終評分內(見7.3. 例五)。

簡要評核在工作人員與所屬部門或實體至少有連續三個月的職務聯繫時方可進行;為適用此規定,滿兩個月十五日即視作三個月計算。須作簡要評核的情況包括:

- 因上級或部門的轉換,又或工作人員職務狀況的變更,而導致評核人的轉換。如屬此等情況,原評核人須對被評核人作出評核;
- 臨時委任的最後一年的特別評核,又或為期一年或一年以上的合同的第二年的特別評核,佔給予此評核的曆年超過六個月的期間。如屬此等情況,簡要評核須涵蓋自給予該評核之日起至同年十二月三十一日的期間;
- 返回原職位後,擔任主管職務的最近一次工作表現評核佔給予該評核的曆年超過六個月的期間。如屬此情況,簡要評核須涵蓋自給予該評核之日起至同年十二月三十一日的期間;
- 在停職的曆年中與所屬部門或實體未有超過六個月的職務聯繫;
- 在停職後再開始執行職務的曆年中與所屬部門或實體未有超過六個月的職務聯繫。如屬此情況,簡要評核須涵蓋自給予該評核之日起至同年十二月三十一日的期間;

特別評核的規則經適當配合後,適用於簡要評核程序。

(例:倘若工作人員由五月一日起調任至另一部門 —— 須在原部門接受四個月的簡要評核)

9. 評核程序

9.1. 保密

工作表現評核程序屬保密,除工作人員本人外,所有參與人均須遵守保密義務。因此,只有工作人員本人才可公開其認為適宜透露的事實。

在工作表現評核程序的任何階段,還可應工作人員的請求,發出相關評核程序的證明或副本。

9.2. 被評核人及評核人

9.2.1. 被評核人

工作表現評核涵蓋所有公共行政工作人員,包括任職於法人機關及自治基金,以及以私法制度受聘者,但下列人員除外:

- 擔任領導或等同領導官職的人員,包括擔任警察總局局長助理的人員;
- 在行政長官辦公室及各司長辦公室執行職務的人員,或具有等同或相同身份的人員;
- 警察總局及海關顧問官職的據位人;
- 以臨時定期委任制度執行職務的人員;
- 有關人員因與所屬部門或實體在評核所針對的期間未有職務聯繫而未能接受平常評核或特別評核,即使按照適用的法例,該期間應被計入實際服務時間的情況。

毋須接受工作表現評核的工作人員,倘評核所針對的期間算入實際服務時間,則應獲給予“滿意”的評語,但在最近一次曾獲較高評語者,則維持此一評語。

執行主管職務的人員,即使以代任制度執行,其工作表現亦須接受評核。

9.2.2. 評核人

評核人應儘可能是被評核人的直屬上級,但亦可以是對被評核人的工作有較直接及實際瞭解的職務主管。在有關工作表現評核期間負責指導、協調和監督被評核人工作的人員,均視為被評核人的直屬上級。

每一評核人原則上不應負責評核超過二十名工作人員。

不在:

- 評核人在評核程序期間不在時,無須將其替換;評核人在評分階段超過三十日不在時,則導致暫停填寫評分表的程序,並於評核人不在期間終結後,重新計算期限。
- 如評核人不在崗位期間持續超過六十日(如:評核人因病缺勤超過六十日)、確定不在崗位(如:評核人轉到另一部門或實體任職),又或不在情況將推遲或暫停評核程序致影響評核的作用,則指定他人替換評核人(如:被評核人為參加晉升開考而需要接受工作表現評核)。
- 如確實需要指定他人替換評核人,部門或實體的領導應儘可能指定一名能符合相關要件(有較緊密職務聯繫)的人員為評核人;如無其他選擇,則由原評核人的直屬上級為評核人。

9.2.3. 迴避

任何工作人員均不得以任何方式介入其配偶、直系血親或姻親,或三親等內的旁系血親或姻親的評核程序。

如有充分理由懷疑評核人或負責認可的主管機關據位人未能以無私的態度處理評核工作,尤其被證實與被評核人存有明顯衝突時,須命令替換有關評核人或主管機關據位人:

- 為替換有關人員,應自獲悉評核人的指定或引致聲請迴避或迴避狀況的事實發生起計八日內,由被評核人提交具說明理由的申請書,又或由評核人或負責認可的主管機關據位人自行請求迴避而為之,並須附上一切證據。
- 替換有關評核人的職權屬部門或實體領導所有;替換負責認可的主管機關據位人的職權則屬負責相關施政領域的政府主要官員所有。
- 負責認可的主管機關據位人,由執行與其官職相稱職務的人替換。(關於評核人的替換,見9.2.2.

