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廢止 : | |||
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《LegisMac》的法例註釋 | |||
鑑於工作資源及工作方式在技術上之不斷發展,並為達至行政當局接近民眾之目的,有必要完善若干規定,並進行若干旨在簡化行政當局與個人間之關係及使之更為切合實際之革新。故此,現對諸如公務通訊、檔案、文件標準化、文 件有效性以及標誌等事宜作出規範。
基於此;
經聽取諮詢會意見後;
護理總督根據《澳門組織章程》第十三條第一款之規定,命令制定在澳門地區具有法律效力之條文如下:
本法規適用於澳門公共部門及公共機構,包括市政廳及其他公法人。
一、公務信函一般採用公函形式。
二、亦可使用明信片、傳真、電子郵件或確保證實通訊接收人與發送人並保障通訊真確性之其他通訊方式。
三、如信函涉及秘密事宜,應將信函裝入兩個信封,並在文件及內信封上註明“密件”字樣,且僅可由受文實體開啟;如該實體認為信函不涉及秘密事宜,得取消信函之秘密性,並劃去“密件”字樣及隨即作簡簽。
四、如信函僅可由收文人知悉,須遵守上款之規定,並須註明“機密”字樣。
一、有權限機關之據位人及有資格之工作人員經授權或授權簽署後,方得以有關公共部門或公共機構之名義與其他實體進行公務通訊。
二、信函內應載有簽名、簽名者姓名、簽名者官職及有關卷宗之識別資料,並應指明答覆中須註明該識別資料。
三、部門或機構間、同一部門或機構之附屬單位間之通訊或非秘密信息之交流,如因通訊接收人、發送人或有關內容而不具公務通訊方式,則視為非正式接觸。
四、在選用上條所指一項或多項通訊方式時,應考慮下列一般原則:
a)採用針對個別情況行之有效且最經濟之通訊方式;
b)採用相對有關內容最適當之通訊方式。
五、每一部門或機構應對傳真機或電子郵件之使用以及資料之電腦傳輸作出規定,並應定出發送及接收資料之監督規則,且指定有關負責人員。
信函、表格及其他文件之行文應使用簡練、清晰及明確之語言。
一、澳門公共行政當局之徽號須以訓令核准。
二、信函所用印件內,除上款所指徽號及公共部門或公共機構之官方名稱外,尚應在左上角或下白邊處指明方便通訊之資料,尤其是地址、電子郵件位址、傳真號碼及電話號碼。
三、部門、機構以及從事對個人造成影響之特別活動之從屬機構及附屬單位,得獲准使用專有標誌,以便快捷及明確對其作出識別。
四、標誌應透過代表性成分及形象,以美觀之圖示方式表現部門、機構或附屬單位之性質、職責或主要活動。
五、標誌須透過附說明理由之提議,並經聽取行政暨公職司意見後以訓令核准。
六、具官方格式之印件內或官方之定期或不定期出版物內,除部門或機構之官方名稱外,僅得使用澳門公共行政徽號或上款所指之標誌,並應使用部門或機構之官方名稱;內部文件及出版物內得不使用官方名稱。
七、第三款及第四款之規定適用於用作識別或指示部門、機構及附屬單位之牌匾、標牌、標籤及海報。
一、第一條所指實體使用之具預印字樣之紙張應為雙語。
二、印件之雙語性係指印件內預印之字樣須以葡文及中文按同等地位編印。
一、澳門政府印刷署僅得為第一條所指實體印刷符合本法規附件所載尺寸及其他特徵之印件,以及符合總督以批示核准之特徵之印件。
二、經聽取行政暨公職司意見後,總督得以批示核准使用尺寸不同於本法規所定者之紙張、信封、文件袋及明信片。
三、本條所指批示須公布於《政府公報》;總督作出該等批示之權限不得轉授。
一、公函、信件、報告書、建議書、意見書、信封、文件袋及明信片使用白色紙張,其上以黑色油墨印刷。
二、總督辦公室及政務司辦公室得使用其他顏色之紙張。
三、如部門、機構或附屬單位所用經核准之標誌具專用顏色,在第一款所指紙張上得以該專用顏色之油墨印刷。
一、凡有預印字樣之紙張、信封及文件袋,應依次在其左下角印有部門或機構名稱及格式之內部編號。
二、紙張右下角應按附件一印有紙張代號,並以數目字印有印刷年份及月份。
三、信封或文件袋上部門或機構名稱之下方,應按附件四印有信封或文件袋之代號,並以數目字印有印刷年份及月份。
一、公函、信件、報告書、建議書或意見書所用紙張之重量介乎60至70gr/m2。
二、信封及文件袋所用白色紙張之重量約為100gr/m2;如使用灰色紙張,其重量介乎50至180gr/m2。
三、明信片所用紙張之重量介乎150至200gr/m2。
一、行政當局所用紙張之規格,應符合附件一所載之尺寸;但電腦打印須使用之沿邊打孔之拉式連續紙,不在此限。
二、公函或信件所用紙張以及報告書、意見書或建議書所用紙張均為A4規格,兩者之格式分別載於附件二及附件三。
一、行政當局所用信封及文件袋之規格,應符合附件四所載之尺寸。