9.3. 評核程序的步驟

評核程序包括以下階段:

- 指定評核人;
- 評核人會議;
- 評核會議;
- 自我評核;
- 評分(填寫問卷);
- 認可。

注: 對主管人員的評核還有一個階段:在評分階段前,由下屬填寫問卷以便對主管人員的工作表現發表意見。

9.3.1. 平常評核

9.3.1.1. 指定評核人

部門或實體的領導應最遲於每年十一月三十日以批示指定評核人,以便其評核有關人員始於翌年初的工作表現。

評核人應儘可能是被評核人的直屬上級,亦可以是對被評核人的工作表現有較直接及實際了解的職務主管。

9.3.1.2. 評核人會議

在指定評核人後的十日內,有關部門或實體的評核人須舉行一次聯合會議,以便說明在工作表現評核程序中所採取的準則及統一相關步驟。

在會議上,亦可以確定採用或不採用多一個或兩個項目作兩倍計算的評分的準則,以及確定是否採用那些只對某些職務有重要性的評核項目的準則。

評核人會議由有關部門或實體的領導主持,“評核諮詢委員會”各成員亦應出席。

評核人會議結束後,須撰寫會議結論摘要,並經所有與會者簽名後,將之張貼於有關部門或實體的顯眼處,以供所有工作人員查閱

9.3.1.3. 評核會議

應舉行三次評核會議,但評核所針對之年份的最後一次會議可與針對翌年評核的第一次會議同時舉行。

應就各會議撰寫摘要;如出現意見分歧,有關與會者可將其個人結論經簽名後載入摘要中,該摘要附載於被評核人的評核卷宗內。

第一次會議:

須最遲於每年一月十五日由評核人與被評核人舉行評核會議,以便:
- 說明被評核人所屬附屬單位在評核期間應貫徹的目標
- 根據被評核人的職務範圍性質、依法編制的活動計劃和所需的資源規劃在即將開始的評核期間所需負責的工作;
- 訂定在評核期間擬達致目標及成果
確定評核的基本項目,尤其是以兩倍評分計算的評核項目。

第二次會議:

在評核期間的中段(六月或七月)應舉行一次中期會議,以跟進情況,說明工作的目標及優先次序,並評審被評核人至該時段為止的工作表現。如發現情況有所變化,應藉此溝通良機,對第一次會議所訂定的規劃作必要的調整。

第三次會議:

在十二月份至翌年一月十五日之間,評核人應與被評核人舉行會議,以便對被評核人的工作表現作最後評審。會議中,考慮到執行工
作的環境及背景所作的分析,應就工作人員在評核所針對的整個期間的工作表現,反饋予有關工作人員,為此,無論是評核人抑或是被評核人,應帶同必要的文件作為其評審的依據,尤其是在評核所針對的期間所作的記錄(評核人和被評核人)、之前的評核會議的摘要(評核人)、已填妥的自我評核表(被評核人 —— 非強制性)、已臨時填寫的評分表(評核人)以及其他認為具重要性的文件。
第一次第三次評核會議可同時舉行。在此情況下,會議須分為兩部份。第一部份為本評核所針對期間的最後一次會議(第三次會議),而第二部份為下一評核所針對期間的初次會議(第一次會議)。

9.3.1.4. 自我評核

第三次會議舉行日至少五日前,應向被評核人提供自我評核表;填寫該表屬非強制性。在平常評核中,應在十二月份至一月十日提供自我評核表,因為第三次會議最遲須於翌年一月十五日舉行。

自我評核旨在讓評核程序的參與人知悉工作人員對其本人的工作表現的評價;儘管該自我評核結果不計入工作人員的最終評分內,但評核人應對該自我評核結果予以特別考慮

自我評核應填寫在為此設定的表格內。

9.3.1.5. 評分

填寫表格:

評分是指評核人在評分表上填寫評核得分,包括釐定評語 (見7.3.)。

應在第三次評核會議前臨時填寫評分表,而在會議後方確定填寫評分表。

評分表應最遲於評核所針對年份的翌年一月三十一日確定填寫妥當。

如工作人員已接受簡要評核,隨即填寫的平常評分表僅針對該工作人員不包括已作簡要評核的工作表現期間,但有關期間須滿三個月。如屬此情況,被評核人的最終評核評分為各評核得分按比例計算的結果,有關結果須在評核表的專有欄位內計算。簡要評核的評分表須附載於平常評核評分表內,且為平常評核評分表的組成部分。

確定填妥評分表後,須立即將評核結果通知被評核人,並向其提供一份評分表的副本。

被評核人可於十日內就評分提出聲明異議(見10.1.)。

在平常評核程序中,須由一月一日至三十一日對評分表作確定填寫。

9.3.1.6. 認可

評核結果須於以下期限內送交部門或實體領導,或獲授權執行相稱職務的代任人(例如:副局長、副主席等)認可:

提出聲明異議的期限結束後,即自被評核人獲悉評核結果之日起計十日內;
對聲明異議作出決定後,而此決定須在以下期限內作出
● 由遞交聲明異議之日起計八日內;
● 由“評核諮詢委員會”發表意見期限結束之日起計八日內;

認可階段應最遲於評核所針對曆年的翌曆年三月十五日完成;如屬“評核諮詢委員會”介入的情況,則最遲於四月十五日完成。

遇以下情況,在認可前,“評核諮詢委員會”應發表意見

- 評核人同時是負責認可的主管機關,遇有聲明異議時;
- 工作人員在獲通知有關提出聲明異議的決定後,向“評核諮詢委員會”提出要求時;
- 當負責認可的主管機關據位人欲更改由評核人給予的評核結果,而評核結果又未曾聽取過“評核諮詢委員會”意見時。

如負責認可的主管機關據位人不同意“評核諮詢委員會”所發表的意見,應就有關決定適當地說明理由。

認可決定作出後,須於三日內將該決定通知被評核人。

9.3.2. 特別評核

9.3.2.1. 指定評核人

在特別評核程序中,評核人係由部門或實體的領導以批示指定,如屬未預先指定評核人的情況,則於出現須進行特別評核的情況時指定評核人。

(例:自九月一日起以編制外合同聘用一名工作人員,簽訂合同時應為這名新工作人員指定一名評核人)。

9.3.2.2. 評核人會議

在特別評核中,如被指定的評核人未曾出席評核人會議,部門或實體的領導則須把工作表現評核程序所採用的準則及步驟告知他們。在此情況下,有關評核人則應查閱張貼於有關部門或實體的顯眼處的評核人會議結論摘要

9.3.2.3. 評核會議

評核會議應按9.3.1.3.所述者進行,以便達成該節所述的目的,但應注意下列特別之處:

第一次會議 —— 由於是職務的開始,評核人又是在指定該評核年份的評核人之後才指定,因此,第一次評核會議應在開始職務後儘快舉行。
第二次會議 —— 應在評核期間的中段舉行一次評核會議。
第三次會議 —— 如屬以合同受聘而於首兩年提供服務的情況,評核人須在合同期滿前第三個月內或每一個年期期滿前第三個月內,對評分表作確定性填寫之前,與被評核人舉行會議,以便對被評核人的工作表現作最後評審
上述規則經必要配合後,適用於處於轉變職程狀況的被定期委任,或處於臨時委任狀況而須接受特別評核的情況。

9.3.2.4. 自我評核

自我評核應按照9.3.1.4.所述者進行,以便達成該節所述的目的,但應注意以下特別之處:

- 如屬以合同受聘而於首兩年提供服務的情況,應在合同期滿或每一個年期期滿前(合同年期超過一年時)舉行的最後一次評核會議舉行日五天前,將自我評核表提供予被評核人;填寫該表非屬強制。

上述規則經必要配合後,自我評核適用於處於轉變職程狀況的被定期委任,或處於臨時委任的狀況。

9.3.2.5. 評分

填寫表格

填寫評分表按9.3.1.5.所述者進行,以便達成該節所述的目的,但應注意下列特別之處:

- 評核表應最遲於下列日期前作確定填寫:
● 定期委任期滿日六十日前(屬轉換職程的情況);
● 臨時委任每一年期期滿日六十日前;
● 合同年期期滿日六十日前;
● 合同年期超過一年時,每一年期終結日六十日前。

如屬其他情況,應適當提前確定填寫評分表,以保證評核的作用。

釐定評語須使用7.3.所述的制度。

被評核人可於十日內就評分提出聲明異議。(見10.1.

9.3.2.6. 認可

認可按照9.3.1.6.所述者進行,但應注意以下特別之處:

- 認可階段應及時完成,不得延期,使需要維持被評核人與行政當局的僱傭法律關係時,所需的手續能及時處理。

9.3.3. 對主管的評核

9.3.3.1. 指定評核人

在對主管人員的評核程序中,評核人(須為其直屬上級)由部門或實體的領導以批示指定;如屬未預先指定評核人的情況,則主管在其定期委任起始時,指定評核人。或於出現進行對主管的評核的情況發生時指定評核人。

(例:自九月一日起以定期委任方式委任一名新主管,在任用時應為這位主管指定一位評核人)。

9.3.3.2. 評核人會議

評核人會議按9.3.2.2.所述者進行。

9.3.3.3. 評核會議

對主管人員評核的會議應按9.3.1.3.所述者進行,以便達成該節所述的目的,但應注意下列特別之處:

第一次會議 —— 由於是主管職務的開始,評核人又是在指定該評核年份的評核人之後才指定,因此,第一次評核會議應在開始職務後儘快舉行。
第二次會議 —— 評核人應在評核的期間的中段,與有關主管舉行一次會議。
第三次會議 —— 最後一次會議應在定期委任期滿或每一個期間期滿之前第三個月內進行。

9.3.3.4. 自我評核

主管人員自我評核應按9.3.1.4. 所述者進行,以便達成該節所述的目的,但應注意以下特別之處:

- 須最遲於第三次會議舉行日之前五日將自我評核表提供予主管人員,填寫此表非屬強制。

9.3.3.5. 填寫問卷

在評核主管的評核程序中,應適當提前向被評核主管的各下屬提供問卷,供下屬人員就該主管的工作表現發表意見。

下屬填寫上述所指問卷時,不需填上姓名,填寫問卷亦非屬強制。儘管問卷結果不計入主管的最終評分內,但負責評核的主管機關應對該問卷的結果予以特別考慮。

交收問卷的有關規則,由部門或實體的領導訂定,有關規則應保障工作人員的身份保密,以免被評核的主管介入。

9.3.3.6. 評分

填寫表格:

填寫評核主管人員的評分表按9.3.1.5.所述者進行,以便達成該節所述的目的,但應注意下列特別之處:

確定填寫評分表:

- 應按辦理所需手續規定的期限及早完成對主管人員的評核程序,以確保評核的效果。

釐定評語採用7.3.所述的制度。

被評核人可於十日內就評分提出聲明異議(見10.1.)。

9.3.3.7. 認可

對主管人員的評核的認可按9.3.1.6.所述者進行,以便達成該節

所述的目的,但應注意下列特別之處:

- 認可屬部門或實體領導的專屬職權,不可授權;
- 認可階段應及時完成,不得延期,使需要維持被評核人的定期委任時,所需的手續能及時處理。

9.3.4. 簡要評核

9.3.4.1. 指定評核人

在簡要評核程序中,評核人由部門或實體的領導以批示指定,如屬未預先指定評核人的情況,則於出現須進行簡要評核的情況時指定評核人。

(例:一名工作人員自九月一日起被另一部門徵用,其八個月的工作表現須由原部門作簡要評核,徵用的部門則應指定一位評核人,因將由該部門評分,並須填寫平常評核評分表,以便評核自簡要評核後四個月期間的工作表現;平常評核須與簡要評核按比例計分)。

9.3.4.2. 評核人會議

評核人會議按9.3.2.2.所述者進行。

9.3.4.3. 評核會議

評核會議應按照9.3.1.3.所述者進行,以便達成該節所述的目的,但應注意下列特別之處:

第一次會議
- 當仍未為簡要評核所針對的期間舉行第一次會議時,應在導致須作簡要評核的情況發生後儘快進行。
(例:一名工作人員自九月一日起被另一個部門徵用,徵用的部門應就本部門負責的四個月工作表現評核舉行第一次會議
第二次會議
- 原則上應舉行三次評核會議,但未能估計會發生導致須進行簡要評核的情況時,則可以不舉行第二次會議。
(例:在未能預計的情況下,某工作人員自四月三十日起被調任到另一個部門,原部門必須在沒有可能舉行第二次會議的情況下為過去四個月的工作表現作簡要評核,因為第二次會議必須在評核所針對期間的中段,即二月底、三月初舉行,然而當時還未知道會進行調任,這樣,第二次會議就沒有舉行了)。
第三次會議 —— 在簡要評核所針對的期間的完結時,評核人應與被評核人舉行會議,以便對工作表現作簡要評審

是次簡要評審的結果將算入其後的平常評核,特別評核,或對主管的評核結果中。

9.3.4.4. 自我評核

自我評核按照9.3.3.4.所述者進行。

9.3.4.5. 填寫問卷

在對主管人員的簡要評核程序中,應按照9.3.3.5.所述者向各下屬提供問卷,以便填寫。

9.3.4.6. 評分

填寫表格

填寫簡要評分表按照9.3.1.5.所述者進行,以便達成該節所述的目的,但應注意以下特別之處:

- 應適當提前填寫評核表格,使程序能在遵守完成必要手續的期限的情況下及時完成,以保證評核的作用。

釐定評語採用7.3.所述的制度。

被評核人可於十日內就評分提出聲明異議(見10.1.)。

9.3.4.7. 認可

認可按照9.3.1.6.所述者進行,但應注意以下特別之處:

- 認可階段應及時完成不得延期,以便確保評核的作用。

10. 聲明異議及訴願

10.1. 聲明異議

不論何種工作表現評核方式,聲明異議應向評核人提出並應說明理由,但與給予其他工作人員的評分或與歷年有關工作人員本身所獲的評核結果作比較後僅援引當中的不同得分,並不構成提出聲明異議的充分理由。

由負責認可的主管機關據位人擔任評核人時,對聲明異議作決定前,必須聽取“評核諮詢委員會”的意見。

被評核人於評核作出後(即被評核人獲悉評分後)十日內,可對評核結果提出聲明異議

聲明異議的決定須在以下期限內作出:

- 由遞交聲明異議之日起計八日內;或
- 由“評核諮詢委員會”發表意見期限結束之日起計八日內。

10.2. 訴願

對認可及對由負責認可的主管機關據位人在程序中擔任評核人而給予的評核結果,被評核人可向有關部門或實體所屬施政領域的政府主要官員提起任意訴願;訴願書應遞交作出評核的部門或實體的行政部門。

任意訴願不中止被訴願所針對的行為的效力,也不中止司法上訴期限的計算。因此訴願不具強制性,有關工作人員可在獲悉認可結果或由負責認可的主管機關據位人所評定的評核結果後,立即提起司法上訴。

提起訴願應說明理由,但與給予其他工作人員的評分或與歷年有關工作人員本身所獲的評核結果作比較後僅援引當中的不同得分,並不構成訴願的充分理由。

訴願書須附同負責認可的主管機關據位人的意見及為評審所需的一切文件,並於八日內送交主管實體作決定。

主管實體須於收到訴願書後十日內作出有關決定。

10.3. 期限

(1) 按照《行政程序法典》第一百五十五條第二款的規定:任意訴願應在為有關行為提起司法上訴所定之期間內提起。按照《行政訴訟法典》第二十五條第一款的規定:對無效或在法律上不存在之行為提起司法上訴之權利不會失效,得隨時行使。同條第二款的規定:對可撤銷之行為提起司法上訴之權利在下列期間經過後即告失效:a) 三十日,如司法上訴人於澳門居住;b) 六十日,如司法上訴人於澳門以外地方居住;c) 三百六十五日,如司法上訴人為檢察院,又或屬默示駁回之情況。