二、信封及文件袋應按附件五所載之指示印刷。
三、就本法規之規定而言,開口在較長一側者為信封,開口在較短一側者為文件袋。
一、名稱代號為C6及DL之信封及文件袋之正面,均得開有透明紙窗,透過該紙窗可看到受文人之名稱及地址。
二、C6及DL信封或文件袋所開之透明紙窗,應與較長一側平行,紙窗長100mm,寬45mm。
三、如圖五所指,透明紙窗應設於距下頁邊18mm及距右頁邊13mm處。
明信片係用於傳遞簡短信息之工具。
一、明信片應為A6規格,較短一側為105mm,較長一側為148mm。
二、明信片應按附件七所載指示印刷。
一、對收到之公函、申請書、請求書、陳述書、聲明異議或上訴須作登記;負責接收文件之工作人員須對該等文件編號、註明日期並作簡簽,且對編號及日期之正確性負責。
二、登記應在簿冊或其他載體內作出,但該載體須確保登記之真確性,並允許以紙張複製登記,以及嗣後在年底作彙編。
三、發送信函時應對其作順序之編號並註明日期。
四、在受文人或發文人行使職能之範圍內使其負有形式上之責任之文件,方應視作須登記及編號之文件,對其他文件則無須登記及編號。
一、各部門或公共機構之最高領導人有權就編排本部門有關檔案之事宜作出規定。
二、一般卷宗須按事宜編排,且應在卷宗之封面及脊部註明識別資料。
三、個人卷宗須編號,而在內部應按事宜分類,並應按字母順序記入資料卡。
四、處理密件及機密信函時須編排特別卷宗;該等卷宗須由發文及受文實體保存,且卷宗內須註明編號、日期以及文件之去向或來源。
五、卷宗內應剔除文件之任何重複本。
如行政當局得透過不同活動達至同一結果,有關公共部門或公共機構應採用最有利於個人之程序,尤其為獲取文件、通知決定或傳遞資訊時應採用較有利於個人之程序。
一、負責接待人員應諳兩種官方語言,並能以禮向個人提供諮詢與服務。
二、如接待地點經常多人輪候,應設置適當之編號系統。
三、個別接待時應給予老人、殘疾人、病人及孕婦特別關注。
四、在多人輪候之公共部門或公共機構內,應儘可能設有飲用水供應設備及衛生設施供公眾使用,並應加上相應明顯標示。
一、公共部門及公共機構均應設立公眾參與之機制及程序,以便提高服務質量。
二、上款所指機制,尤其指建議箱或投訴簿,而在接待地點須指明設有建議箱或投訴簿及其位置。
一、公共部門或公共機構應通過獲指定之工作人員,按月處理收到之意見、建議、投訴或異議,但不影響五月九日第23/94/M號法令第十七條第一款b項規定之適用。
二、建議、投訴及異議如為匿名者,得銷毀之,而部門或機構之最高領導人有權指定有關工作人員,亦有權對源自上款所指處理之報告或資訊作出批示。
三、對載有身分資料及地址之個人之投訴及異議,應迅速答覆;在任何情況下,該答覆不應超過自接收有關投訴及異議之日起算四十五日之期限。
四、上數款之規定不影響使用法律為保障個人權利或利益所規定之有關方式。
一、通知及傳召書僅於既不延誤時間亦不引致利害關係人或其代表作出交通開支之情況下無其他方式解決問題時,方得使用。
二、通知及傳召書內應載明通告與傳召擬處理之事宜及事由。
三、傳召書內所定利害關係人到場之日期,應與向本人作出通知之日或加蓋郵戳之日至少相距七日;傳召書應指明接待利害關係人之準確日期、時刻、地點、與其接觸之附屬單位;如有需要,亦應指明與其接觸之工作人員之姓名。
一、行政程序表格、擬本及申請書格式僅應包含該程序所需之適當資料,且不得要求提供不能增加公共部門或公共機構現有之有用資訊之資料,亦不得要求提供已載於申請書附同文件內之資料。
二、要求填寫之任何表格及文件,應包括簡單指引以及關於其內容之充分說明。
三、應個人要求,公共部門及公共機構應為其提供填寫表格所需之資訊及適當協助。
一、如某一自然人或法人以書面方式聯繫公共部門或公共機關,尤其涉及表格不包括之申請書或請求書以及涉及聲明異議或上訴時,應使用A4規格白色或淺色標準紙張,但不影響第三款規定之適用。
二、上款所指載體得載入識別利害關係人之資料,尤其是名稱、標誌、地址或供電訊聯絡之資料。
三、不得以載入任何性質之文件之載體不適當為依據拒絕接納或拒絕處理該等文件,但僅以文件字跡之辨認未受影響者為限。
四、透過郵寄或電訊方式獲得之下列通訊不獲接納或不受處理:
a)未含有簽署者之身分資料;
b)字跡完全或部分不可辨認;
c)內容不可理解,且不能確認有關事宜或要求。
五、如獲悉利害關係人之身分資料,應將上款所指情況通知利害關係人。
一、依法要求遞交之組成行政卷宗之居住證明,得以出示居民身分證或選民證代替。
二、如所出示者為選民證,接待申請人之工作人員應按其他身分文件內之簽名核對選民證上之簽名,並在卷宗內註明其在本地區選民登記中之登記編號。