11. 評核諮詢委員會

“評核諮詢委員會”是使工作人員可以有代表參與評核程序的機制,目的是當工作人員不同意已作出的評核結果時,判斷可在更加無私的情況下作出。委員應以公正的態度履行其任期,評審各程序時須客觀:加入“評核諮詢委員會”成為評核人代表或被評核人代表,並不意味因此而必須維護某一方。委員的義務是按照事實和各項評核準則評審,並且無私地發表意見。
- “評核諮詢委員會”的設立
公共部門或實體各自設立一個具諮詢性質的“評核諮詢委員會”,由部門或實體的代表及被評核人的代表組成,兩者數目相等。
如工作人員任職的組織單位的認可人係另一部門領導,則有關工作人員須參予由認可人所領導的部門的“評核諮詢委員會”。
在由行政長官或司長負責評分或認可的情況,被評核人須參予政府總部輔助部門的“評核諮詢委員會”的設立程序。
如部門或實體具相當規模,或其辦公地點分佈各處,可設立多個“評核諮詢委員會”。這樣,假如部門或實體的工作人員人數超過一千人,或其附屬單位分佈各處,經監督實體許可,部門或實體的領導得以批示設立多個“評核諮詢委員會”。如屬此情況,規範“評核諮詢委員會”的規則適用於各委員會的組成和運作。
- 組成
“評核諮詢委員會”由八名委員組成:部門或實體的代表及被評核人的代表各四人。如部門或實體的被評核人數目不多於五十人,則“評核諮詢委員會”由四名委員組成,其中兩名為評核人的代表,另兩名為被評核人的代表。
“評核諮詢委員會”由其委員選定的一名委員任主席,負責指導委員會的工作,且在票數相同時,其所投的票具決定性。
如主席因故不能視事時,由委員選定一名委員在所需的期間代替。
在“評核諮詢委員會”由八名委員組成的情況下,如因工作的性質、工作量或複雜程度,足以影響其在所訂定的期間內正常運作,經“評核諮詢委員會”主席建議,部門或實體的領導可將委員會分為兩個小組委員會。如屬此情況,小組委員會由兩名部門或實體的代表和兩名被評核人的代表組成;有關“評核諮詢委員會”的運作的規定,經作出必要配合後,適用於該等小組委員會。
- “評核諮詢委員會”的成員?
“評核諮詢委員會”的成員應以獨立、公正、無私及保密的態度執行職務,並可要求評核程序的其他參與人以及其他實體,提供在執行職務上所需的協助。
“評核諮詢委員會”的成員應出席評核人會議,會議旨在說明在工作表現評核程序中採用的準則及統一相關步驟。
- 任期
“評核諮詢委員會”委員的任期最少為一年零四個月,最多為兩年零四個月,有關期間由獲得委任、獲選或被抽籤選出的翌年一月一日起開始計算。
如“評核諮詢委員會”委員於任期結束前,有需要對已接收且仍未完結的個案進行分析時,有關委員的任期可延至該等個案完結所需的時間,但此舉並不妨礙下一任“評核諮詢委員會”委員的委任、選舉或抽籤程序的開展,在此情況下兩屆委員會同時並存。
應於1月1日至4月30日期間送交“評核諮詢委員會”的個案,由任期屆滿的“評核諮詢委員會”分析,但涉及完全於該年度內提供的工作除外。
“評核諮詢委員會”委員的職務優先於工作人員負責的其他職務;如基於正在處理的個案的性質、複雜程度及工作量而有需要時,且不會對部門的工作造成不便,部門或實體的領導可命令工作人員專職執行委員的職務。
於上一任期曾擔任正選委員的工作人員,可請求不將其姓名載入有被選資格工作人員的名單中,或不將其納入抽籤中。
- “評核諮詢委員會”的意見
由負責認可的主管機關據位人擔任評核人時,對聲明異議作決定前,必須聽取“評核諮詢委員會”的意見。
負責認可的主管機關據位人可更改由評核人給予的評核結果並適當地對給予的每項評分說明理由;為此,如未經聽取“評核諮詢委員會”的意見,則應要求其發表意見。
在聲明異議作出決定後,如工作人員仍不同意評核結果,可請求將其卷宗送交“評核諮詢委員會”,以便委員會發表意見;此項請求不得被拒絕。
不認同獲多數成員贊同的意見的“評核諮詢委員會”成員,可在有關意見書內載入其不認同的原因。
“評核諮詢委員會”應自收到有關卷宗之日起計十五日內發表意見。
-“評核諮詢委員會”的設立
部門或實體的代表的委任
有關部門或實體的領導,應從該部門或實體內未被選舉為或未被抽籤為被評核人代表的工作人員中,以批示委任八名代表該部門或實體的委員,其中四名為正選委員,另四名為候補委員。
委任代表部門或實體的委員的批示在舉行揀選代表被評核人的委員的選舉或抽籤後,須於十一月作出,批示內應指出正選委員及候補委員的認別資料。
被評核人的代表的選舉
為進行被評核人的代表的選舉,須將符合被選資格的工作人員分成下列幾個人員組別:
- 高級技術員及技術員;
- 專業技術員;
- 行政人員;
- 工人及助理員。
主管官職的據位人納入其原職位相應的人員組別;倘無原職位,則納入高級技術員及技術員組別。
屬特別制度職程且未能等同於為進行選舉而界定的人員組別的工作人員,以及未納入任何特別組別的工作人員,部門或實體的領導應將該等工作人員納入與其職務性質較為對應的人員組別。
選舉代表被評核人的委員的程序,是由部門或實體根據其領導的批示籌辦,批示應最遲於十月三十一日作出,並張貼於方便工作人員查閱的地方,批示尤應載有以下資料:
- 選舉日期;
- 票站的運作期間及地點;
- 列出票站成員的人選,各票站的成員,包括候補成員的人數,總數不應超過五名;
-“評核諮詢委員會”委員的任期;
- 須受評核的工作人員名單,其中須載有姓名、職級和所屬的附屬單位;該等工作人員按人員組別及字母排列、並按順序編號。
票站成員於選舉期間獲豁免執行其本身職務,而其他工作人員則於投票所需的時間內應獲給予方便,讓其行使投票的權利。
部門或實體應最遲於選舉日之前一日備妥選票;選票是以白紙印製,並按部門或實體內存在的每個人員組別預留足夠的空位,供參加投票的被評核人填寫擬推選屬每個人員組別的工作人員名字或編碼。
- 選舉程序
● 八名代表被評核人的委員是從有關部門或實體內須受評核的工作人員中,以無記名投票方式選出;如部門或實體的被評核人數目不超過五十人,則選出四名代表被評核人的委員,其中正選二人,候補二人。
- 為選舉而組成人員組別的辦法一如上述。
- 每名工作人員可投票予部門或實體內所存在的每個人員組別,每組投一人。
- 在每個人員組別中各選出兩名工作人員,其中一人為正選委員,另一人為候補委員,按照得票數目而定。
在被評核人數目不超過五十人的部門或實體,“評核諮詢委員會”的被評核人的代表為兩人,由每一工作人員投票予屬每一人員組別的一名工作人員,而不論其所屬人員組別為何,其中得票最多的兩名工作人員為正選委員,而排位緊隨其後的兩名工作人員為候補委員。
- 每當票數相同而未能確定正選及候選委員,在得票相同的工作人員中以抽籤方式指定代表被評核人的委員。
獲選人數不足
如部門或實體內,某一人員組別的工作人員不足以填補有關空缺,由得票最多的不獲選工作人員填補,而不論該工作人員所屬的人員組別為何。
這樣處理後,倘若還未達到所需委員的數目,則在盡量考慮有關人員組別的代表性的情況下,從未被投票的工作人員中,抽籤選出尚餘的委員。
抽籤
以抽籤方式選出票數相同的委員或者尚欠的委員的工作,由有關部門及實體的領導主持,在附屬單位各推派一名代表在場的情況下進行。
張貼委員會組成名單
經確定“評核諮詢委員會”成員後,作為工作人員的代表,以及以批示方式委任的代表該部門的委員所組成的委員會名單,應最遲在十一月三十日在部門或實體方便查閱的地方張貼;名單應明確說明評核人的代表及被評核人的代表的身份,以及正選委員及候補委員的認別資料。
委員的代任
如正選委員因法定迴避、聲請迴避、不在的情況而必須中止其任期,又或屬委員會被要求某些個案提供意見,而正選委員是個案中的被評核人或評核人的情況,正選委員須由候補委員代任。
如因故不能視事的正選委員不能履行任期超過六十日,則由代任該正選委員的候補委員轉為委員會的正選委員直至該任期結束為止。
候補委員的代任,按以下方法進行:
- 委任代表部門或實體的新委員;
- 委任被選人名單中排位緊隨其後的工作人員;
- 如無屬上項所指情況的工作人員,則以抽籤方式選定。

12. 評核的效果

一般而言,工作表現評核結果產生適用的法例規定的效果。

尚有一些特定的規則包括:

- 對主管的評核結果,不影響在其原職程的晉階及晉升。對其原職位,其評語為“滿意”的評語,但在最近一次曾獲較高評語者,則維持此一評語。
- 獲給予“優異”或“十分滿意”的評語者,則合同獲續期,但具適當理由證明對部門工作顯然無需要者除外。
- “優異”或“十分滿意”的評語具相同的效果,而獲“優異”評語者尚可獲給予獎賞,獎賞將另行以規章訂定。“優異”評語用作肯定工作人員在擔任職務時特別出眾的優秀表現,因此,決定給予此評語時應小心分析,以免偏離其肯定和獎勵優異表現的目的。給予獲此評語工作人員的獎賞,亦須經深思熟慮才作出的決定。既然給予“優異”評語以及相關的獎賞的準則必須嚴格,那麼,在值得給予這個評語的時候,就不應不給予,這樣才可達成通過實際肯定工作人員功績以鼓勵和誘導他們的目的。如此,可
能發生一些部門或實體在某一年可能完全沒有給予這個評語,但在翌年,又可能有超過一位工作人員因工作表現出眾而獲得這個評語的情況。
- 對獲給“不大滿意”的評語,如按適用的法例其職務未被立即終止時,必須在評分表上,就修讀培訓課程、重新定職或轉職、重新分配工作或將該人員調往其他附屬單位,或須採取其他更有效的措施作出建議。採取該等措施的目的是,當工作表現不佳是由於一些可以克服的環境因素使然時,避免責罰有關工作人員。舉例來說,這些環境因素有:由於工作的新要求而需要接受培訓;由於能力與職務不相應而無心工作等。
- “不滿意”的評語,會產生以下的效果:
● 確定委任的公務員及工人和助理員獲給予的評語為“不滿意”時,須開展簡易調查程序;如工作人員在調查期間上班對部門造成不便,則構成防範性停職的依據。
● 對以合同形式受聘的人員而言,則即時終止職務。

13. 處理行政事宜的附屬單位

處理行政事宜的附屬單位負責在評核程序中與各參與人之間以及與行政暨公職局的各種連繫工作,尤其是:

- 準備“評核諮詢委員會”組成和運作所需的批示和其他程序;
- 準備各種必要的批示,特別是委任評核人和替換評核人等批示;
- 為派發各種表格及問卷而採取措施;
- 發出評核程序的證明或複印本;
- 將有關評核的文件存入個人檔案;
- 將被評核工作人員人數、相關評語及相應的百分率等資料,張貼於部門或實體的顯眼處,以供查閱;
- 在工作表現評核程序完結後,將受評核工作人員數目連同相關評語以及相應的百分率或其他用作分析評核程序的重要資料,送交行政暨公職局。