一、證明、聲明書、證書,或用作聲明或證明人之情況、質素或狀況之其他類型之文件,又或用作證明任何事實之其他類型之文件,在其有效期內,得於不同公共部門或公共機構內使用或具有不同之用途。
二、申領上款所指文件時無須指出其用途。
一、對聲明或事實之證明須儘量以僅出示文件為之,而該等文件須歸還利害關係人或其代表,且宜於在出示文件後歸還。
二、獲出示文件之工作人員須在卷宗內註明及核對文件所載之資料。
三、如為分析卷宗而有必要留存證明文件,須以影印本代替該等文件。
四、獲呈交文件之工作人員須認證文件影印本,並在影印本內註明其與原件相符。
在本地區外發出但應在本地區產生效力之證明書、證書及證明之有效期為六個月,但不影響法律所定其他更長之有效期。
一、編製文件予個人之公共部門及公共機構,如不能在申請日交付文件,應允許個人要求以郵寄方式發送,但有關費用須由利害關係人承擔。
二、應利害關係人之請求,上款所指之郵寄得以掛號或給予回執之掛號方式為之。
一、個人在公共部門或公共機構內遺失之文件、物品或其他物料,須以最簡便及快捷之方式歸還其所有人或正當持有人。
二、如不能按拾得物之內容或所指出之實體知悉其所有人或正當持有人之地址,應將其送交治安警察廳。
澳門公共行政當局之徽號以及公共部門及公共機構之標誌得繼續使用,但不影響第五條規定之適用。
廢止三月七日第8/81/M號法令、一月二十五日第5/86/M號法令、一月二十五日第6/86/M號法令、十月六日第46/86/M號法令、五月九日第36/88/M號法令以及三月十六日第59/85/M號訓令第三條、第四條及第五條之規定。
本法規於公布三十日後開始生效。
一九九八年一月二十二日核准。
命令公布。
護理總督
黎祖智
A組 | B組 | C組 | |||
名稱代號 | 以毫米計之尺寸 | 名稱代號 | 以毫米計之尺寸 | 名稱代號 | 以毫米計之尺寸 |
4A0 | 1682x2378 | ||||
2A0 | 1189x1682 | ||||
A0 | 841x1189 | B0 | 1000x1414 | C0 | 917x1297 |
A1 | 594x841 | B1 | 707x1000 | C1 | 648x917 |
A2 | 420x594 | B2 | 500x707 | C2 | 458x648 |
A3 | 297x420 | B3 | 353x500 | C3 | 324x458 |
A4 | 210x297 | B4 | 250x353 | C4 | 229x324 |
A5 | 148x210 | B5 | 176x250 | C5 | 162x229 |
A6 | 105x148 | B6 | 125x176 | C6 | 114x162 |
A7 | 74x105 | B7 | 88x125 | C7 | 81x114 |
A8 | 52x74 | B8 | 62x88 | C8 | 57x81 |
A9 | 37x52 | B9 | 44x62 | ||
A10 | 26x37 | B10 | 31x44 |
國際書目卡之特別規格:75 mm x 125 mm
* 已更改 - 請查閱:更正
查閱刊登了一九九八年三月二日第九期第一組《政府公報》之更正事宜。
* 已更改 - 請查閱:更正
查閱刊登了一九九八年三月二日第九期第一組《政府公報》之更正事宜。
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名稱代號 | 毫米 |
B3/C3(*) | 353x458 |
C3 | 324x458 |
B4 | 250x353 |
C4 | 229x324 |
B5 | 176x250 |
C5 | 162x229 |
B6/C4 | 125x324 |
DP(**) | 120x176 |
C6 | 114x162 |
DL(***) | 110x220 |
(*)衛生司專用
(**)郵件規格
(***)特長規格
名稱代號 | 占寬度三分之一 (毫米) |
占長度三分之二 (毫米) |
B3/C3 | 118 | 306 |
C3 | 108 | 306 |
B4 | 83 | 235 |
C4 | 76 | 216 |
B5 | 59 | 167 |
C5 | 54 | 153 |
B6/C4 | 42 | 216 |
DP | 40 | 117 |
C6 | 38 | — |
DL | 37 | 147 |
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查閱刊登了一九九八年三月二日第九期第一組《政府公報》之更正事宜。
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