附 件 1

* 對主管評核方式的步驟

**按照《行政程序法典》第一百五十五條第二款的規定:任意訴願應在為有關行為提起司法上訴所定之期間內提起。按照《行政訴訟法典》第二十五條第一款的規定:對無效或在法律上不存在之行為提起司法上訴之權利不會失效,得隨時行使;同條第二款規定:對可撤銷之行為提起司法上訴之權利在下列期間經過後即告失效:a) 三十日,如司法上訴人於澳門居住;b) 六十日,如司法上訴人於澳門以外地方居住;c) 三百六十五日,如司法上訴人為檢察院,又或屬默示駁回之情況。


附 件2

工作表現評核程序各步驟 -檢查表


評核所針對的涉及年份之前一年十月

- 為“評核諮詢委員會”的設立展開程序

- 倘有需要時,以批示訂定設立多個的“評核諮詢委員會 ”

- 按人員組別,編製有被選為“評核諮詢委員會”委員資格的工作人員名單,在該名單內載有工作人員的姓名、職級及附屬單位

- 以批示訂定選舉程序的籌辦及張貼有關批示

- 備妥選票


最遲於評核所針對的年份之前一年十一月三十日

- 選出在“評核諮詢委員會”代表被評核人的工作人員(及倘有需要時,作抽籤)

- 委任在“評核諮詢委員會”代表部門或實體的委員

- 張貼“評核諮詢委員會”的組成名單

- 由部門或實體的領導以批示方式指定評核人


最遲於指定評核人之日起計十天內

- 部門或實體的評核人舉行聯合會議

- 張貼評核人聯合會議結論摘要


評核人舉行聯合會議後,最遲於評核所針對的年份的一月十五日

- 評核人與被評核人舉行評核所針對的年份的第一次會議


評核所針對期間中段

- 評核人與被評核人舉行評核所針對的年份的第二次會議


最遲於評核所針對的年份的第三次會議至少五日前

- 提供自我評核表

- 在對主管的評核程序中,提供問卷以供下屬對其工作表現發表意見


在評核所針對的年份的第三次會議前

- 填寫自我評核表

- 在對主管的評核程序中,填寫對主管人員工作表現發表意見的問卷

- 臨時填寫評分表


在十二月份或最遲於評核所針對的年份的翌年的一月十五日-

舉行有關評核所針對的年份工作表現的第三次會議


於評核所針對的年份的翌年一月一日至一月三十一日

- 確定填寫評分表

- 知悉有關評核結果


最遲於獲悉評核結果之日起計十日內

- 提出聲明異議


由負責認可的主管機關擔任評核人時的情況,由聲明異議提出之日起計兩日內

- 將聲明異議卷宗送交“評核諮詢委員會”


最遲於遞交聲明異議之日或評核人為認可人時,“評核諮詢委員會”發表意見期限結束之日起計八日內

- 對聲明異議作出決定


對聲明異議作決定後

- 立即通知有關聲明異議的決定


最遲於接獲有關聲明異議決定通知之日起計五日內-

被評核人可要求將卷宗送交“評核諮詢委員會”,以便委員會發表意見


最遲於要求“評核諮詢委員會”介入之日起計兩日內

- 將卷宗送交“評核諮詢委員會”


最遲於“評核諮詢委員會”收到卷宗之日起計十五日內

- “評核諮詢委員會”發表意見


最遲於評核所針對的年份的翌年三月十五日

- 認可階段須完成,倘不屬“評核諮詢委員會” 介入的情況


最遲於評核所涉及年份的翌年四月十五日

- 認可階段須完成,倘屬“評核諮詢委員會”介入的情況


最遲於認可決定作出後三日內

- 須將認可決定通知被評核人


認可後 (1)

- 在司法上訴所規定的期間內提起任意訴願


最遲於收到訴願之日起計八日內

- 將附同認可人意見的任意訴願書及其他文件,送交政府主要官員


主管實體最遲於收到訴願書之日起計十日內

- 對任意訴願作出決定


(1) 按照《行政程序法典》第一百五十五條第二款的規定:任意訴願應在為有關行為提起司法上訴所定之期間內提起。按照《行政訴訟法典》第二十五條第一款的規定:對無效或在法律上不存在之行為提起司法上訴之權利不會失效,得隨時行使。同條第二款的規定:對可撤銷之行為提起司法上訴之權利在下列期間經過後即告失效:a) 三十日,如司法上訴人於澳門居住;b) 六十日,如司法上訴人於澳門以外地方居住;c) 三百六十五日,如司法上訴人為檢察院,又或屬默示駁回之情況。


附 件3

 


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